Referat af afdelingsbestyrelsesmøde marts 2016


Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 9. marts 2016

Til stede: Julie, Bjarke, Mads, Birgitte & Christine

Referent: Christine

  • Nyt fra Ringgården

Regnskab er udarbejdet hos Ringgården

Markvandring skal foregå senest den 23. april

  • Opfølgning på sidste møde

Mads vil lave en lille forklaring til anlæggene som kan komme på afdelingens Facebookside, hjemmeside og i velkomstfolderen.

Gennemtjek af anlæg skal med på markvandring

Storskrald-problemet skal med på markvandring

  • Henvendelse om vaskemaskinernes uldprogram

Det skal sandsynligvis vendes med Electrolux, om maskinerne kan indstilles så uldvask er 30 grader og ikke 40. Vi skal derfor have spurgt om muligheder og pris. Peter snakker med Helle om det først. Christine kontakter beboeren og fortæller om bestyrelsens beslutning

  • Henvendelse vedrørende udleje til ikke-beboere, når det er en parcelhusforening (kontra privatpersoner)

Rikke må selv stå for det, så der er en ansvarlig fra denne afdeling. I så fald er det ok, da det er noget andet end udleje til privatpersoner udenfor afdelingen

  • Invitation til arbejdsdag

Rasmus og Christine laver den, Julie og Bjarke printer og uddeler (ellers gør Rasmus og Christine)

  • Ny formand

Punktet tages med på næste møde. Info om refusion af udgifter mv. ved indkøb til afdelingen kan evt. fås hos Lulu Grønlund (hvis ikke bestyrelsesmedlemmer har papirer om dette allere, evt. næste møde)

  • Ny hjemmesideansvarlig

Kan måske være Rasmus nr. 106. Punktet tages med på næste møde

  • Sms-scheduler app

Rasmus og Christine får den op at køre (får numre af Bjarke)

Adgang til at følge dit varmeforbrug via minenergi

Det er lykkedes at få etableret en ordning, så det enkelte lejemål vil være i stand til at følge varme -og vandforbruget måned for måned og at sammenholde resultaterne med forrige år.

Fremgangsmåden er uhyre enkel:
Send en mail til Ole Nørgaard som har følgende adresse: on@bf-ringgarden.dk

Angiv ønske om oprettelse til minenergi.dk, samt navn og adresse. Herefter modtager du brugernavn og adgangskode og så kører det.

Mvh Afdelingsbestyrelsen

Referat af bestyrelsesmøde november 2015

1. Mødet med Simon

-det blev aftalt at “energigruppen” fra afdelingen får et møde med en tekniker. Det bliver sandsynligvis fra et vvs-firma samt Simon, Ole og Helle fra Ringgården.
Julie vil rykke for nyt om dette efter hvert bestyrelsesmøde indtil der sker noget.
Peter spørger Mads om han vil være tovholder for energigruppen.
Det er en god idé hvis beboerne kan se en gennemgang i egen bolig.
Ole fra Ringgården fortalte at man på minenergi.dk kan se sit forbrug online. Beboer skal selv rette henvendelse til Ole om dette. Bjarke kan evt. sætte info om dette på afdelingens hjemmeside? Peter vil lave en seddel med info om dette.
-træet der åbenbart generer naboer kan beskæres af Helle. Peter snakker med Helle.
-fødselstræer skal der findes et sted til. Peter snakker med Helle.
-der bliver intet generelt eftersyn af boligernes anlæg, men ved mistanke om at det ikke fungerer, må man kontakte Helle.
-den store vandregning er der ikke svar på. Julie vil tjekke forbrug for 2014 og se om forbruget fortsat er højt.
-vaskehuset snakker Julie med Helle om
2. Fælleshus
-Rikke vil købe ny el-keddel og de håndklæder der ligger i huset bliver der.
-Peter og Birgitte vil undersøge om knive i fælleshuset kan slibes billigt
-arbejdsdagen med fint fremmøde. God ide med to arbejdsdage
3. Kommende arrangementer
-forårsarbejdsdag, Julie spørger Rikke om april-dato og booker
-evt. René kan komme med til næste møde vedrørende kælderen? Evt. tjekke mappe om kælderinfo. Peter spørger René om han kommer til bestyrelsesmøder i december
-gulvet i vaskehuset skal måske med på næste markvandring, da det trænger til at blive malet.

