Referat af afdelingsbestyrelsesmøde juni 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården

8. juni 2017

Bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Markvandring – opsamling.
3. Traktor til afdelingen?
4. Evaluering af arbejdsdagen. 5. Dialog med Helle.
6. Nyt fra ”aktivitetsudvalget”. 7. Datoer for de næste to møder. 8. Evt.

Ad. 1

Birgitte 162 og Peter også 162, deltager i repræsentantskabsmødet for boligforeningen torsdag den 8. juni 2017.
Helle har kontaktet et brolæggerfirma med henblik på etablering af storskraldsplads, samt mulighederne for at rette op på kloakken ved det lange cykelskur. Vi afventer Deres tilbagemelding. Helle har endvidere kontaktet karruselleverandøren mht. det råd, der er konstateret på bærepillen.

Ad. 2

Bestyrelsen arbejder videre med regnskaberne og budgetter for de kommende år efter gennemgangen fra ”Markvandringen”.
Der fokuseres især på planlagt vedligehold, men dog så der stadig er hånd i hanke med udgifterne til løbende vedligehold og renholdelse.

I forbindelse med planlagt vedligehold, er der et spørgsmål til udskiftning af hoveddørene i 2018, da Simon Nádházi, inspektør, tidligere har talt om konstruktionsfejl. Peter 162 kontakter Simon for afklaring af om hele beløbet for udskiftningen i så fald skal konteres afdelingen, eller om dette evt. er et forsikringsspørgsmål?

Bestyrelsen har bedt Simon fremsende alle serviceaftaler for afdelingen.
(Til almindelig oplysning og for god ordens skyld omfatter disse: Årligt eftersyn af Genvex; Årlig pudsning af de høje vinduer indvendigt, samt foldevinduer mod solhuset; Serviceaftale på vaskemaskiner og tørretumbler; Årligt eftersyn af solvarmeanlæg; Eftersyn af døre og vinduer hvert 6. år).

Ad. 3

Ligeledes fra ”Markvandringen”, men en så stor investering for 2018, at den har et punkt for sig på dette møde, er anskaffelse af en traktor til deling med de øvrige afdelinger, 27 og 32, Helle er varmemester for.
Bestyrelsen har fremsendt mail til Simon, for nærmere uddybning af behovet for traktoren, samt hvilke arbejdsopgaver man fra Ringgårdens side forestiller sig, at den skal løse.

Ad. 4

Det var jo en ”vældig” dag 😊 .
Og at starte med en morgensang var en fantastisk god begyndelse på dagen. Tak til Jette 176.

Bestyrelsen er rigtig glad for det store fremmøde og den store opbakning, der er til arbejdsdagen og fællesskabet her i afdelingen.
Stor tak til alle, og dejligt at se så mange af vores nye naboer.

Desværre gik vinduespudsermaskinen i stykker midt i det hele.
Der er sendt besked til Helle, men da hun ikke tidligere har været i kontakt med det rengøringsfirma, der leverede maskinen, har Brett Patching, 170, været så venlig at tilbyde at komme med ind over kontakten.
Hvis der er noget, der skal spredes/læsses/losses ved næste arbejdsdag, må vi bede Helle gennemgå om, det rigtige værktøj er til stede inden arbejdsdagen.

Ad. 5

Peter 162 har desværre ikke længere mulighed for fysisk at have de månedlige møder med Helle.
Side 1 af 2

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 8. juni 2017

Da der ikke er andre der kan overtage, blev det aftalt at kommunikationen må fortsætte skriftligt.

Ad. 6

Afventer til næste møde.

Ad. 7

De 2 næste mødedatoer er fastsat til:

12. juli 2017 19.00 og
9. august 2017 19.00

Dog med mulighed for ændring, da begge ligger i ferieperioden.
Møderne afholdes i fælleshuset og alle interesserede er mere end velkommen.

Ad. 8

Intet at bemærke.

