Mødereferat bestyrelsesmøde afd. 29 22.11.17

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården                                                22.november 2017

Bestyrelsesmøde d. 22/11 2017

Tilstede: Jette 176, Hanne 182 og Birgitte 162 (ref).

  1. 1. Nyt fra Ringgården:

Der er intet nyt – vi afventer fortsat svar fra Simon (inspektør) i forhold til de emner der blev drøftet på mødet d. 26/10. Peter har rykket for dette.

  1.  2. Affaldsløsning:

Der er indhentet tilbud på en nedgravet affaldsløsning. Det vil koste 262.000 kr at få dette etableret. Det er desuden undersøgt hvad tømning af denne vil koste i forhold til nu og det ser ud til at vi ville kunne spare 10.000 kr/år. Det aftales at tage dette med til markvandring næste år og evt tage punktet op på det årlige afdelingsmøde.

  1.  3. Alternativt tømiddel:

Peter har undersøgt mulighederne og videregivet materialet til Simon. Der arbejdes på sagen via varmemesteren i samarbejde med Simon.

  1.  4. Vinduespudsemaskinen:

Det er nu lykkedes at finde en manual til maskinen. Derudover har vi intet hørt.

  1.  5. Fælleshuset:

Alice har haft diverse papirer vedr. fælleshuset til gennemsyn og tilretning. De vil snarest blive videresendt til Louise mhp på nyt layout.

  1.  6. Julearrangement:

Aktivitetsgruppen arrangerer julearrangement d. 17/12 kl 14 i fælleshuset. Indbydelsen kan ses i udhængsskabet og på facebook. Bestyrelsen opfordrer selvfølgelig til at der bakkes op om dette.

  1.  7. Evt:

Der er indhentet tilbud om ny ovn og kogeplader i fælleshuset. Dette er videresendt til Simon. Derudover har Helle i dag (d. 7/12) fået udleveret tilbuddet og vil tage sig af det.

  1.  8. Næste møde: D. 17/1 2018 kl 18.

Ekstra info:

Simon har opsagt sin stilling i Ringgården pr 31/12 – 17. der arbejdes på at finde en ny

inspektør. Peter har sendt mail til Simon vedrørende opfølgning på de mange uløste

opgaver der er i afd. 29.

 

Bestyrelsesmøde afdeling 29 25.10.17

Bestyrelsesmøde d. 25/10 2017

Tilstede: Peter 162, Hanne 182, Louise 120 og Birgitte 162 (ref).

  1. Nyt fra Ringgården:

    Der afholdes møde med Simon (inspektør) d. 26/10. Peter, Maria og Birgitte deltager.

    Der refereres også fra dette møde i dette referat under de relevante punkter.

  1. Sekretariatsaftale med LLO:

    Sekretariatsaftalen er underskrevet og sendt til LLO. Ansøgning om medlemskab

    sendes til Ringgårdens hovedbestyrelse snarest. Så afventer vi hvad der videre sker

    i sagen.

  2. Affaldshåndtering:

    Den nye affaldssortering har affødt en del frustrationer og spørgsmål. Bl.a. hvad man gør med store papkasser og lignende. Stort pap skal stilles på storskraldspladsen. Containeren til glas/plastik/metal er overfyldt i det ene affaldsskur – der er to containere i det andet skur til dette formål og disse er ikke fyldte. Det er aftalt med Simon at den ene container flyttes, så må vi se om det opfylder behovet. Det er desuden aftalt at der anskaffes endnu en container til småt pap/papir, så der er to i hver ”ende”.

    Udover dette har vi bedt Simon om tilbud på en nedgravet affaldsløsning. Det har tidligere været vendt på markvandring, hvor prisen var 560.000 kr. Dette beløb er nok noget i overkanten men det er nok alligevel usandsynligt at afd. 29 har økonomi til sådan en løsning.

  3. Flytning af storskraldsplads mm:

    Flytning af storskraldspladsen, opretning af fliser de steder hvor vandet ligger i søer og af riste sættes i gang. Desuden er det aftalt at der bestilles slamsugning.

5. Hjemmesiden:

Punktet udsættes til næste møde. Til orientering er alle referater nu tilgængelige på

hjemmesiden.

6. Indkøb af ovn og kogeplader til fælleshuset:

Bestyrelsen vil snarest muligt sætte dette i værk.

7. Ordensregler for afd. 29 og fælleshuset:

På Ringgårdens hjemmeside om afd 29 findes ”Ordensregler afd 29” – disse er ikke

tidssvarende og vil blive revideret.

Ordensregler for fælleshuset findes i beboermappen. Der vil blive sat en kopi op i

fælleshuset. Bestyrelsen enes om at det skal tilføjes at der ikke må ryges indendørs.

Der findes desuden en ”Vejledning i brug og leje af fælleshuset” i beboermappen – denne er

forældet. Der er lokalt lavet en ny for nogle år siden – Louise opdaterer denne i et nyt

layout.

8. Evt:

Julearrangement – Louise undersøger om aktivitetsudvalget vil stå for det.

Info-tavlen – Alle er velkomne til at hænge noget op, dog uden kommercielt indhold.

Vinduespudsning – Maria har lavet en udførlig arbejdsbeskrivelse til brug for indhentning

af tilbud om den årlige vinduespudsning. Simon har fået denne tilsendt.