Referat af bestyrelsesmøde den 30. september 2015

Referat af bestyrelsesmøde den 30. september 2015
Til stede: Bjarke, Julie, Mads, Peter, Birgitte, Christine
Referent: Christine
1. Vognen
-prisoverslag ny vogn
-reperation ny vogn ca. kr. 1000
-ny vogn (Simon-mødet)
Peter ringer til Simon om møde
Mads mailer Simon om trækvogn
2. Træerne
-Helle kan beskære, Birgitte snakker med Helle
-Julie skriver til Simon
3. Vaskeriet
-Er det 2 gange 3000 kr. til Electrolux, eller er det 3000 ialt for nye indstillinger. Simon spørges til mødet.

Referat af bestyrelsesmøde den 9. september 2015

Til stede: Julie, Bjarke, Mads, Birgitte, Peter & Christine

Referent: Christine

  1. Nyt fra Ringgården
    1. Simon har foreslået Julie at holde et møde om afdelingens anlæg den 30. september. Det vil derudover være fint at diskutere den store vandregning fra den fælles hane. (jf. nedenfor spørge Simon om Bolignet-Aarhus pkt. 2.1. samt vaskemaskineindstillinger, pkt. 3)
  2. Opfølgning på generalforsamling
    1. Bestyrelsen undersøger hvor længe der skal betales af på lån til Bolignet-Aarhus.
    2. Fladvognen trænger til at blive lappet og få en ny topplade. Mads vil forsøge at lave den.
    3. Birgitte laver rengøringssedlen til vaskehuset. Sedlen omdeles i postkasser og hænges i vaskehus. Hun spørger de beboere der bruger vaskehuset om accept til at udsende sms-påmindelse om rengøring.
    4. Velkomstfolderen ordner Christine (Rasmus)
    5. Vaskehusets opslagstavle trænger til oprydning, hvilket kan gøres på den næste arbejdsdag.
    6. En ekstra arbejdsdag til hovedrengøring af fælleshus og vaskehus, eftersom der til generalforsamlingen ikke var stemning for professionel rengøring. Dette kan blive den 1. november (uge 44) kl. 10 til brunch – til ca. 14. Det foreslås at lave den fælles spisning forholdsvis let efter arbejdet, feks. Kage/kaffe. Christine skriver invitation til arbejdsdag + reminder om at skrive på sedlen hvis man låner boremaskine eller madrasser.
    7. Pt. ikke værktøj i kælderen, men det er måske en mulighed at diskutere det igen senere. Først skal der findes en kælderansvarlig. Kælderen bør måske kigges på til arbejdsdag i november.
  3. Henvendelse fra beboer
    Beboeren spørger om det er muligt at indstille vaskemaskinerne således at det fremover er muligt at vælge forvask og ’meget’ snavset på 30 graders vask. Julie spørger Simon.
  4. Evt.

Peter vil gerne stå for at ordne rosenbedet i den tidligere sandkasse mellem blokkene. Peter spørger/giver besked til Helle. Peter vil gerne se på mulighederne for at lave et nyhedsbrev igen, samt for at arrangere noget fredagsbar.

Mads vil undersøge hvad det koster at plante et frugttræ eller en busk når der kommer en nyfødt i afdelingen.
Bestyrelsen skriver email til hinanden om mobilnumre.
Bjarke indsætter billede af Mads og Christine på hjemmesiden når de har sendt billeder.

 

Referat af afdelingsmøde d. 7 September 2015

Referat af afdelingsmøde den 7. september 2015

Ringgården er repræsenteret ved Christian Mariegaard og Holger Jørgensen

Referent: Christine

1. Valg af dirigent

Bjarke meldte sig.

2. Beretning vedrørende afdelingens og foreningens forhold for det senest forløbne år

Julie orienterer.

– Bestyrelsens arbejde har været præget af godt samarbejde
– Afdelingens velkomstbrochure er færdig
– Året bød traditionen tro på en arbejdsdag i april. Det gik godt og der var fint fremmøde. Der blev også i år afholdt en sommerfest i august, hvor der var stort fremmøde.
– Der er indkøbt nye madrasser, som opbevares i vaskehuset
– Der er kommet nogle henvendelser vedrørende vaskehuset, som vi vender tilbage til i forbindelse med de indkomne forslag
– Til alle bestyrelsesmøder har bestyrelsen drøftet boligernes energianlæg (solcelle- og genvexsystem). Det er fortsat bestyrelsens opfattelse at der er behov for et eftersyn af alle anlæg, samt udarbejdelse af en vejledning til beboerne hvori det fremgår hvordan anlæggene betjenes samt hvilke indstillinger der er mest energibesparende.
-Rikke har taget billeder til fælleshuset, som nu pynter flot på væggen
-Kælderen blev der taget hånd om til arbejdsdag, men det er stadig nødvendigt at holde fast i at kælderen ikke skal bruges til opbevaring af ting der reelt bør opbevares i lejemålenes skur/pulterrum. Først og fremmest er opbevaringspladsen forbeholdt lejemålenes inventar, såsom køkkenskabe, døre mv.
-Bestyrelsen har købt musikanlæg til fælleshuset hos Hifiklubben