OG, som sidst, IKKE EN DEL AF REFERATET, men lidt som bestyrelsen gerne vil slå på tromme for 😉 :

Skraldemændene i Aarhus har en fantastisk overenskomst, bla. gælder, at hvis skraldespanden overfyldt, behøver de ikke tømme den, og det er faktisk godt, alle har jo ret til et godt

😊 ! Derfor hvis en skraldespand er fyldt til kanten, må du meget gerne gå videre til

arbejdsmiljø
næste ”ikke fyldte” skraldespand.

Og med venlig hilsen fra Helle: Alle er mere end velkomne til at sætte/bygge nye sider på flaskecontaineren/kassen, når den er ved at være fyldt.

Side 2 af 2

Referat af bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182.

Dagsorden:

  • Nyt fra Ringgården.
  • Markvandring – opsamling.
  • Traktor til afdelingen?
  • Evaluering af arbejdsdagen.
  • Dialog med Helle.
  • Nyt fra ”aktivitetsudvalget”.
  • Datoer for de næste to møder.
  • Evt.

Ad. 1

Birgitte 162 og Peter også 162, deltager i repræsentantskabsmødet for boligforeningen torsdag den 8. juni 2017.

Helle har kontaktet et brolæggerfirma med henblik på etablering af storskraldsplads, samt mulighederne for at rette op på kloakken ved det lange cykelskur. Vi afventer Deres tilbagemelding.

Helle har endvidere kontaktet karruselleverandøren mht. det råd, der er konstateret på bærepillen.

Ad. 2 

Bestyrelsen arbejder videre med regnskaberne og budgetter for de kommende år efter gennemgangen fra ”Markvandringen”.

Der fokuseres især på planlagt vedligehold, men dog så der stadig er hånd i hanke med udgifterne til løbende vedligehold og renholdelse.

I forbindelse med planlagt vedligehold, er der et spørgsmål til udskiftning af hoveddørene i 2018, da Simon Nádházi, inspektør, tidligere har talt om konstruktionsfejl. Peter 162 kontakter Simon for afklaring af om hele beløbet for udskiftningen i så fald skal konteres afdelingen, eller om dette evt. er et forsikringsspørgsmål?

Bestyrelsen har bedt Simon fremsende alle serviceaftaler for afdelingen.

(Til almindelig oplysning og for god ordens skyld omfatter disse: Årligt eftersyn af Genvex; Årlig pudsning af de høje vinduer indvendigt, samt foldevinduer mod solhuset; Serviceaftale på vaskemaskiner og tørretumbler; Årligt eftersyn af solvarmeanlæg; Eftersyn af døre og vinduer hvert 6. år).

Ad. 3 

Ligeledes fra ”Markvandringen”, men en så stor investering for 2018, at den har et punkt for sig på dette møde, er anskaffelse af en traktor til deling med de øvrige afdelinger, 27 og 32, Helle er varmemester for.

Bestyrelsen har fremsendt mail til Simon, for nærmere uddybning af behovet for traktoren, samt hvilke arbejdsopgaver man fra Ringgårdens side forestiller sig, at den skal løse.

Ad. 4 

Det var jo en ”vældig” dag 😊.

Og at starte med en morgensang var en fantastisk god begyndelse på dagen. Tak til Jette 176.

Bestyrelsen er rigtig glad for det store fremmøde og den store opbakning, der er til arbejdsdagen og fællesskabet her i afdelingen.

Stor tak til alle, og dejligt at se så mange af vores nye naboer.

Desværre gik vinduespudsermaskinen i stykker midt i det hele.

Der er sendt besked til Helle, men da hun ikke tidligere har været i kontakt med det rengøringsfirma, der leverede maskinen, har Brett Patching, 170, været så venlig at tilbyde at komme med ind over kontakten.

Hvis der er noget, der skal spredes/læsses/losses ved næste arbejdsdag, må vi bede Helle gennemgå om, det rigtige værktøj er til stede inden arbejdsdagen.

Ad. 5 

Peter 162 har desværre ikke længere mulighed for fysisk at have de månedlige møder med Helle.

Da der ikke er andre der kan overtage, blev det aftalt at kommunikationen må fortsætte skriftligt.

Ad. 6 

Afventer til næste møde.