Der er stadig ikke nogen løsning på reparation af vinduespudsermaskinen.

Hjertestarter – på afdelingsmødet i december blev der talt om at afd. 29 evt skulle have en

hjertestarter. Bestyrelsen vil ikke tage initiativ til dette, men andre er velkomne til at

undersøge sagen.

Yderligere info fra mødet med Simon – han foreslår at nedlægge den ene ”beholder”til

haveaffald (hen mod Syrenstien) da det er meget dyrt at få den tømt pga vanskelige

adgangsforhold (det kostede 9000 kr). Bestyrelsen arbejder på en alternativ løsning

fremadrettet.

Snerydning – Afd 29 har jo fået penge til alternativ snerydning via Miljøprisen. Peter har

sendt links til Simon vedrørende valg af præparater og andet udstyr.

Jordbundsanalyse – Da jorden ikke længere bliver gødet har bestyrelsen har bedt om en

jordbundsanalyse, da det er tydeligt at både hække og buske ikke har optimale forhold. Simon

vil tale med sin leder, Ole Andersen, om dette. De er desuden opfordret til at gå en tur på

matriklen, så de ved hvad vi taler om.

LED-pærer – Bestyrelsen opfordrer til at pærerne i de faste installationer i boligerne og i

udebelysningen erstattes med LED-pærer når de skal skiftes.

9. Næste møde: d. 22/10-17 kl 18 i fælleshuset.

Afdelingsmøde 2017

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården

12. september 2017

Afdelingsmøde den 6. sept. 2017

Dagsorden som udleveret af Boligforeningen Ringgården:

1. Valg af dirigent.
2. Beretning vedrørende afdelingens og foreningens forhold for det seneste forløbne år.
3. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab 2016 til orientering.
4. Fremlæggelse af driftsbudget til godkendelse.
5. Indkomne forslag.
6. Valg af formand for (punktet udgår, da det tidligere er besluttet at afdelingsbestyrelsen konstituerer sig

selv med afdelingsformand).
7. Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem. På valg er Peter Rønn 162.
8. Valg af suppleanter.
9. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer og -suppleanter (punktet udgår, da det tidligere er

besluttet, at afdelingsbestyrelsen udpeger repræsentantskabsmedlemmerne blandt bestyrelsen

medlemmer). 10. Eventuelt.

Birgitte, formand for afdelingsbestyrelsen, bød velkommen og præsenterede nuværende afdelingsbestyrelse for de, der evt. ikke kendte de enkelte medlemmer af udseende, samt de to deltagere fra Ringgården: vores inspektør Simon Nadházi og formand for hovedbestyrelsen Christian Mariegaard, og Nini Kristensen fra Lejernes LO i Aarhus.

Ad. 1

Peter Rønn 162 valgt som dirigent.

Ad. 2

Praktiske tiltag siden sidste afdelingsmøde, har været opsætning af nyt gyngestativ og indkøb af nye stole til fælleshuset.
De arrangementer selve afdelingsbestyrelsen står for, er fælles julehygge samt den årlige arbejdsdag i foråret, stor tak til alle de fremmødte og den store opbakning, der er til arbejdsdagen.

Der ud over har den nye aktivitetsgruppen under afdelingsbestyrelsen ”ØKO aktivisterne” afholdt loppe/byttemarked sidste weekend i august, med stor succes, se yderligere under punktet eventuelt.

I forhold til afdelingsbestyrelsens samarbejde med Ringgården har der i august då. været afholdt en række møder med Ringgården om regnskaber og budget. Dette har dels resulteret i en mindre huslejestigning end først budgetteret og dels er der fundet en række fokuspunkter, som giver mulighed for at optimerer afdelingens udgifter yderligere – se punkt 3 og 4.

Afdelingsbestyrelsen vil arbejde tæt sammen med Simon om disse punkter. Møder skal aftales.

Af andre ting i året der gik, har afdelingen vundet Ringgårdens miljøpris på 15.000,- til alternativ/miljøvenlig snerydning. Der er brug for Simons hjælp til igangsætning af projektet.
Kommende tiltag er dels flytning af storskraldspladsen, reparation af flisegange og parkeringsplads, samt sænkning af afløb til kloakker, så vi undgår oversvømmede cykelskure/gangarealer. Tilbud er modtaget og vil blive igangsat.

Hjemmesiden har været under kærlig behandling af Brett Patching 170, og afventer nu igangsætning.
Som en sidste, mindre, ting er der aftalt indkøb af ny ovn og kogeø til fælleshuset. Repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen tager ”indkøbstur” til valg af hvidevare (og nej det bliver ikke state of the art SMEG eller lignende 😉).

Vedrørende punkt 3 og 4: gennemgangen resulterede i flere gode spørgsmål og forslag, og i og med det var referenten, der stod for gennemgang af både regnskab og budget, er svar, uddybning og forslag sat ind, hvor jeg nu synes det passer.

Side 1 af 3

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården 12. september 2017

Ad. 3

Årsregnskab 2016 gennemgået med beskrivelse af de enkelte udgiftsgrupper.
Den helt klart største udgiftspost er afdrag på lån for bygning af afdelingen, dette er over halvdelen af, hvad vi betaler i husleje.
Sammen med de faste og offentlige udgifter, som vi ikke har indflydelse på, som f.eks. løn til varmemester, administrationsbidrag, betaling for fordeling af vand-, varme- og vaskeriregnskaber, ejendomsskat, renovation og betaling til grundejerforeningen Ny Skejby, er der ikke meget tilbage til almindeligt og planlagt vedligeholdelse.

