Referat af afdelingsbestyrelsesmøde september 2016

Bestyrelsesmøde d. 28/9 2016

1: Konstituering
Formand – Birgitte ( nr 162 )
Kontaktperson til Simon (afdelingens inspektør) Peter ( nr 162 )

2: Nyt fra Ringgården
Gyngestativ – Peter går videre til Simon med det indhentede tilbud på gyngestativ med 2 gynger
og en babygynge.

3: Dialog med varmemesteren – Peter har aftalt månedlige møder med Helle resten af dette år mhp
gensidig information.

4: Energigruppen – der er kun få medlemmer tilbage i gruppen. Interesserede beboere opfordres til
at henvende sig til bestyrelsen.

5: Solfanger service – Peter beder om at servicerapporten også sendes til bestyrelsen.

6: Storskraldsplads – mht planerne om at flytte storskraldspladsen afventes en større omlægning af
affaldssortering hos “Affald Aarhus”

7: Vaskehus
Christine henvender sig til Ringgården mht udspecificering af udgifter til sæbe, salt, vand mm.
Peter har bedt Helle om at undersøge problematikken om evt brandfare pga støv under
vaskemaskinerne.

8: Hjemmesiden
Rasmus arbejder på sagen – referater fra bestyrelsesmøderne ligger nu på hjemmesiden.

9: Information fra bestyrelsen
Det aftales at referater fra bestyrelsesmøderne både lægges på hjemmesiden og i
postkasserne.

10: Udhængsskab
Vi vil opfordre til at udhængsskabet kommer i brug. Det er ikke alle der er på facebook, så
skabet vil være et godt sted til også at formidle f.eks køb/salg, gymnastik og hvad der ellers
kunne være interessant, sjovt og sundt? .
Jette er “tovholder”, så der ikke kommer til at hænge årgamle opslag.

11: Arbejdsdag i efteråret
Lørdag d. 5/11 kl 9 – senest 14. Der kommer særskilt invitation og tilmelding senere,
men sæt x i kalenderen.

12: Næste møde
D. 12/10 kl 19 i nr 162.
Møderne er åbne, så alle er velkomne. Vi mangler også suppleanter i bestyrelsen, så hvis
nogen har lyst vil det være rigtig godt.

Birgitte.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde august 2016

Bestyrelsesmøde d. 10/8 2016.

1. Referent: Birgitte.

2. Nyt fra Ringgården:

Mads og Christine har deltaget i regnskabsgennemgang.
Christine og Birgitte deltager i budgetgennemgang d. 17/8.
Peter laver opslag på facebook med opfordring til at stille forslag til Afdelingsmødet d. 5/9 2016.

3. Dialog med varmemesteren:
Fortsat fokuspunkt for den nye bestyrelse.

4. Næste møde: d. 1/9 kl 19 – forberedelse til afdelingsmødet.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde juni 2016

Referat fra bestyrelsesmøde d. 8/6 2016

1. Referent: Birgitte

2. Mads og Christine deltager i fremlæggelse af hovedforeningens regnskab d. 9/6.
Gyngestativ: Mads undersøger hvor mange penge der er til gyngestativer – skal der være 1 eller 2?

3. “Klagesagen” vedrørende katte er håndteret og afsluttet.

4. Arbejdsdagen d. 21/5 havde meget flot tilslutning og blev fint afviklet.

5. Fælleshus: Rikke laver forslag til afdelingsmødet til september angående brug af fælleshuset.

6. Havelodder: Alle der ønsker det har nu fået tildelt havelod.

7. Varmemester: Mads efterspørger jobbeskrivelse hos Simon. Det aftales at der det næste halve år er fokus på dialogen med varmemesteren.

8. Hjemmeside: Punktet flyttes til næste møde.

9. Dato for næste møde: d. 6/7-16 kl 19.

10. Evt: Sommerfest – Peter taler med Bo angående evt arrangement i august.

Brug af sprøjtemidler – Birgitte har talt med Helle om dette. Der anvendes Ultima Pro, som er det eneste ukrudtsmiddel der må anvendes, da det ikke strider mod de økologiske principper. Hækkene bliver ikke sprøjtet – det hvide klæbrige “stof” på bladene er pga bladlus.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde maj 2016

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde 11. maj 2016

Referent: Christine

Til stede: Mads, Peter, Birgitte, Camilla, Christine

1. Nyt fra Ringgården

Indkaldelse til generalforsamling. Bestyrelsen retter denne, Christine sender tilbage til L. E.