Ad. 7 

De 2 næste mødedatoer er fastsat til:

12. juli 2017 19.00

og

9. august 2017 19.00

Dog med mulighed for ændring, da begge ligger i ferieperioden.

Møderne afholdes i fælleshuset og alle interesserede er mere end velkommen.

Ad. 8 

Intet at bemærke.

OG, som sidst, IKKE EN DEL AF REFERATET, men lidt som bestyrelsen gerne vil slå på tromme for 😉:

Skraldemændene i Aarhus har en fantastisk overenskomst, bla. gælder, at hvis skraldespanden overfyldt, behøver de ikke tømme den, og det er faktisk godt, alle har jo ret til et godt arbejdsmiljø😊  Derfor hvis en skraldespand er fyldt til kanten, må du meget gerne gå videre til næste ”ikke fyldte” skraldespand.

Og med venlig hilsen fra Helle: Alle er mere end velkomne til at sætte/bygge nye sider på flaskecontaineren/kassen, når den er ved at være fyldt.

Bestyrelsesmøde 3. maj 2017

Bestyrelsesmøde den 3. maj 2017

Tilstede: Birgitte Stilling Pedersen 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 176, Jette Sørensen 170.

Dagsorden

  • Nyt fra Ringgården
  • Markvandring
  • Arbejdsdag
  • Evt.

Ad. 1

Eneste punkt fra Ringgården er ”Markvandring”, der finder sted mandag den 8. maj 2017 kl. 10 – 12.

Fra boligforeningen deltager: Simon Nádházi (inspektør) og vores varmemester Helle. Fra bestyrelsen deltager: Birgitte, Peter Rønn og Jette.

Ad. 2

Listen til årets markvandring er omfattende.

Punkterne 1 – 6 følger prioriteringen, punkterne 7 – 14 er skrevet i ”ikke prioriteret” rækkefølge.

  • Den indvendige vinduespudsning af de store vinduer de seneste 2 år, har været ikke, kun mangelfuld, men direkte uacceptabel. Bestyrelsen har en detaljeret beskrivelse fra Maria Correa 108, for hvorledes arbejdet er blevet udført (eller rettere ikke udført), som medtages til markvandringen. Nedenstående punkter (a – c) skal klarlægges, og selvfølgelig skal vi i konsekvens heraf, for det første have rettet op på årets mangelfulde vinduespudsning og dernæst have boligforeningens garanti for, at den fremtidige vinduespudsning igen lever op til tidligere standard.
  • Hvem har ansvaret for kontrakten med og kontakten til rengøringsfirmaet
  • Er der en klar arbejdsbeskrivelse mht. hvilke vinduer, der skal pudses og måden hvorpå arbejdet udføres, bla. hvor tit der skiftes vand.
  • Hvem har ansvaret for opfølgning af det udførte arbejde og hvem er beboernes kontaktperson, såfremt vinduespudsningen ikke er tilfredsstillende.
  • Vintersaltning – Søgning ved Miljøfonden for mere miljøvenlige metoder er sat i værk af Peter R. Såfremt vi ikke kan komme i betragtning, ønskes oplyst andre alternativer til den nuværende saltning.
  • Etableringen af en ny storskralds-ø, var også med på sidste års markvandring. Hvad er status? Helle må stadig hver torsdag flytte tingene op til vejen, hvilket til tider kan være et ualmindeligt omfattende, tungt og tidskrævende arbejde.
  • Evaluering af den igangsatte månedlige dialog mellem en repræsentant fra bestyrelsen og varmemesteren.
  • Bestyrelsen ønsker en skriftlig status pr. lejemål af den nylige energigennemgang.
  • Bestyrelsen ønsker en skriftlig status pr. lejemål af den nylige gennemgang af døre og vinduer. Årets gennemgang viste for meget, der var for nedslidt og ødelagt og som derfor var dyrere for afdelingen, at få rettet op på og repareret. Andre afdelinger har en fast eftersynsaftale. Spørgsmål til Simon: Hvad skal der til for, at lignende etableres her.
  • Fjernelse af den store sten, som blokerer for en parkeringsplads, resterer stadig fra sidste års markvandring. Der skal fastsættes en deadline.
  • Ved udskiftning emhætte skal det klarlægges, hvad mulighederne er for den enkelte beboer. Er det muligt, at lejer selv betaler prisforskellen til emhætte med større sugeevne og i mere rengøringsvenligt design, hvor boligforeningen afholder fastsatte grundbeløb til emhætte, samt montering.
  • Ved udskiftning af kogeø skal mulighederne klarlægges. Som for udskiftning af emhætte.
  • Udbedring af rustskader på metalafdækningen af den udvendige kant ved stuevinduerne, skal tænkes ind i budgettet.
  • Muligheden for overgang til LED pærer i alle lejemålenes fast installationer, som boligforeningen står for, og i fælles- og vaskehus skal klarlægges. Der er både betydelige miljømæssige og økonomiske besparelser, ved overgang til LED, men pt. sker udskiftning med standard pærer.
  • Kloakken ved det lange cykelskur skal renses. Ad notem: Kloakristen er over niveauet for stibelægningen.
  • Hullerne på den grusbelagte del af parkeringspladsen skal udbedres. For nuværende kan man vælge mellem, at få testet (læs – ødelagt) bilens støddæmper, eller at ødelægge flisebelægningen for at undgå det værste af hullerne.
  • Aarhus Kommune har bebudet ny affaldssortering startende ultimo 2017. Er Ringgården blevet orienteret om konsekvenserne af dette for de enkelte afdelinger?