2016 resulterede i underskud, som skal afbetales over de næste par år, med start i 2018.
En del af underskuddet kan forklares med serviceeftersynet af solfangere og varmtvandsbeholdere. Prisen for eftersynet er fast, men da alle reparationer betales efter forbrugte timer, blev det en væsentlig udgiftspost, i og med dette var det første serviceeftersyn siden opførelse.
Eftersyn skal herefter udføres hvert femte år.

Vedrørende regnskab for 2017, har der i foråret været serviceeftersyn af døre og vinduer. Som for eftersyn af solfangere osv. er prisen for selve eftersynet fast, hvor reparationer udføres efter regning. Afdelingsbestyrelsen arbejder sammen med Simon med gennemgang af regningerne fra udførende firma mht. antal timer.

Ad. 4

Budget 2018 gennemgået på samme måde som regnskabet for 2016 mht. typen af udgifter.

Hvert år afholdes i foråret en ”Markvandring” med deltagelse af Ringgårdens inspektør, Simon, afdelingens varmemester, Helle og repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen.
Markvandringen resulterer i en aktivitets-/vedligeholdelsesplan, som er en liste over hvad der skal udskiftes/renoveres hvornår.

For nogle ting, som f.eks. kogeøer, ovne, toiletter og lignende skal der regnes med at et vist antal udskiftninger pr. år. Andre større ting, herunder vaskemaskiner, nye tage, udskiftning af facadeplader osv. spares der sammen til over en årrække.
Alt hvad der skal udføres i en afdeling i det kommende regnskabsår af planlagt vedligehold, skal der være afsat penge til fra tidligere regnskabsårs henlæggelser. Dvs. posten med planlagt og periodisk vedligeholdelse i budgettet er summen af udgifterne beregnet ud fra, hvad der er aftalt til udskiftning/udførelse i 2018. Penge hertil overføres fra tidligere års henlæggelser og har derfor ikke indflydelse på huslejen 2018.

Det der har indflydelse på huslejen for det kommende regnskabsår, er derimod posten henlæggelser.
Udgiften hertil er ligeledes beregnet ud fra aktivitetsplanen for årets markvandring, som hvad skal der lægges til side pr. år, for at afdelingen har penge til de forskellige planlagte aktiviteter over den næste årrække. Typisk regner man med, at aktivitetsplanen skal dække en tiårig periode.
Når afdelingen i disse år oplever huslejestigninger hvert år, er det pga. en planlagte udskiftning af facadeplader, vinduer og espalier i 2022, samlet udgift anslået ca. 4,5 million, hvilket er en af grundene til afdelingsbestyrelsens forslag om indgåelse af sekretariatsaftale med LLO, for råd og vejledning med henblik på støttemuligheder.

Jf. Ad. 2 har Simon og afdelingsbestyrelsen fokus på yderligere optimering af afdelingens udgifter. Som en del heraf vil aktivitetsplanen blive gennemgået for, hvad der stadig er relevant, og herunder især, en revision af eksisterende serviceaftaler, som der jo henlægges til hvert år.
Specielt serviceaftalen for vores Genvex-anlæg er i fokus. Med en pris på 45.000,- for et årligt servicecheck og udskiftning af filtre, virker det som om vi betaler en uforholdsmæssig høj timepris.

Det samme gælder aftalen for vinduespudsning (betales under renholdelse). Vi vil have fuld valuta for de 24.000,- der årligt betales for vinduespudsning, og efter de to seneste års mangelfulde vinduespudsning, er der i højeste grad behov for, at Simon og afdelingsbestyrelsen tager en snak med rengøringsfirmaet.

Budget 2018 vedtaget.

Side 2 af 3

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården 12. september 2017

Huskepunkt til næste års afdelingsmøde:

Køkkenernes tilstand blev diskuteret. Skæve og hængende låger og lak der er slidt af låger og flader, så fedtet er trængt ind i træet er ikke ligefrem hygiejnisk. I midlertidigt er der med den allerede meget høje husleje og de planlagte aktiviteter ikke luft til yderligere huslejestigninger til udskiftning af køkkener.
Men der er mulighed for, at bruge af det enkelte lejemåls indvendige vedligeholdelseskonto til lakering af låger ved professionel lakør og maling af resten af køkkenet, såfremt der til næste år afdelingsmøde stilles forslag om – og vedtages, at beboerhåndbogen revideres med hensyn til lejernes ret til at male lakerede overflader.