2. Klage vedrørende ikke-steriliserede katte

Peter vil tale med pågældende beboer

3. Arbejdsdag

Bestyrelsens opgaver: morgenmad, frokost, øl sodavand (Peter, Birgitte og Mille?? køber ind) Christine uddeler mærker og hænger flere i vaskehuset

Opgaver på dagen: fælleshus, vaskerum, kælder, cykelskure, vinduesvask, samle skrald

Punkt til generalforsamling: kælderansvarlig

4. Fælleshuset

Efter aftale med Rikke er det besluttet at stille forslag til generalforsamling om at bestyrelsen og Rikke er de eneste der kan låse beboere ind i fælleshuset (udlåne nøgle)

Købe nye stole? Mads spørger Simon

5. Gyngestativ

Mads spørger Simon

6. Havelod

Bestyrelsen forsøger at finde en løsning på dette, så haveloddet kan overdrages den tidligere indehaver næste år

7. Frugttræer

Tages med som forslag til generalforsamling

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde april 2016

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde onsdag den 6. april 2016

Til stede: Mille, Bjarke, Mads, Peter, Birgitte & Christine
Referent: Christine
1. Fælleshuset.
Der bliver ikke gjort rent når det bliver brugt spontant og folk bruger og udsmider gulvoppe, støvsuger mm.
Fælleshusansvarlig inviteres til næste møde så vi kan diskutere det, bestyrelsen forestiller sig en ordning hvor man skriver sig på seddel efter brug, ligesom der er med boremaskinen.
2. Vaskehus rengøring fremover
 
Christine ordner sms-system og har fået seddel fra Bjarke
3. Arbejdsdag.
Flyttes til lørdag den 21. maj
Opgaver: rengøring af fælleshus (herunder ordentlig rengøring af stole), vaskeri, oprydning i kælderen.
Skifte sand i sandkasse.
Der vaskes vinduer.
Evt. træer
Rene inviteres til næste møde, til input fsva. kælderen (Peter)
Christine printer og uddeler sedler, Mads har manillamærker
4. Uheldig oplevelse med en beboer i naboboligforening
Peter vil nævne det ved lejlighed
5. Katte og husreglement
 
Det fremgår af husreglementet at katte skal være steriliseret
6. Hjemmesideansvarlig
Rasmus nr. 106 overtager tjansen fra Bjarke
7. Markvandring.
Cykelskur, tørrestativ, betongulve, stort vandforbrug, vinduer, havedøre, skur til storskrald, handicapparkeringsplads, evt. vaskemaskine, frugttræer.
8. Vaskemasking/uldvask
Birgitte snakker med Helle
9. Frugttræer
Peter snakker med Helle
10. Printer
Bestyrelsesprinteren får nyt hjem i nr. 106
11. Valg af ny formand
Mads overtager posten som formand i bestyrelsen

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde marts 2016


Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 9. marts 2016

Til stede: Julie, Bjarke, Mads, Birgitte & Christine

Referent: Christine

  • Nyt fra Ringgården

Regnskab er udarbejdet hos Ringgården

Markvandring skal foregå senest den 23. april

  • Opfølgning på sidste møde

Mads vil lave en lille forklaring til anlæggene som kan komme på afdelingens Facebookside, hjemmeside og i velkomstfolderen.