Ad. 3

Opgravning af de udgåede syrenbuske ved Syrenstien ved nr. 180 skal medtages som arbejdspunkt.

I lighed med tidligere år, sørger Birgitte og Peter R. 162 indkøb til arbejdsdagen – og tak for det😊.

Bestyrelsen møder 8.30 i fælleshuset for klargøring og kaffebrygning.

Jette står for en morgensang.

Ad. 4

Økohusenes hjemmeside (www.okohuset.net) trænger til en gennemgang og opdatering. Punktet medtages på næste bestyrelsesmøde.

Det samme gør sig gældende for punktet ”velkomstfolderen”.

Næste møde afholdes tirsdag den 6. juni 2017 kl. 19.00 i fælleshuset

Bemærk den ændrede ugedag.

OG IKKE DEL AF REFERATET, MEN NYTTIG INFO TIL NYTILFLYTTERE:

Bestyrelsens møder er offentlige, så alle har ret til at deltage.

Du kan altid skrive til bestyrelsen på bestyrelsen@okohuset.net med forslag, punkter og emner.

Økohusene har egen, lukket, facebook-gruppe. Søg på ”ØKOhuset, Skejby” og anmod om deltagelse.

Husk at skrive dit husnr. på kalenderen, når du låner boremaskinen i vaskehuset, og gerne ”vinge” det af, når du afleverer boremaskinen igen😊

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde 9. november 2016

1. Nyt fra Ringgården
– Gyngestativet er i process
– Birgitte har fået udlæg, beløbet bruges til julearrangement i stedet for arbejdsdag

2. Dialog med Helle
– Fungerer rigtigt godt
– Fremtidige punkter; gødsning (hvor, hvad, hvor meget. Trænger hækkene?)
– Er det muligt at få laet en jordbundsanalyse?
– Beboerhenvendelse/klage over håndværkere: Helle oplyser at der altid er tlf.nr. til håndværkere, så alle kan aftale et bestemt tidspunkt hvor de så kan være hjemme, hvis dette ønskes.
– Glas og papircontainere: Helle vil gerne hvis vi folder overskydende pap (når containerne er fulde) og binder en strik om, samt sætter det til storskrald. Det er vigtigt at alle beboere ved at de kan (o bør) sætte en eksra ramme på glascontaineren, når den er fuld. Dette skal kommunikeres ud.
– Afd.bestyrelsen vil kommunikere til beboerne, at spørgsmål/feedback til Helle også kan rettes gennem afdelingsbestyrelsen
– Referater vil også blive uddelt til Helles postkasse