Ad. 5
Forslag 1: Sekretariatsaftale med Lejernes LO.
Peter Rønn forklarede bevæggrundene for at afdelingsbestyrelsen stillede forslaget, og de økonomiske konsekvenser: en huslejestigning på ca. 20 kr/md pr. lejemål.
Christian Mariegaard redegjorde for, at der på et afdelingsmøde ikke kan vedtages kollektiv indmeldelse i en lejerforening, og om de juridiske betingelser om indgåelse af aftaler for afdelinger i en boligforening: at det udelukkende er boligforeningens hovedbestyrelse, og dermed den daglige ledelse der kan godkende økonomiske aftaler, og at for rådgivende firmaer skal disse opfylde de normale betingelser for rådgivningsaftaler for boligforeningen, dvs. de skal have en rådgiveransvarsforsikring.
Nini Kristensen forklarede forskellen mellem et kollektivt medlemskab (som LLO ikke længere tilbyder) og indgåelse af en sekretariatsaftale, hvor en boligforeningsafdeling får tilknytning til LLO. Landsforening har tiltrådt, at der kan indgås sekretariatsaftaler, netop fordi disse er mindre omfattende end et kollektivt medlemskab.

Enstemmigt vedtaget at afdelingsbestyrelsen skal stille forslag til hovedbestyrelsen om indgåelse af sekretariatsaftale med Lejernes LO.

Forslag 2: Hækkene ud mod gangstierne skal klippes allerede sidst i juni måned. Forslag 2 diskuteret og vedtaget.

Ad. 6

Udgår jf. dagsorden.

Ad. 7

Peter Rønn 162 på valg og modtager genvalg. Peter valgt enstemmigt.

Ad. 8

Peter Pedersen 174 er fortsat afdelingsbestyrelsens eneste suppleant.

Ad. 9

Udgår jf. dagsorden.

Ad. 10

  1. a)  Louise Bengtson, 120, fortalte om de nyligt dannede ØKO-aktivister. Der er basis for et arrangement i kvartalet. Efter det vellykkede loppe/bytte marked med leg, er næste plan en fællesspisning i løbet af efteråret. Julearrangementet står afdelingsbestyrelsen for og derefter håber ØKO-aktivisterne at stå for en fastelavnsfest.
  2. b)  Bærbuskenes tilstand. Der kan desværre ikke bare plantes nye, da det ville kræve bortfjernelse af 11⁄2 meter jord, men døde grene skal selvfølgelig fjernes. Redningsplan søges. Afdelingsbestyrelsen har dette, som endnu et af mange, punkter til opfølgning.
  3. c)  Besluttet af afdelingsbestyrelsen skal kontakte Lene Therkelsen Ringgården, vedr. gave til Helle – vores varmemester.
  4. d)  Forslaget om indkøb af hjertestarter behandles på kommende afdelingsmøde.

Efter mødet:

Afdelingsbestyrelsen vil gerne takke for den meget massive opbakning til deres arbejde med revision og optimering af afdelingens udgifter.

Side 3 af 3

Bestyrelsesmøde 15. august 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 24. august 2017

Bestyrelsesmøde den 15. og 21. august 2017
Tilstede: Birgitte Stilling 162 – referent, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182, Jette Sørensen 176 – den 15.

aug., Louise Bengtson 120 – den 21. aug.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Planlægning af afdelingsmødet den 6. sept. 2017 kl. 18.00. 3. Efterårs arbejdsdag.
4. Kommunikation, hjemmeside og facebook.
5. Nyt fra aktivitetsudvalget.
6. Styringsdialog.
7. Næste møde.

Ad. 1

Gennem et omfattende og strabadserende arbejde med kulegravning af vores regnskab og budget, er det efter forhandling med boligforeningens ledelse, foreløbig lykkedes at få skåret en procent væk af den budgetterede stigning på tre procent
Da vi er af den opfattelse, at huslejeniveauet for de fleste har nået smertegrænsen (og i øvrigt ligger i absolut top, både i Ringgården og i forhold til sammenlignelige boliger i området), vil dette være et fortsat fokuspunkt i det fremtidige arbejde. Derfor vil en enig bestyrelse da også stille forslag om, at blive kollektivt medlem af Lejernes LO, idet dette er noget vi ikke kan løfte alene. Medlemskabet vil betyde en udgift på ca. 20 kr. månedligt pr. lejemål, men vi er overbeviste om, at dette beløb vil være rigtigt godt givet ud.

Forslaget bliver sat til afstemning på vores afdelingsmøde den 6. september, hvor vi har inviteret LLO’s formand Nini Kristensen med for at orientere yderligere.

Ad. 2

  1. Der udbedes input til formandens beretning.
  2. En enig bestyrelse foreslår indmeldelse i LLO.
  3. Fællesspisning skal arrangeres – ”menuen” bestemmes når tilmeldingerne foreligger – gode forslag er

    velkomne 😊.

Ad. 3

Der planlægges en arbejdsdag den 8. oktober, hvor blandt andet vinduespudsning er på programmet. Peter kontakter Simon (vore inspektør) angående status for vinduesvaskemaskinen.

Ad. 4

Brett har lavet et flot forslag til hjemmesiden.
Peter vil gerne være redaktør på hjemmesiden. Der bliver evt. tale om også at benytte den skabelon for hjemmesiden som Ringgården har. Peter kontakter Lulu (Ringgårdens kommunikationsmedarbejder).
Der er forslag om at Peter bliver medadministrator for vores facebook gruppe. Emnet med oprydning af gruppens medlemmer skal dog undersøges nærmere. Trods alt er det jo rart med en ”fan-klub” af tidligere beboere, der stadig følger med i livet i Øko-husene.

Ad. 5

Som beskrevet på den omdelte invitation afholdes der Loppe – byttemarked og andre hyggelige tiltag den 27. august kl. 10 – 15. Bestyrelsen opfordrer alle til at bakke op om arrangementet og håber på godt vejr 😊.