Der uddeles stemmesedler, to per husstand

3. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab til orientering

Christian Mariegaard fremlægger regnskabet. Det eneste overraskende er måske posten ”ekstraordinære udgifter i alt” på kr. 9161 som skyldes at afdelingen tidligere har fået udbetalt for meget i renter og dette er derfor modregnet i 2014.

4. Fremlæggelse af driftsbudget til godkendelse

Holger orienterer

– Der er ikke de store afvigelser i ejendomsskat mv.

-Som det fremgår af det udleverede materiale vedrørende budgettet, er der en stigning i henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og som konsekvens heraf, en huslejestigning. Der spørges til nødvendigheden af dette. Holger forklarer at det er for at undgå en dramatisk huslejestigning senere hen. Det er nødvendigt med henlæggelser til afdelingens løbende vedligehold. Christian Mariegaard gør opmærksom på den politiske baggrund, at reglerne er til for at der ikke er lejere der skal overtage et faldefærdigt byggeri og/eller få en kæmpe huslejestigning

– Der spørges til konsekvensen af hvis budgettet forkastes ved afdelingens afstemning. Hvis det forkastes, er det i sidste ende kommunen der afgør om budgettet skal ændres.

-Der spørges til henlæggelser til planlagt vedligholdelse, da spørgeren mener beløbet er højt i 2016. Formentlig skyldes dette renovering af bygningerne, da der eksempelvis skal udskiftes espalier og dermed også beplantning på bygningerne i 2016. Det kan også være nødvendigt at udskifte nogle af pladerne på bygningen i den forbindelse

-Der gøres opmærksom på at selv om der er budgetteret til en planlagt vedligholdelse, så foretages en reparation eller udskiftning kun hvis det vurderes nødvendigt på det tidspunkt hvortil det er planlagt. Ellers fremrulles pengene til næste budgetår.

-Der spørges til hvor længe afdelingen skal betale af på lån til Bolignet-Aarhus og muligheden for at få en anden internetudbyder. Holger svarer at han ved ikke præcis hvor længe der betales af på lånet, men at det er muligt at få en anden internetudbyder. Afdelingen skal i så fald naturligvis stadig betale af på lånet til Bolignet-Aarhus og derfor reelt ende med at stå med to udgifter til internet.

-Budgettet vedtages herefter enstemmigt.
5. Indkomne forslag

Bjarke introducerer de indkomne forslag.

5.1. Indkøb af ny topplade til fladvognen

Den nuværende er i stykker. Der vedtages enstemmigt at der skal købes en ny topplade.

Bestyrelsen vil undersøge om det evt. bedre kan svare sig at købe en ny vogn og Holger medgiver at det har bestyrelsen beføjelse til at bestemme. Vognens hjul trænger desuden til at blive lappet.

5.2. At rengøring i vaskehus medtages på dagsordenen. I håb om at der enten opnås konsensus om det fælles rengøringsansvar, eller alternativt om der skal hyres et rengøringsfirma

Birgitte fra bestyrelsen er i gang med at udarbejde en opdateret liste over de boliger der aktuelt benytter vaskehuset og derfor skal på rengøringssedlen.

  • Der diskuteres at folk måske har forskellige rengøringsstandarder
  • Der diskuteres om folk måske bare glemmer egen rengøringsturnus
  • Det foreslås at lave en sms-påmindelse, ligesom Ringgården kan sende påmindelses-sms’er
  • Der er forskellige oplevelser af hvor ryddeligt der er i vaskehuset
  • Nogle beboere generes særligt af tøj der ligger længe, både i og udenfor maskinerne. Eksempelvis i blå IKEA-net, da der nogle gange kan være adskillige fyldte net man skal gå udenom
  • Birgitte vil gerne indhente telefonnumre. Julie vil gerne sende sms’er manuelt, Bjarke tilbyder at lave et sms-system, så der automatisk udsendes sms’er. Bestyrelsen vil diskutere løsningen af dette videre.
  • Der gøres opmærksom på at de samme to gulvtæpper har hængt på samme tørresnor i omtrent 4 måneder, hvilket naturligvis ikke er hensigtsmæssigt. Der kan tages et billede så ejeren kan efterlyses på afdelingens Facebookgruppe og tæpperne smides ud hvis ejeren ikke melder sig.