3. Fælleshuset er åbent igen
– må aflåses for en kort periode hvis nødvendigt
– Indskærpes at der aldrig må være overnattende gæster i fælleshuset
– Ordensreglement for fælleshuset bør revideres ved næstkommende lejlighed
– Nye stole: Christine undersøger muligheden for at afprøve stolene i afd. 32
– Peter spørger Simon om den nuværende stolemodel stadig kan købes

4. Arbejdsdag
– Blev desværre ikke til noget
– Overveje aftensmad fremover
– Overveje framelding på sedlen

5. Julearrangement
– Datoforslag: 10. december
– Juleklip for børn, fest for voksne
– Evt. seddel i nøgleskab
– Inputs til invitationen

6. Hjemmesiden
– Kan Rasmus se hvor mange besøgende der er?
– Kan man lave en tilmelding til notifikationer ved nye uploads (referater) p hjemmesiden?
– Skal invitationer på hjemmesiden?

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde september 2016

Bestyrelsesmøde d. 28/9 2016

1: Konstituering
Formand – Birgitte ( nr 162 )
Kontaktperson til Simon (afdelingens inspektør) Peter ( nr 162 )

2: Nyt fra Ringgården
Gyngestativ – Peter går videre til Simon med det indhentede tilbud på gyngestativ med 2 gynger
og en babygynge.

3: Dialog med varmemesteren – Peter har aftalt månedlige møder med Helle resten af dette år mhp
gensidig information.

4: Energigruppen – der er kun få medlemmer tilbage i gruppen. Interesserede beboere opfordres til
at henvende sig til bestyrelsen.

5: Solfanger service – Peter beder om at servicerapporten også sendes til bestyrelsen.

6: Storskraldsplads – mht planerne om at flytte storskraldspladsen afventes en større omlægning af
affaldssortering hos “Affald Aarhus”

7: Vaskehus
Christine henvender sig til Ringgården mht udspecificering af udgifter til sæbe, salt, vand mm.
Peter har bedt Helle om at undersøge problematikken om evt brandfare pga støv under
vaskemaskinerne.

8: Hjemmesiden
Rasmus arbejder på sagen – referater fra bestyrelsesmøderne ligger nu på hjemmesiden.

9: Information fra bestyrelsen
Det aftales at referater fra bestyrelsesmøderne både lægges på hjemmesiden og i
postkasserne.

10: Udhængsskab
Vi vil opfordre til at udhængsskabet kommer i brug. Det er ikke alle der er på facebook, så
skabet vil være et godt sted til også at formidle f.eks køb/salg, gymnastik og hvad der ellers
kunne være interessant, sjovt og sundt? .
Jette er “tovholder”, så der ikke kommer til at hænge årgamle opslag.

11: Arbejdsdag i efteråret
Lørdag d. 5/11 kl 9 – senest 14. Der kommer særskilt invitation og tilmelding senere,
men sæt x i kalenderen.

12: Næste møde
D. 12/10 kl 19 i nr 162.
Møderne er åbne, så alle er velkomne. Vi mangler også suppleanter i bestyrelsen, så hvis
nogen har lyst vil det være rigtig godt.

Birgitte.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde august 2016

Bestyrelsesmøde d. 10/8 2016.

1. Referent: Birgitte.

2. Nyt fra Ringgården:

Mads og Christine har deltaget i regnskabsgennemgang.
Christine og Birgitte deltager i budgetgennemgang d. 17/8.
Peter laver opslag på facebook med opfordring til at stille forslag til Afdelingsmødet d. 5/9 2016.

3. Dialog med varmemesteren:
Fortsat fokuspunkt for den nye bestyrelse.

4. Næste møde: d. 1/9 kl 19 – forberedelse til afdelingsmødet.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde juni 2016

Referat fra bestyrelsesmøde d. 8/6 2016

1. Referent: Birgitte

2. Mads og Christine deltager i fremlæggelse af hovedforeningens regnskab d. 9/6.
Gyngestativ: Mads undersøger hvor mange penge der er til gyngestativer – skal der være 1 eller 2?

3. “Klagesagen” vedrørende katte er håndteret og afsluttet.