Ad. 6

Afdelingsbestyrelsen har modtaget et skema vedrørende beboerdemokrati i afdelingen til brug for Aarhus Kommune – vi besvarer dette efter bedste evne.

Ad. 7

Næste afdelingsbestyrelsesmøde bliver den 30. august kl. 19.00, til forberedelse af delingsmødet den 6. september.

Side 1 af 1

Bestyrelsesmøde 12. juli 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården

15. juli 2017

Bestyrelsesmøde den 12. juli. 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182: Referent Maria Correa 108.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Budget og regnskab – hvor er vi lige nu! 3. Revision af ordensreglement for afd. 29. 4. Nyt fra aktivitetsudvalget.
5. Hjemmesiden.
6. Afdelingsmødet i september.
7. Miljøprisen.
8. Næste møde.
9. Evt.

Ad. 1

Ringgårdens oplæg til budget for 2018 blev modtaget den 4. juli 2017. Behandles under Ad. 2.

Ad. 2

Budget for 2018 samt tidligere – og løbende års regnskab, har været gennem kritisk gennemgang op til mødet. Gennemgang af brev til Ringgården med indsigelser mod budget 2018, samt vedr. uoverensstemmelser i forrige – og løbende års regnskab.
Brev afsendes snarest muligt.

Ad. 3

Dette punkt må afvente grundet arbejdspres med gennemgang af regnskaber og budget 2018, da vi for dette punkt arbejder op mod deadline 6. september – afdelingsmødet. Inden da skal der være konsensus mellem Ringgårdens og bestyrelsens planer for afdelingen, samt ikke mindst: fælles fodslaw om regnskabsførelse.

Ad. 4

Afventer.

Ad. 5

Hjemmesiden er under genudvikling.
Stor tak til Brett Patching 170, der har udført et kolossalt stykke arbejde med fuldstændig oprydning og genopbygning af hjemmesiden.
Brett afventer Domain Name Registry for opdatering af indstillinger.
Folk bedes være tålmodige. Der gives besked på facebook, når hjemmesiden (www.okohuset.net), er klar igen.

Ad. 6

Afdelingsmødet afholdes i år onsdag den 6. september.
I år bliver det med fællesspisning før mødet. Fællesspisning kl. 18.00, med forventet mødestart kl. 19.00. Bestyrelsen håber/ser frem til, at rigtig mange deltager. Forhåbentlig samme store opbakning som til arbejdsdagen i maj.

Ad. 7

Vi vandt dkr. 15.000 af Ringgårdens egen miljøpris – så lad os give os selv et skulderklap 😊, og stor tak til Peter Rønn 162, for research og indstilling.
Projektet går i al sin enkelhed ud på miljøvenlig snerydning med tørret gylle. Et nyt forsøgsprojekt, hvor vi er glade for, at kunne være frontløbere.

Nu afventer arbejdet med realisering. Her forventer vi dog vejledning fra Ringgården mht. igangsættelse af den slags projekter.

Side 1 af 2

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 15. juli 2017

Ad. 8

Næste møde udskydes til onsdag den 16. august 2017. Stadig kl. 19.00 og stadig i fælleshuset. HUSK: alle i afdelingen er mere end velkomne til at møde op.

Ad. 9

Vi har modtaget mail fra grundejerforeningen Ny Skejby, vedr. rabataftale med Flügger Randersvej. 15% rabat på alle køb, ved oplysning af kontonr.
Kontonr. fås ved henvendelse til bestyrelsen.

Vi har, på bestyrelsens opfordring, modtaget tilbud fra Brolæggermester Finn Klitgaard på: Sænkning af riste og opretning af sten, samt opretning af p-plads huller. Opretning af herregårdssten ved trapper.
Etablering af storskraldsplads ved enden af p-plads.

Desværre må beslutning om igangsættelse afvente, grundet usikkerhed for budget 2018.

Med ønske om rigtig god og solrig sommer til alle.

Side 2 af 2

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde juni 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården

8. juni 2017

Bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Markvandring – opsamling.
3. Traktor til afdelingen?
4. Evaluering af arbejdsdagen. 5. Dialog med Helle.
6. Nyt fra ”aktivitetsudvalget”. 7. Datoer for de næste to møder. 8. Evt.

Ad. 1

Birgitte 162 og Peter også 162, deltager i repræsentantskabsmødet for boligforeningen torsdag den 8. juni 2017.
Helle har kontaktet et brolæggerfirma med henblik på etablering af storskraldsplads, samt mulighederne for at rette op på kloakken ved det lange cykelskur. Vi afventer Deres tilbagemelding. Helle har endvidere kontaktet karruselleverandøren mht. det råd, der er konstateret på bærepillen.

Ad. 2

Bestyrelsen arbejder videre med regnskaberne og budgetter for de kommende år efter gennemgangen fra ”Markvandringen”.
Der fokuseres især på planlagt vedligehold, men dog så der stadig er hånd i hanke med udgifterne til løbende vedligehold og renholdelse.