5.3. Vaskemaskinerne ændres til at vaske grundigere, så vi undgår at der sidder sæberester tilbage i tøjet efter endt vask. Da det vil koste ca. 70 øre mere pr. vask i ekstra strøm og vand, betyder det at vi samtidig sætter prisen på 30/40 graders vaske op, så alle vaske koster 10 kr. pr. stk.

-en beboer gør opmærksom på at problemet måske kan løses blot ved tilvalg af forvask og ”meget beskidt” på maskinen. Dette koster 1 kr. ekstra.

-bestyrelsen har været i dialog med den beboer der har gjort opmærksom på problemet med vaskemaskinerne og beboeren har forsøgt med både mindre tøjmængde, samt eksperimenteret med indstillinger. Electrolux har undersøgt om der skulle være noget galt med maskinerne, hvilket intet tyder på.

-der er lidt forskellig opfattelse af om der generelt er problemer med sæberester, men flere har oplevet dette

14 stemmer for ny indstilling og 5 imod. Forslaget er dermed vedtaget.

5.4. Vi foreslår at vi tager en principel beslutning om at fælleshuset kun kan lejes ud til beboere i afdelingen.

Der blev dog gjort ét forsøg med udlejning til nogle der ikke bor i afdelingen, hvor der mistedes en nøgle (som blev fundet senere).

-Enstemmigt vedtaget.

5.5. Årlig rengøring af fælleshuset af professionelt rengøringsfirma til ca. kr. 5000 (jf. tilbud indhentet af Ringgården). Rengøringen vil blive udført om efteråret, da fælleshuset også bliver gjort rent i forbindelse med arbejdsdagen om foråret.

Der er indhentet tilbud på 5000 kr. for en årlig hovedrengøring. Dette er dog ikke budgetteret. Erfaringen viser at lejere af fælleshuset ikke gør hovedrent og det derfor kun bliver gjort til den årlige arbejdsdag.

-det foreslås at indføre en arbejdsdag mere i efteråret, med fokus på de indendørs faciliteter. En beboer forklarer at man tidligere havde en arbejdsdag i efteråret også, men droppede det eftersom der var væsentligt flere opgaver i foråret. Der gøres opmærksom på at en arbejdsdag selvfølgelig kræver planlægning.

-Christian Mariegaard gør opmærksom på at bestyrelsen kan trække forslaget tilbage. Der er dog medlemmer der gerne vil have lov at stemme for en professionel rengøring.

6 stemmer for, 20 stemmer imod. Forslaget forkastes.

5.6. Årlig rengøring af vaskeriet af professionelt rengøringsfirma til ca. 1000 kr. (jf. tilbud indhentet af Ringgården). Rengøringen vil blive udført om efteråret, da vaskeriet også bliver gjort rent i forbindelse med arbejdsdagen om foråret.

Eftersom foregående forslag blev forkastet, fordi der er mere stemning for endnu en arbejdsdag med rengøring af fælleshus og vaskehus, trækkes dette forslag tilbage af bestyrelsen.

5.7. Det foreslås at boligforeningen straks tager initiativ til at Arcon* gennemgår samtlige lejemåls solvarmeanlæg mhp. Eventuelle systemfejl, samt erstatter de gamle analoge styringssystemer med de mere tidssvarende og besparende nye, som bl.a. sørger for differentieret pumpeaktivitet. Envidere foreslås det, at der iværksættes eftersyn hvert andet år, som anbefalet.

Peter fra bestyrelsen orienterer om bestyrelsens forsøg på at få istandsat en gennemgang af lejemålenes anlæg. Der er mistanke om at mange anlæg er defekte, hvilket betyder flere tusinde kr. årligt i unødvendigt forbrug af varmt vand for nogle lejemål

-Bestyrelsen vedtog efter markvandring i 2014 at disse skulle undersøges, samt at der skulle udfærdiges en vejledning til betjening af solcelleanlæg/genvexsystem så nye beboere nemt kan sætte sig ind i det, samt for at sikre at nogle beboere har kendskab til dem og derfor kan instruere andre beboere i brugen.