Gennemtjek af anlæg skal med på markvandring

Storskrald-problemet skal med på markvandring

  • Henvendelse om vaskemaskinernes uldprogram

Det skal sandsynligvis vendes med Electrolux, om maskinerne kan indstilles så uldvask er 30 grader og ikke 40. Vi skal derfor have spurgt om muligheder og pris. Peter snakker med Helle om det først. Christine kontakter beboeren og fortæller om bestyrelsens beslutning

  • Henvendelse vedrørende udleje til ikke-beboere, når det er en parcelhusforening (kontra privatpersoner)

Rikke må selv stå for det, så der er en ansvarlig fra denne afdeling. I så fald er det ok, da det er noget andet end udleje til privatpersoner udenfor afdelingen

  • Invitation til arbejdsdag

Rasmus og Christine laver den, Julie og Bjarke printer og uddeler (ellers gør Rasmus og Christine)

  • Ny formand

Punktet tages med på næste møde. Info om refusion af udgifter mv. ved indkøb til afdelingen kan evt. fås hos Lulu Grønlund (hvis ikke bestyrelsesmedlemmer har papirer om dette allere, evt. næste møde)

  • Ny hjemmesideansvarlig

Kan måske være Rasmus nr. 106. Punktet tages med på næste møde

  • Sms-scheduler app

Rasmus og Christine får den op at køre (får numre af Bjarke)

Adgang til at følge dit varmeforbrug via minenergi

Det er lykkedes at få etableret en ordning, så det enkelte lejemål vil være i stand til at følge varme -og vandforbruget måned for måned og at sammenholde resultaterne med forrige år.

Fremgangsmåden er uhyre enkel:
Send en mail til Ole Nørgaard som har følgende adresse: on@bf-ringgarden.dk

Angiv ønske om oprettelse til minenergi.dk, samt navn og adresse. Herefter modtager du brugernavn og adgangskode og så kører det.

Mvh Afdelingsbestyrelsen

Referat af bestyrelsesmøde den 9. september 2015

Til stede: Julie, Bjarke, Mads, Birgitte, Peter & Christine

Referent: Christine

  1. Nyt fra Ringgården
    1. Simon har foreslået Julie at holde et møde om afdelingens anlæg den 30. september. Det vil derudover være fint at diskutere den store vandregning fra den fælles hane. (jf. nedenfor spørge Simon om Bolignet-Aarhus pkt. 2.1. samt vaskemaskineindstillinger, pkt. 3)
  2. Opfølgning på generalforsamling
    1. Bestyrelsen undersøger hvor længe der skal betales af på lån til Bolignet-Aarhus.
    2. Fladvognen trænger til at blive lappet og få en ny topplade. Mads vil forsøge at lave den.
    3. Birgitte laver rengøringssedlen til vaskehuset. Sedlen omdeles i postkasser og hænges i vaskehus. Hun spørger de beboere der bruger vaskehuset om accept til at udsende sms-påmindelse om rengøring.
    4. Velkomstfolderen ordner Christine (Rasmus)
    5. Vaskehusets opslagstavle trænger til oprydning, hvilket kan gøres på den næste arbejdsdag.
    6. En ekstra arbejdsdag til hovedrengøring af fælleshus og vaskehus, eftersom der til generalforsamlingen ikke var stemning for professionel rengøring. Dette kan blive den 1. november (uge 44) kl. 10 til brunch – til ca. 14. Det foreslås at lave den fælles spisning forholdsvis let efter arbejdet, feks. Kage/kaffe. Christine skriver invitation til arbejdsdag + reminder om at skrive på sedlen hvis man låner boremaskine eller madrasser.
    7. Pt. ikke værktøj i kælderen, men det er måske en mulighed at diskutere det igen senere. Først skal der findes en kælderansvarlig. Kælderen bør måske kigges på til arbejdsdag i november.
  3. Henvendelse fra beboer
    Beboeren spørger om det er muligt at indstille vaskemaskinerne således at det fremover er muligt at vælge forvask og ’meget’ snavset på 30 graders vask. Julie spørger Simon.
  4. Evt.

Peter vil gerne stå for at ordne rosenbedet i den tidligere sandkasse mellem blokkene. Peter spørger/giver besked til Helle. Peter vil gerne se på mulighederne for at lave et nyhedsbrev igen, samt for at arrangere noget fredagsbar.

Mads vil undersøge hvad det koster at plante et frugttræ eller en busk når der kommer en nyfødt i afdelingen.
Bestyrelsen skriver email til hinanden om mobilnumre.
Bjarke indsætter billede af Mads og Christine på hjemmesiden når de har sendt billeder.