I forbindelse med planlagt vedligehold, er der et spørgsmål til udskiftning af hoveddørene i 2018, da Simon Nádházi, inspektør, tidligere har talt om konstruktionsfejl. Peter 162 kontakter Simon for afklaring af om hele beløbet for udskiftningen i så fald skal konteres afdelingen, eller om dette evt. er et forsikringsspørgsmål?

Bestyrelsen har bedt Simon fremsende alle serviceaftaler for afdelingen.
(Til almindelig oplysning og for god ordens skyld omfatter disse: Årligt eftersyn af Genvex; Årlig pudsning af de høje vinduer indvendigt, samt foldevinduer mod solhuset; Serviceaftale på vaskemaskiner og tørretumbler; Årligt eftersyn af solvarmeanlæg; Eftersyn af døre og vinduer hvert 6. år).

Ad. 3

Ligeledes fra ”Markvandringen”, men en så stor investering for 2018, at den har et punkt for sig på dette møde, er anskaffelse af en traktor til deling med de øvrige afdelinger, 27 og 32, Helle er varmemester for.
Bestyrelsen har fremsendt mail til Simon, for nærmere uddybning af behovet for traktoren, samt hvilke arbejdsopgaver man fra Ringgårdens side forestiller sig, at den skal løse.

Ad. 4

Det var jo en ”vældig” dag 😊 .
Og at starte med en morgensang var en fantastisk god begyndelse på dagen. Tak til Jette 176.

Bestyrelsen er rigtig glad for det store fremmøde og den store opbakning, der er til arbejdsdagen og fællesskabet her i afdelingen.
Stor tak til alle, og dejligt at se så mange af vores nye naboer.

Desværre gik vinduespudsermaskinen i stykker midt i det hele.
Der er sendt besked til Helle, men da hun ikke tidligere har været i kontakt med det rengøringsfirma, der leverede maskinen, har Brett Patching, 170, været så venlig at tilbyde at komme med ind over kontakten.
Hvis der er noget, der skal spredes/læsses/losses ved næste arbejdsdag, må vi bede Helle gennemgå om, det rigtige værktøj er til stede inden arbejdsdagen.

Ad. 5

Peter 162 har desværre ikke længere mulighed for fysisk at have de månedlige møder med Helle.
Side 1 af 2

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 8. juni 2017

Da der ikke er andre der kan overtage, blev det aftalt at kommunikationen må fortsætte skriftligt.

Ad. 6

Afventer til næste møde.

Ad. 7

De 2 næste mødedatoer er fastsat til:

12. juli 2017 19.00 og
9. august 2017 19.00

Dog med mulighed for ændring, da begge ligger i ferieperioden.
Møderne afholdes i fælleshuset og alle interesserede er mere end velkommen.

Ad. 8

Intet at bemærke.

OG, som sidst, IKKE EN DEL AF REFERATET, men lidt som bestyrelsen gerne vil slå på tromme for 😉 :

Skraldemændene i Aarhus har en fantastisk overenskomst, bla. gælder, at hvis skraldespanden overfyldt, behøver de ikke tømme den, og det er faktisk godt, alle har jo ret til et godt

😊 ! Derfor hvis en skraldespand er fyldt til kanten, må du meget gerne gå videre til

arbejdsmiljø
næste ”ikke fyldte” skraldespand.

Og med venlig hilsen fra Helle: Alle er mere end velkomne til at sætte/bygge nye sider på flaskecontaineren/kassen, når den er ved at være fyldt.

Side 2 af 2

Referat af bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182.

Dagsorden:

  • Nyt fra Ringgården.
  • Markvandring – opsamling.
  • Traktor til afdelingen?
  • Evaluering af arbejdsdagen.
  • Dialog med Helle.
  • Nyt fra ”aktivitetsudvalget”.
  • Datoer for de næste to møder.
  • Evt.

Ad. 1

Birgitte 162 og Peter også 162, deltager i repræsentantskabsmødet for boligforeningen torsdag den 8. juni 2017.

Helle har kontaktet et brolæggerfirma med henblik på etablering af storskraldsplads, samt mulighederne for at rette op på kloakken ved det lange cykelskur. Vi afventer Deres tilbagemelding.

Helle har endvidere kontaktet karruselleverandøren mht. det råd, der er konstateret på bærepillen.

Ad. 2 

Bestyrelsen arbejder videre med regnskaberne og budgetter for de kommende år efter gennemgangen fra ”Markvandringen”.

Der fokuseres især på planlagt vedligehold, men dog så der stadig er hånd i hanke med udgifterne til løbende vedligehold og renholdelse.

I forbindelse med planlagt vedligehold, er der et spørgsmål til udskiftning af hoveddørene i 2018, da Simon Nádházi, inspektør, tidligere har talt om konstruktionsfejl. Peter 162 kontakter Simon for afklaring af om hele beløbet for udskiftningen i så fald skal konteres afdelingen, eller om dette evt. er et forsikringsspørgsmål?

Bestyrelsen har bedt Simon fremsende alle serviceaftaler for afdelingen.

(Til almindelig oplysning og for god ordens skyld omfatter disse: Årligt eftersyn af Genvex; Årlig pudsning af de høje vinduer indvendigt, samt foldevinduer mod solhuset; Serviceaftale på vaskemaskiner og tørretumbler; Årligt eftersyn af solvarmeanlæg; Eftersyn af døre og vinduer hvert 6. år).