-Peter fra bestyrelsen aftalte at betale for at Arcon kunne undersøge solcelleanlægget, men at reparation af evt. fejl skulle betales via boligforeningen. På trods af at varmemesteren tidligere havde undersøgt anlægget, fandt Arcon at en pumpe i solcellesystemet var ude af drift, hvorfor den skulle udskiftes. Arcon fortalte desuden at der bør være en serviceaftale så systemerne undersøges hvert/hvert andet år.

-Initiativet strander imidlertid her, da der stadig ikke er sket mere i juli 2015 trods bestyrelsens henvendelser. Det er bestyrelsens opfattelse at henvendelser til inspektøren ikke i tilstrækkelig grad tages seriøst, da der ikke bliver kvitteret for henvendelser og fortsat ikke er sket mere. Inspektøren har på dagen for generalforsamlingen svaret i en e-mail at han ikke har kunnet få en ordentlig dialog med Arcon om at løse opgaven og han derfor er i kontakt med afdelingens vvs-mand om at overtage opgaven.

-Holger fortæller at der ikke gælder lovmæssigt krav om serviceaftale vedrørende solvarmeanlæg, men man kan spørge om der burde være lavet sådan en da solcellerne blev installeret. Han siger at beboere kan henvende sig til varmemesteren hvis der er mistanke om at et anlæg ikke fungerer.

-En beboer spørger om Peter også har haft svært ved at kommunikere med Arcon. Peters erfaring med Arcon er at det er nemt at komme i dialog med dem og det tog kun få dage fra første henvendelse til de dukkede op.

-Der er enighed om at det ville have været en fordel om afdelingens inspektør havde været til stede ved mødet, så situationen omkring Arcon kunne opklares

-der er generel frustration over svartiden ved henvendelse til inspektøren, samt over mistanken om at enkelte husstande betaler for at kommunikationen ikke fungerer. Afdelingen kan rette henvendelse til Holger hvis der er utilfredshed med svartiden fremover

-”økohus”-navnet lægger desuden op til at afdelingens drift bør være så energibesparende som muligt.

-en beboer nævner at boligforeningen burde sirke sig at der er afsat penge i budgettet til at eftersyn af anlæg kan foretages

-der er enighed om at der fremover bør være serviceaftale som sikrer at anlæggene jævnligt undersøges

-Holger har ikke noget imod at det bliver Arcon, hvis det ellers er muligt

-* Spørgsmålet er om afdelingen kan vedtage at det skal være Arcon der undersøger anlæggene, hvilket desværre ikke er muligt. Forslaget må derfor ændres til ”et firma” i stedet for ”Arcon”.

23 stemmer for og 1 imod. Forslaget er vedtaget.

5.8. Det foreslås at afdelingen nedsætter en selvsupplerende gruppe af beboere, som påtager sig at skaffe sig så tilstrækkelig indsigt i brugen og reguleringsmulighederne, på såvel solvarmeanlægget som på genvexen, at det muliggør instruktion af øvrige lejere samt nye lejere i afdelingen. Boligforeningen påtager sig (evt. via teknisk afdeling eller aftale med de to udbydere) at etablere et sådan ”kursus”.

– Inspektøren har sagt god for nyt og lettere forståeligt informationsmateriale om systemerne, end det der pt. findes i beboermapperne

– Også på dette punkt er der utilfreds med at der er gået ca. 1½ år fra bestyrelsen satte det i værk, uden at der er kommet brugbart svar fra inspektøren

-Frivillige til dette udvalg/selvsupplerende gruppe er beboerne: Maria (nr. 108), Jacob (nr. 164), Mads (nr. 168), Brett (nr. 170), Dorthe (nr. 166)

-Muligvis gik noget information tabt da afdelingen fik ny varmemester. Den nuværende varmemester kan evt. være til stede ved gennemgangen af systemerne. Der foreslås også at lave en video af gennemgangen.

-Bestyrelsen vil være i dialog med boligforeningen om sidste sætning af forslaget.

Enstemmigt vedtaget

5.9. Det foreslås at boligforeningen tager initiativ til at etablere mulighed for at hvert lejemål kan følge energiforbruget via internettet, som det er tilfældet med Kamstrups kunder i den private boligmasse **

-Det er hensigten med dette forslag at bestyrelsen skal få mandat til at gå videre med at undersøge mulighederne, pris mv.