 

Referat af afdelingsmøde d. 7 September 2015

Referat af afdelingsmøde den 7. september 2015

Ringgården er repræsenteret ved Christian Mariegaard og Holger Jørgensen

Referent: Christine

1. Valg af dirigent

Bjarke meldte sig.

2. Beretning vedrørende afdelingens og foreningens forhold for det senest forløbne år

Julie orienterer.

– Bestyrelsens arbejde har været præget af godt samarbejde
– Afdelingens velkomstbrochure er færdig
– Året bød traditionen tro på en arbejdsdag i april. Det gik godt og der var fint fremmøde. Der blev også i år afholdt en sommerfest i august, hvor der var stort fremmøde.
– Der er indkøbt nye madrasser, som opbevares i vaskehuset
– Der er kommet nogle henvendelser vedrørende vaskehuset, som vi vender tilbage til i forbindelse med de indkomne forslag
– Til alle bestyrelsesmøder har bestyrelsen drøftet boligernes energianlæg (solcelle- og genvexsystem). Det er fortsat bestyrelsens opfattelse at der er behov for et eftersyn af alle anlæg, samt udarbejdelse af en vejledning til beboerne hvori det fremgår hvordan anlæggene betjenes samt hvilke indstillinger der er mest energibesparende.
-Rikke har taget billeder til fælleshuset, som nu pynter flot på væggen
-Kælderen blev der taget hånd om til arbejdsdag, men det er stadig nødvendigt at holde fast i at kælderen ikke skal bruges til opbevaring af ting der reelt bør opbevares i lejemålenes skur/pulterrum. Først og fremmest er opbevaringspladsen forbeholdt lejemålenes inventar, såsom køkkenskabe, døre mv.
-Bestyrelsen har købt musikanlæg til fælleshuset hos Hifiklubben

Der uddeles stemmesedler, to per husstand

3. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab til orientering

Christian Mariegaard fremlægger regnskabet. Det eneste overraskende er måske posten ”ekstraordinære udgifter i alt” på kr. 9161 som skyldes at afdelingen tidligere har fået udbetalt for meget i renter og dette er derfor modregnet i 2014.

4. Fremlæggelse af driftsbudget til godkendelse

Holger orienterer

– Der er ikke de store afvigelser i ejendomsskat mv.

-Som det fremgår af det udleverede materiale vedrørende budgettet, er der en stigning i henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og som konsekvens heraf, en huslejestigning. Der spørges til nødvendigheden af dette. Holger forklarer at det er for at undgå en dramatisk huslejestigning senere hen. Det er nødvendigt med henlæggelser til afdelingens løbende vedligehold. Christian Mariegaard gør opmærksom på den politiske baggrund, at reglerne er til for at der ikke er lejere der skal overtage et faldefærdigt byggeri og/eller få en kæmpe huslejestigning

– Der spørges til konsekvensen af hvis budgettet forkastes ved afdelingens afstemning. Hvis det forkastes, er det i sidste ende kommunen der afgør om budgettet skal ændres.

-Der spørges til henlæggelser til planlagt vedligholdelse, da spørgeren mener beløbet er højt i 2016. Formentlig skyldes dette renovering af bygningerne, da der eksempelvis skal udskiftes espalier og dermed også beplantning på bygningerne i 2016. Det kan også være nødvendigt at udskifte nogle af pladerne på bygningen i den forbindelse

-Der gøres opmærksom på at selv om der er budgetteret til en planlagt vedligholdelse, så foretages en reparation eller udskiftning kun hvis det vurderes nødvendigt på det tidspunkt hvortil det er planlagt. Ellers fremrulles pengene til næste budgetår.

-Der spørges til hvor længe afdelingen skal betale af på lån til Bolignet-Aarhus og muligheden for at få en anden internetudbyder. Holger svarer at han ved ikke præcis hvor længe der betales af på lånet, men at det er muligt at få en anden internetudbyder. Afdelingen skal i så fald naturligvis stadig betale af på lånet til Bolignet-Aarhus og derfor reelt ende med at stå med to udgifter til internet.

-Budgettet vedtages herefter enstemmigt.
5. Indkomne forslag

Bjarke introducerer de indkomne forslag.