4. Arbejdsdagen d. 21/5 havde meget flot tilslutning og blev fint afviklet.

5. Fælleshus: Rikke laver forslag til afdelingsmødet til september angående brug af fælleshuset.

6. Havelodder: Alle der ønsker det har nu fået tildelt havelod.

7. Varmemester: Mads efterspørger jobbeskrivelse hos Simon. Det aftales at der det næste halve år er fokus på dialogen med varmemesteren.

8. Hjemmeside: Punktet flyttes til næste møde.

9. Dato for næste møde: d. 6/7-16 kl 19.

10. Evt: Sommerfest – Peter taler med Bo angående evt arrangement i august.

Brug af sprøjtemidler – Birgitte har talt med Helle om dette. Der anvendes Ultima Pro, som er det eneste ukrudtsmiddel der må anvendes, da det ikke strider mod de økologiske principper. Hækkene bliver ikke sprøjtet – det hvide klæbrige “stof” på bladene er pga bladlus.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde maj 2016

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde 11. maj 2016

Referent: Christine

Til stede: Mads, Peter, Birgitte, Camilla, Christine

1. Nyt fra Ringgården

Indkaldelse til generalforsamling. Bestyrelsen retter denne, Christine sender tilbage til L. E.

2. Klage vedrørende ikke-steriliserede katte

Peter vil tale med pågældende beboer

3. Arbejdsdag

Bestyrelsens opgaver: morgenmad, frokost, øl sodavand (Peter, Birgitte og Mille?? køber ind) Christine uddeler mærker og hænger flere i vaskehuset

Opgaver på dagen: fælleshus, vaskerum, kælder, cykelskure, vinduesvask, samle skrald

Punkt til generalforsamling: kælderansvarlig

4. Fælleshuset

Efter aftale med Rikke er det besluttet at stille forslag til generalforsamling om at bestyrelsen og Rikke er de eneste der kan låse beboere ind i fælleshuset (udlåne nøgle)

Købe nye stole? Mads spørger Simon

5. Gyngestativ

Mads spørger Simon

6. Havelod

Bestyrelsen forsøger at finde en løsning på dette, så haveloddet kan overdrages den tidligere indehaver næste år

7. Frugttræer

Tages med som forslag til generalforsamling

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde april 2016

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde onsdag den 6. april 2016

Til stede: Mille, Bjarke, Mads, Peter, Birgitte & Christine
Referent: Christine
1. Fælleshuset.
Der bliver ikke gjort rent når det bliver brugt spontant og folk bruger og udsmider gulvoppe, støvsuger mm.
Fælleshusansvarlig inviteres til næste møde så vi kan diskutere det, bestyrelsen forestiller sig en ordning hvor man skriver sig på seddel efter brug, ligesom der er med boremaskinen.
2. Vaskehus rengøring fremover
 
Christine ordner sms-system og har fået seddel fra Bjarke
3. Arbejdsdag.
Flyttes til lørdag den 21. maj
Opgaver: rengøring af fælleshus (herunder ordentlig rengøring af stole), vaskeri, oprydning i kælderen.
Skifte sand i sandkasse.
Der vaskes vinduer.
Evt. træer
Rene inviteres til næste møde, til input fsva. kælderen (Peter)
Christine printer og uddeler sedler, Mads har manillamærker
4. Uheldig oplevelse med en beboer i naboboligforening
Peter vil nævne det ved lejlighed
5. Katte og husreglement
 
Det fremgår af husreglementet at katte skal være steriliseret
6. Hjemmesideansvarlig
Rasmus nr. 106 overtager tjansen fra Bjarke
7. Markvandring.
Cykelskur, tørrestativ, betongulve, stort vandforbrug, vinduer, havedøre, skur til storskrald, handicapparkeringsplads, evt. vaskemaskine, frugttræer.
8. Vaskemasking/uldvask
Birgitte snakker med Helle
9. Frugttræer
Peter snakker med Helle
10. Printer
Bestyrelsesprinteren får nyt hjem i nr. 106
11. Valg af ny formand
Mads overtager posten som formand i bestyrelsen