-Varmemesteren fortæller at boligerne pt. har de gamle Kamstrupmålere installeret

-Christian Mariegaard fortæller at AffaldVarme udskifter målerne hos varmekunder over en 5-årig periode fra 2012-2017. Disse kan fjernaflæses og kunderne se forbrug online

-Holger fortæller at varmemesteren kan trække daglige data fra lejemålene, måske kan dette videretransporteres til beboerne

-Tidligere varmemester printede månedligt oversigt til beboerne. Måske kan det foregå på en pdf til e-mail nu?

-Dette punkt har bestyrelsen også forsøgt at drøfte med inspektøren.

-En beboer påpeger at man altid kan ringe for at få data at vide

-Holger vil gerne undersøge om den fremtidige ”min side” på boligforeningens hjemmeside kan indeholde denne oversigt

-Opsummering: pt. er det ikke nemt at videretransportere disse data til beboerne og det skal først undersøges hvor kompliceret det er, samt hvor bekosteligt

**punktet ændres til følgende formulering: “Boligforeningen og bestyrelsen tager initiativ til at undersøge mulighederne for at de enkelte husstande kan få en månedlig oversigt over energiforbruget”. 

Enstemmigt vedtaget i sin ændrede form

6. Valg af formand (punktet udgår, da det tidligere er besluttet, at afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv med afdelingsformand)

7. Valg af to bestyrelsesmedlemmer

På valg er: Julie Grouleff og Peter Rønn Jensen

-begge modtager genvalg, Julie fortsat som formand

8. Valg af suppleanter

-Birgitte nr. 162 og Mads nr. 168

9. Evt.

9.1. Vandregning:

De sidste 2 år er der diskuteret en stor fælles vandregning, som der er stærk formodning for kan skyldes sprunget vandrør eller lignende. Bestyrelsen er stadig i gang med at få undersøgt hvad der er galt, men mangler svar fra boligforeningen.

9.2. Kælderen:

Der mangler en tovholder. Bestyrelsen finder en kælderansvarlig.

9.3. Lån af boremaskine

En beboer beder om en opfordring til folk om at huske at skrive sig på sedlen når man låner boremaskine

9.4. Værktøj til kælderen

Der spørges om der kan indkøbes værktøj til kælderen, der tidligere havde et værksted. Erfaringen viser at værktøjet hen ad vejen forsvinder, formentlig fordi folk glemmer at aflevere det tilbage ved lån. Bestyrelsen vil diskutere og undersøge mulighederne.

 

Referat af bestyrelsesmøde den 26. august 2015-08-30

Referat af bestyrelsesmøde den 26. august 2015-08-30

Til stede: Julie, Bjarke, Peter, Birgitte, Christine

Referent: Christine

1. Generalforsamling den 7. september

-fællesspisning: Julie og Bjarke står for aftensmad

-forslag til afstemning er indsendt til Ringgården og bliver uddelt til beboerne inden den 7.

– Peter vil opfordre beboerne til fremmøde den 7. via Økohusets Facebookside, for kun sådan kan vi alle

være med til at gøre en forskel

2. Udstyr/anlæg i fælleshuset

Bestyrelsen har fået lov til at købe udstyr fra Hifiklubben, dertil er der indhentet tilbud. Julie og Bjarke står

for indkøb af dette. Bestyrelsen har også fået en printer.

3. Rengøring af fælleshus og efterfølgende tjek

På baggrund af en henvendelse har bestyrelsen diskuteret tjek af rengøring af fælleshuset, når dette harvværet udlejet. Det er blevet konstateret at fælleshuset også benyttes når det ikke er udlejet. Det er selvfølgelig dejligt, men huset skal selvfølgelig efterlades rent. Det kan være et problem at tjekke om det er lejere af fælleshuset der ikke har gjort ordentligt rent efter endt brug, hvis der ikke tjekkes kort efter lejetiden er slut. Eftersom det er en meget stor opgave at stå for dette, kan fælleshusbestyreren skrive til bestyrelsesmailen, når hun ikke har mulighed for at tjekke op på rengøring lige efter udleje af huset. Hvis der altid tjekkes kort efter udleje, kan beboere der (selvfølgelig) har gjort rent efter brug, undgå at stå til ansvar for evt. andre der ikke får gjort ordentligt rent efter brug. Der er enighed i bestyrelsen om at give et nap med her, så der kan tjekkes kort efter udleje, da der i forvejen er mange opgaver forbundet med at være fælleshusansvarlig. Bestyrelsen vil gerne give en julegave til Rikke for det store arbejde med fælleshuset.

Camilla snakker med Rikke om at skrive til bestyrelsesmailen, i de tilfælde hvor hun ikke selv kan tjekke op

på rengøring indenfor kort tid.

Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 10. juni

Til stede: Peter, Bjarke, Birgitte, Julie & Christine

Referent: Christine

  1. Nyt fra Ringgaarden

Boligforeningens kunstfond bliver lavet om til en miljøfond.

  1. Opfølgning på ting fra sidste møde

Opvaskemaskine:

Der er stadig ikke stemning for anskaffelse af industriopvaskemaskine til fælleshuset og den ”lille” der er der pt. fungerer endnu.

Arcon:

Som aftalt til sidste møde vil Peter udarbejde en henvendelse til Ringgården om Arcon og hvorfor der skulle vælges et andet firma, da Peters erfaring er at samarbejdet og kommunikationen med Arcon fungerede godt.

Madrasser:

Der skal købes to madrasser, gerne foldemadrasser i en god kvalitet. Peter & Birgitte køber dem.

Greb:

findes nu i kælderen ved haveredskaber

Vaskemaskiner:

Som det fremgik af sidste møde, kan maskinerne indstilles til en bedre og dyrere vaskestandard. Den faktiske merpris per vask er 70 øre. Det er dog ikke præcis det der skal opkræves. Bestyrelsen fremstiller som forslag til generalforsamling at der kan opkræves en kr. 1 mere per kold vask og kr. 1 mere per varm vask, eller evt. kr. 2 mere for enten den kolde eller varme vask. (eller lignende)
Det kan desuden hjælpe på evt. sæberester ved den nuværende indstilling af maskinerne, at vælge ekstras skyl ved vask.

Kælderen:

Rene vil gerne være tovholder for kælderen

Billeder til fælleshus:

Er blevet valgt via Facebookgruppe og Rikker sørger for at de kommer på væggen.

Handicapplads:

Det er stadig Helle/beboeren der skal få den oprettet, men det er ikke sket endnu.

Musikanlæg til fælleshus:

Julie & Bjarke undersøger pris, kvalitet mv. f.eks. hos Hifi-klubben. Julie spørger Simon om lov.

Christine undersøger om der står hvad der er til rådighed til anlæg, i fælleshusbudgettet.

Forslag til generalforsamling: projektor

  1. Sommerfest

Dato: 15. august. Dennis vil gerne arrangere. Julie snakker med Mille & Dennis om de vil være tovholdere.

  1. Evt.

Hjemmesiden virker ikke. Bjarke kigger på hjemmesiden, finder ud af og bestemmer om det er lettere at have den liggende andetsteds. F.eks. Hos Ringgården, hvilket er gratis. Bjarke snakker med Rikke om hjemmesiden. Søndag: Bjarke kigger på printer til bestyrelsen og hjemmeside

Velkomstfolderen er næsten færdig.

Referat af bestyrelsesmøde den 18. maj 2015

Til stede: Peter, Birgitte & Christine

Referent: Christine

  1. Markvandring (Christine orienterer)

1.1. Det blev foreslået til markvandring at fælleshuset kan få ny opvaskemaskine. Dette kan være et punkt til generalforsamling, eller det kan være et punkt til næste bestyrelsesmøde. Pt. Ikke besluttet at erhverve ny.

1.2. Energibesøg/solvarme: Ringgaarden oplyser at de har fundet en anden leverandør, da de ikke længere ønsker Arcon. Peter, som ved meget om Arcon og lejemålenes solvarme, forfatter en henvendelse til Simon, idet det ikke er helt klart hvorfor der skal skiftes.

1.3. Bestyrelsen foreslår at have energi- og vandproblemet på dagsordenen til bestyrelsesmøder fremover, så de to ting forhåbentlig kommer på plads inden årets udgang.

  1. Diskussion af indholdet i henvendelse fra en beboer

2.1. I henvendelsen foreslås det at bestille professionel rengøring til vaskehuset, da det ikke er alle tilmeldte lejere der passer deres tørn lige godt.

– bestyrelsen har allerede bestemt at sætte rengøringstilbud på en årlig professionel rengøring af vaskehus samt fælleshus til afstemning på generalforsamling

– formentlig trænger rengøringssedlen til at blive ajourført. Birgitte vil derfor finde ud af hvilke lejemål der reelt benytter vaskehuset med henblik på at opdatere rengøringsplanen

2.2. Beboeren foreslår at rydde op i lånemadrasser, købe nye og fremover opbevare dem i kælderen

– det er tidligere blevet bestemt at der skal købes nye madrasser, og foreslået foldemadrasser. Bestyrelsen vil diskutere dette på næste møde og/eller evt. have madrasserne som indkomne forslag til generalforsamling (dog vil det være bedst at få madrasser klar inden sommerferie mv. så måske besluttes til næste bestyrelsesmøde)

– det er formentlig bedst at opbevare madrasserne i vaskehuset pga. fugt og lugt i kælderen

2.3. Beboeren foreslår at afdelingen anskaffer en fælles greb til havearbejde. Birgitte beder Helle skaffe en greb til afdelingen.