5.1. Indkøb af ny topplade til fladvognen

Den nuværende er i stykker. Der vedtages enstemmigt at der skal købes en ny topplade.

Bestyrelsen vil undersøge om det evt. bedre kan svare sig at købe en ny vogn og Holger medgiver at det har bestyrelsen beføjelse til at bestemme. Vognens hjul trænger desuden til at blive lappet.

5.2. At rengøring i vaskehus medtages på dagsordenen. I håb om at der enten opnås konsensus om det fælles rengøringsansvar, eller alternativt om der skal hyres et rengøringsfirma

Birgitte fra bestyrelsen er i gang med at udarbejde en opdateret liste over de boliger der aktuelt benytter vaskehuset og derfor skal på rengøringssedlen.

  • Der diskuteres at folk måske har forskellige rengøringsstandarder
  • Der diskuteres om folk måske bare glemmer egen rengøringsturnus
  • Det foreslås at lave en sms-påmindelse, ligesom Ringgården kan sende påmindelses-sms’er
  • Der er forskellige oplevelser af hvor ryddeligt der er i vaskehuset
  • Nogle beboere generes særligt af tøj der ligger længe, både i og udenfor maskinerne. Eksempelvis i blå IKEA-net, da der nogle gange kan være adskillige fyldte net man skal gå udenom
  • Birgitte vil gerne indhente telefonnumre. Julie vil gerne sende sms’er manuelt, Bjarke tilbyder at lave et sms-system, så der automatisk udsendes sms’er. Bestyrelsen vil diskutere løsningen af dette videre.
  • Der gøres opmærksom på at de samme to gulvtæpper har hængt på samme tørresnor i omtrent 4 måneder, hvilket naturligvis ikke er hensigtsmæssigt. Der kan tages et billede så ejeren kan efterlyses på afdelingens Facebookgruppe og tæpperne smides ud hvis ejeren ikke melder sig.

5.3. Vaskemaskinerne ændres til at vaske grundigere, så vi undgår at der sidder sæberester tilbage i tøjet efter endt vask. Da det vil koste ca. 70 øre mere pr. vask i ekstra strøm og vand, betyder det at vi samtidig sætter prisen på 30/40 graders vaske op, så alle vaske koster 10 kr. pr. stk.

-en beboer gør opmærksom på at problemet måske kan løses blot ved tilvalg af forvask og ”meget beskidt” på maskinen. Dette koster 1 kr. ekstra.

-bestyrelsen har været i dialog med den beboer der har gjort opmærksom på problemet med vaskemaskinerne og beboeren har forsøgt med både mindre tøjmængde, samt eksperimenteret med indstillinger. Electrolux har undersøgt om der skulle være noget galt med maskinerne, hvilket intet tyder på.

-der er lidt forskellig opfattelse af om der generelt er problemer med sæberester, men flere har oplevet dette

14 stemmer for ny indstilling og 5 imod. Forslaget er dermed vedtaget.

5.4. Vi foreslår at vi tager en principel beslutning om at fælleshuset kun kan lejes ud til beboere i afdelingen.

Der blev dog gjort ét forsøg med udlejning til nogle der ikke bor i afdelingen, hvor der mistedes en nøgle (som blev fundet senere).

-Enstemmigt vedtaget.

5.5. Årlig rengøring af fælleshuset af professionelt rengøringsfirma til ca. kr. 5000 (jf. tilbud indhentet af Ringgården). Rengøringen vil blive udført om efteråret, da fælleshuset også bliver gjort rent i forbindelse med arbejdsdagen om foråret.

Der er indhentet tilbud på 5000 kr. for en årlig hovedrengøring. Dette er dog ikke budgetteret. Erfaringen viser at lejere af fælleshuset ikke gør hovedrent og det derfor kun bliver gjort til den årlige arbejdsdag.

-det foreslås at indføre en arbejdsdag mere i efteråret, med fokus på de indendørs faciliteter. En beboer forklarer at man tidligere havde en arbejdsdag i efteråret også, men droppede det eftersom der var væsentligt flere opgaver i foråret. Der gøres opmærksom på at en arbejdsdag selvfølgelig kræver planlægning.