Ad. 3 

Ligeledes fra ”Markvandringen”, men en så stor investering for 2018, at den har et punkt for sig på dette møde, er anskaffelse af en traktor til deling med de øvrige afdelinger, 27 og 32, Helle er varmemester for.

Bestyrelsen har fremsendt mail til Simon, for nærmere uddybning af behovet for traktoren, samt hvilke arbejdsopgaver man fra Ringgårdens side forestiller sig, at den skal løse.

Ad. 4 

Det var jo en ”vældig” dag 😊.

Og at starte med en morgensang var en fantastisk god begyndelse på dagen. Tak til Jette 176.

Bestyrelsen er rigtig glad for det store fremmøde og den store opbakning, der er til arbejdsdagen og fællesskabet her i afdelingen.

Stor tak til alle, og dejligt at se så mange af vores nye naboer.

Desværre gik vinduespudsermaskinen i stykker midt i det hele.

Der er sendt besked til Helle, men da hun ikke tidligere har været i kontakt med det rengøringsfirma, der leverede maskinen, har Brett Patching, 170, været så venlig at tilbyde at komme med ind over kontakten.

Hvis der er noget, der skal spredes/læsses/losses ved næste arbejdsdag, må vi bede Helle gennemgå om, det rigtige værktøj er til stede inden arbejdsdagen.

Ad. 5 

Peter 162 har desværre ikke længere mulighed for fysisk at have de månedlige møder med Helle.

Da der ikke er andre der kan overtage, blev det aftalt at kommunikationen må fortsætte skriftligt.

Ad. 6 

Afventer til næste møde.

Ad. 7 

De 2 næste mødedatoer er fastsat til:

12. juli 2017 19.00

og

9. august 2017 19.00

Dog med mulighed for ændring, da begge ligger i ferieperioden.

Møderne afholdes i fælleshuset og alle interesserede er mere end velkommen.

Ad. 8 

Intet at bemærke.

OG, som sidst, IKKE EN DEL AF REFERATET, men lidt som bestyrelsen gerne vil slå på tromme for 😉:

Skraldemændene i Aarhus har en fantastisk overenskomst, bla. gælder, at hvis skraldespanden overfyldt, behøver de ikke tømme den, og det er faktisk godt, alle har jo ret til et godt arbejdsmiljø😊  Derfor hvis en skraldespand er fyldt til kanten, må du meget gerne gå videre til næste ”ikke fyldte” skraldespand.

Og med venlig hilsen fra Helle: Alle er mere end velkomne til at sætte/bygge nye sider på flaskecontaineren/kassen, når den er ved at være fyldt.

Bestyrelsesmøde 3. maj 2017

Bestyrelsesmøde den 3. maj 2017

Tilstede: Birgitte Stilling Pedersen 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 176, Jette Sørensen 170.

Dagsorden

  • Nyt fra Ringgården
  • Markvandring
  • Arbejdsdag
  • Evt.

Ad. 1

Eneste punkt fra Ringgården er ”Markvandring”, der finder sted mandag den 8. maj 2017 kl. 10 – 12.

Fra boligforeningen deltager: Simon Nádházi (inspektør) og vores varmemester Helle. Fra bestyrelsen deltager: Birgitte, Peter Rønn og Jette.

Ad. 2

Listen til årets markvandring er omfattende.

Punkterne 1 – 6 følger prioriteringen, punkterne 7 – 14 er skrevet i ”ikke prioriteret” rækkefølge.

  • Den indvendige vinduespudsning af de store vinduer de seneste 2 år, har været ikke, kun mangelfuld, men direkte uacceptabel. Bestyrelsen har en detaljeret beskrivelse fra Maria Correa 108, for hvorledes arbejdet er blevet udført (eller rettere ikke udført), som medtages til markvandringen. Nedenstående punkter (a – c) skal klarlægges, og selvfølgelig skal vi i konsekvens heraf, for det første have rettet op på årets mangelfulde vinduespudsning og dernæst have boligforeningens garanti for, at den fremtidige vinduespudsning igen lever op til tidligere standard.
  • Hvem har ansvaret for kontrakten med og kontakten til rengøringsfirmaet
  • Er der en klar arbejdsbeskrivelse mht. hvilke vinduer, der skal pudses og måden hvorpå arbejdet udføres, bla. hvor tit der skiftes vand.
  • Hvem har ansvaret for opfølgning af det udførte arbejde og hvem er beboernes kontaktperson, såfremt vinduespudsningen ikke er tilfredsstillende.
  • Vintersaltning – Søgning ved Miljøfonden for mere miljøvenlige metoder er sat i værk af Peter R. Såfremt vi ikke kan komme i betragtning, ønskes oplyst andre alternativer til den nuværende saltning.
  • Etableringen af en ny storskralds-ø, var også med på sidste års markvandring. Hvad er status? Helle må stadig hver torsdag flytte tingene op til vejen, hvilket til tider kan være et ualmindeligt omfattende, tungt og tidskrævende arbejde.
  • Evaluering af den igangsatte månedlige dialog mellem en repræsentant fra bestyrelsen og varmemesteren.
  • Bestyrelsen ønsker en skriftlig status pr. lejemål af den nylige energigennemgang.
  • Bestyrelsen ønsker en skriftlig status pr. lejemål af den nylige gennemgang af døre og vinduer. Årets gennemgang viste for meget, der var for nedslidt og ødelagt og som derfor var dyrere for afdelingen, at få rettet op på og repareret. Andre afdelinger har en fast eftersynsaftale. Spørgsmål til Simon: Hvad skal der til for, at lignende etableres her.
  • Fjernelse af den store sten, som blokerer for en parkeringsplads, resterer stadig fra sidste års markvandring. Der skal fastsættes en deadline.
  • Ved udskiftning emhætte skal det klarlægges, hvad mulighederne er for den enkelte beboer. Er det muligt, at lejer selv betaler prisforskellen til emhætte med større sugeevne og i mere rengøringsvenligt design, hvor boligforeningen afholder fastsatte grundbeløb til emhætte, samt montering.
  • Ved udskiftning af kogeø skal mulighederne klarlægges. Som for udskiftning af emhætte.
  • Udbedring af rustskader på metalafdækningen af den udvendige kant ved stuevinduerne, skal tænkes ind i budgettet.
  • Muligheden for overgang til LED pærer i alle lejemålenes fast installationer, som boligforeningen står for, og i fælles- og vaskehus skal klarlægges. Der er både betydelige miljømæssige og økonomiske besparelser, ved overgang til LED, men pt. sker udskiftning med standard pærer.
  • Kloakken ved det lange cykelskur skal renses. Ad notem: Kloakristen er over niveauet for stibelægningen.
  • Hullerne på den grusbelagte del af parkeringspladsen skal udbedres. For nuværende kan man vælge mellem, at få testet (læs – ødelagt) bilens støddæmper, eller at ødelægge flisebelægningen for at undgå det værste af hullerne.
  • Aarhus Kommune har bebudet ny affaldssortering startende ultimo 2017. Er Ringgården blevet orienteret om konsekvenserne af dette for de enkelte afdelinger?