Birgitte underretter beboeren om hvad bestyrelsen har besluttet.

  1. Eventuelt

Vaskemaskiner: Vedrørende den tidligere henvendelse om vaskemaskinerne og deres vaskeevne.

-maskinerne fungerer som de skal. Der er derfor to muligheder:

  1. At omstille vaskemaskinerne så de ikke længere vasker med den billigste og formodentlig dårligste vask. Dette vil dog være dyrere og derfor skal dette stemmes om til generalforsamling, da det vil medføre dyrere vask for alle der benytter vaskehuset. Peter undersøger omkostninger ved en dyrere (bedre) vask så det kan stilles til forslag at dette justeres.
  2. Beboeren der henvendte sig kan evt. selv iværksætte en nærmere undersøgelse af det anvendte vaskemiddel og dettes egenskaber.

Kælderen: Der mangler en tovholder til kælderen. Peter spørger Rene om han vil være tovholder.

Stole i fælleshus: Polstringen af stolene er ikke inkluderet i den professionelle hovedrengøring (kun ryg og ben på stole) og Rikke og Malene har tilbudt at dampvaske stofdelene. Det må de meget gerne!

Billeder til fælleshus: Rikke har taget fantastiske billeder af Økohuset til fælleshusets vægge. Bestyrelsen tillader sig at vælge 5 billeder som sættes til afstemning på Facebook (der skal bruges 3).

Referat af bestyrelsesmøde den 15. april 2015

Til stede: Peter, Julie, Bjarke, Birgitte & Christine

Referent: Christine

  1. Nyt fra Ringgaarden

Udlejning af fælleshus til andre end beboere? Mangler stadig information om andre afdelingers erfaring.

  1. Arbejdsdag

Opfordring til tilmelding på Facebook, da der p.t. ikke er ret mange tilmeldt – Bjarke.

Arbejdsopgaver til arbejdsdagen:

  • nyt sand i sandkasse. Vi forhører os om hvor ofte det bør udskiftes – Julie.
  • Inventarliste til fælleshuset + lille rengøring, da der er gjort hovedrent for nylig.
  • Trække ledninger til anlæg i fælleshuset. Indkøbes til formålet: stikdåse, dobbeltstik(dåse), forlængerledning – Julie
  • Teste om anlægget virker
  • Male P-striber. Indkøbes til formålet hvis nødvendigt: refleksmaling. Undersøge om der er mere fra sidste gang, samt evt. bede Helle bestille – Christine
  • Kælder: Oprydning og rengøring. Findes en kælder-koordinator.
  • Samle skrald fra grunden
  • Cykelskure opryddes
  • Vinduesvask (evt. forinden finde ud af hvordan maskinen virker)
  • Morgenmad/frokost indkøb – Julie.

(Spørge om flere oplever problemer med vaskemaskinerne og hvilke)

  1. Markvandring

Deltager: Julie, Christine & måske Peter

Punkter til gennemgang:

  • Energitjek af alle boliger / Arcon
  • Den store vandregning
  • Køkkener, hvad er mulighederne hvis de eksisterer
  • Spørge fremmødte til arbejdsdag om evt. ønsker til hvad der skal tages op til markvandring
  1. Opfølgning på henvendelse fra beboer om vaskemaskinerne i vaskehuset

Er skyllemidlet parfumeret i vaskemaskinerne? Spørge Helle – Christine

Bestyrelsen retter henvendelse til Electrolux der står for maskinerne – Peter.

  1. Evt.
    1. Velkomstfolder: Peter og Birgitte opdaterer
    2. Bestyrelsesprinter – Julie og Bjarke finder en printer til bestyrelsen
    3. Fælleshussedler skal på et tidspunkt lamineres og hænges op i fælleshuset. Det samme gælder inventarlisten, når inventaret er på plads i fælleshuset.
    4. Rettelse til sidste referat: Priserne på rengøring i hhv. fælleshus kr. 5122 og vaskerum kr. 999 eksl moms. Stadig til afstemning på generalforsamling.