-Christian Mariegaard gør opmærksom på at bestyrelsen kan trække forslaget tilbage. Der er dog medlemmer der gerne vil have lov at stemme for en professionel rengøring.

6 stemmer for, 20 stemmer imod. Forslaget forkastes.

5.6. Årlig rengøring af vaskeriet af professionelt rengøringsfirma til ca. 1000 kr. (jf. tilbud indhentet af Ringgården). Rengøringen vil blive udført om efteråret, da vaskeriet også bliver gjort rent i forbindelse med arbejdsdagen om foråret.

Eftersom foregående forslag blev forkastet, fordi der er mere stemning for endnu en arbejdsdag med rengøring af fælleshus og vaskehus, trækkes dette forslag tilbage af bestyrelsen.

5.7. Det foreslås at boligforeningen straks tager initiativ til at Arcon* gennemgår samtlige lejemåls solvarmeanlæg mhp. Eventuelle systemfejl, samt erstatter de gamle analoge styringssystemer med de mere tidssvarende og besparende nye, som bl.a. sørger for differentieret pumpeaktivitet. Envidere foreslås det, at der iværksættes eftersyn hvert andet år, som anbefalet.

Peter fra bestyrelsen orienterer om bestyrelsens forsøg på at få istandsat en gennemgang af lejemålenes anlæg. Der er mistanke om at mange anlæg er defekte, hvilket betyder flere tusinde kr. årligt i unødvendigt forbrug af varmt vand for nogle lejemål

-Bestyrelsen vedtog efter markvandring i 2014 at disse skulle undersøges, samt at der skulle udfærdiges en vejledning til betjening af solcelleanlæg/genvexsystem så nye beboere nemt kan sætte sig ind i det, samt for at sikre at nogle beboere har kendskab til dem og derfor kan instruere andre beboere i brugen.

-Peter fra bestyrelsen aftalte at betale for at Arcon kunne undersøge solcelleanlægget, men at reparation af evt. fejl skulle betales via boligforeningen. På trods af at varmemesteren tidligere havde undersøgt anlægget, fandt Arcon at en pumpe i solcellesystemet var ude af drift, hvorfor den skulle udskiftes. Arcon fortalte desuden at der bør være en serviceaftale så systemerne undersøges hvert/hvert andet år.

-Initiativet strander imidlertid her, da der stadig ikke er sket mere i juli 2015 trods bestyrelsens henvendelser. Det er bestyrelsens opfattelse at henvendelser til inspektøren ikke i tilstrækkelig grad tages seriøst, da der ikke bliver kvitteret for henvendelser og fortsat ikke er sket mere. Inspektøren har på dagen for generalforsamlingen svaret i en e-mail at han ikke har kunnet få en ordentlig dialog med Arcon om at løse opgaven og han derfor er i kontakt med afdelingens vvs-mand om at overtage opgaven.

-Holger fortæller at der ikke gælder lovmæssigt krav om serviceaftale vedrørende solvarmeanlæg, men man kan spørge om der burde være lavet sådan en da solcellerne blev installeret. Han siger at beboere kan henvende sig til varmemesteren hvis der er mistanke om at et anlæg ikke fungerer.

-En beboer spørger om Peter også har haft svært ved at kommunikere med Arcon. Peters erfaring med Arcon er at det er nemt at komme i dialog med dem og det tog kun få dage fra første henvendelse til de dukkede op.

-Der er enighed om at det ville have været en fordel om afdelingens inspektør havde været til stede ved mødet, så situationen omkring Arcon kunne opklares

-der er generel frustration over svartiden ved henvendelse til inspektøren, samt over mistanken om at enkelte husstande betaler for at kommunikationen ikke fungerer. Afdelingen kan rette henvendelse til Holger hvis der er utilfredshed med svartiden fremover

-”økohus”-navnet lægger desuden op til at afdelingens drift bør være så energibesparende som muligt.