Ad. 3

Opgravning af de udgåede syrenbuske ved Syrenstien ved nr. 180 skal medtages som arbejdspunkt.

I lighed med tidligere år, sørger Birgitte og Peter R. 162 indkøb til arbejdsdagen – og tak for det😊.

Bestyrelsen møder 8.30 i fælleshuset for klargøring og kaffebrygning.

Jette står for en morgensang.

Ad. 4

Økohusenes hjemmeside (www.okohuset.net) trænger til en gennemgang og opdatering. Punktet medtages på næste bestyrelsesmøde.

Det samme gør sig gældende for punktet ”velkomstfolderen”.

Næste møde afholdes tirsdag den 6. juni 2017 kl. 19.00 i fælleshuset

Bemærk den ændrede ugedag.

OG IKKE DEL AF REFERATET, MEN NYTTIG INFO TIL NYTILFLYTTERE:

Bestyrelsens møder er offentlige, så alle har ret til at deltage.

Du kan altid skrive til bestyrelsen på bestyrelsen@okohuset.net med forslag, punkter og emner.

Økohusene har egen, lukket, facebook-gruppe. Søg på ”ØKOhuset, Skejby” og anmod om deltagelse.

Husk at skrive dit husnr. på kalenderen, når du låner boremaskinen i vaskehuset, og gerne ”vinge” det af, når du afleverer boremaskinen igen😊

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde 9. november 2016

1. Nyt fra Ringgården
– Gyngestativet er i process
– Birgitte har fået udlæg, beløbet bruges til julearrangement i stedet for arbejdsdag

2. Dialog med Helle
– Fungerer rigtigt godt
– Fremtidige punkter; gødsning (hvor, hvad, hvor meget. Trænger hækkene?)
– Er det muligt at få laet en jordbundsanalyse?
– Beboerhenvendelse/klage over håndværkere: Helle oplyser at der altid er tlf.nr. til håndværkere, så alle kan aftale et bestemt tidspunkt hvor de så kan være hjemme, hvis dette ønskes.
– Glas og papircontainere: Helle vil gerne hvis vi folder overskydende pap (når containerne er fulde) og binder en strik om, samt sætter det til storskrald. Det er vigtigt at alle beboere ved at de kan (o bør) sætte en eksra ramme på glascontaineren, når den er fuld. Dette skal kommunikeres ud.
– Afd.bestyrelsen vil kommunikere til beboerne, at spørgsmål/feedback til Helle også kan rettes gennem afdelingsbestyrelsen
– Referater vil også blive uddelt til Helles postkasse

3. Fælleshuset er åbent igen
– må aflåses for en kort periode hvis nødvendigt
– Indskærpes at der aldrig må være overnattende gæster i fælleshuset
– Ordensreglement for fælleshuset bør revideres ved næstkommende lejlighed
– Nye stole: Christine undersøger muligheden for at afprøve stolene i afd. 32
– Peter spørger Simon om den nuværende stolemodel stadig kan købes

4. Arbejdsdag
– Blev desværre ikke til noget
– Overveje aftensmad fremover
– Overveje framelding på sedlen

5. Julearrangement
– Datoforslag: 10. december
– Juleklip for børn, fest for voksne
– Evt. seddel i nøgleskab
– Inputs til invitationen

6. Hjemmesiden
– Kan Rasmus se hvor mange besøgende der er?
– Kan man lave en tilmelding til notifikationer ved nye uploads (referater) p hjemmesiden?
– Skal invitationer på hjemmesiden?