-en beboer nævner at boligforeningen burde sirke sig at der er afsat penge i budgettet til at eftersyn af anlæg kan foretages

-der er enighed om at der fremover bør være serviceaftale som sikrer at anlæggene jævnligt undersøges

-Holger har ikke noget imod at det bliver Arcon, hvis det ellers er muligt

-* Spørgsmålet er om afdelingen kan vedtage at det skal være Arcon der undersøger anlæggene, hvilket desværre ikke er muligt. Forslaget må derfor ændres til ”et firma” i stedet for ”Arcon”.

23 stemmer for og 1 imod. Forslaget er vedtaget.

5.8. Det foreslås at afdelingen nedsætter en selvsupplerende gruppe af beboere, som påtager sig at skaffe sig så tilstrækkelig indsigt i brugen og reguleringsmulighederne, på såvel solvarmeanlægget som på genvexen, at det muliggør instruktion af øvrige lejere samt nye lejere i afdelingen. Boligforeningen påtager sig (evt. via teknisk afdeling eller aftale med de to udbydere) at etablere et sådan ”kursus”.

– Inspektøren har sagt god for nyt og lettere forståeligt informationsmateriale om systemerne, end det der pt. findes i beboermapperne

– Også på dette punkt er der utilfreds med at der er gået ca. 1½ år fra bestyrelsen satte det i værk, uden at der er kommet brugbart svar fra inspektøren

-Frivillige til dette udvalg/selvsupplerende gruppe er beboerne: Maria (nr. 108), Jacob (nr. 164), Mads (nr. 168), Brett (nr. 170), Dorthe (nr. 166)

-Muligvis gik noget information tabt da afdelingen fik ny varmemester. Den nuværende varmemester kan evt. være til stede ved gennemgangen af systemerne. Der foreslås også at lave en video af gennemgangen.

-Bestyrelsen vil være i dialog med boligforeningen om sidste sætning af forslaget.

Enstemmigt vedtaget

5.9. Det foreslås at boligforeningen tager initiativ til at etablere mulighed for at hvert lejemål kan følge energiforbruget via internettet, som det er tilfældet med Kamstrups kunder i den private boligmasse **

-Det er hensigten med dette forslag at bestyrelsen skal få mandat til at gå videre med at undersøge mulighederne, pris mv.

-Varmemesteren fortæller at boligerne pt. har de gamle Kamstrupmålere installeret

-Christian Mariegaard fortæller at AffaldVarme udskifter målerne hos varmekunder over en 5-årig periode fra 2012-2017. Disse kan fjernaflæses og kunderne se forbrug online

-Holger fortæller at varmemesteren kan trække daglige data fra lejemålene, måske kan dette videretransporteres til beboerne

-Tidligere varmemester printede månedligt oversigt til beboerne. Måske kan det foregå på en pdf til e-mail nu?

-Dette punkt har bestyrelsen også forsøgt at drøfte med inspektøren.

-En beboer påpeger at man altid kan ringe for at få data at vide

-Holger vil gerne undersøge om den fremtidige ”min side” på boligforeningens hjemmeside kan indeholde denne oversigt

-Opsummering: pt. er det ikke nemt at videretransportere disse data til beboerne og det skal først undersøges hvor kompliceret det er, samt hvor bekosteligt

**punktet ændres til følgende formulering: “Boligforeningen og bestyrelsen tager initiativ til at undersøge mulighederne for at de enkelte husstande kan få en månedlig oversigt over energiforbruget”. 

Enstemmigt vedtaget i sin ændrede form

6. Valg af formand (punktet udgår, da det tidligere er besluttet, at afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv med afdelingsformand)

7. Valg af to bestyrelsesmedlemmer

På valg er: Julie Grouleff og Peter Rønn Jensen

-begge modtager genvalg, Julie fortsat som formand

8. Valg af suppleanter

-Birgitte nr. 162 og Mads nr. 168

9. Evt.

9.1. Vandregning:

De sidste 2 år er der diskuteret en stor fælles vandregning, som der er stærk formodning for kan skyldes sprunget vandrør eller lignende. Bestyrelsen er stadig i gang med at få undersøgt hvad der er galt, men mangler svar fra boligforeningen.

9.2. Kælderen:

Der mangler en tovholder. Bestyrelsen finder en kælderansvarlig.

9.3. Lån af boremaskine

En beboer beder om en opfordring til folk om at huske at skrive sig på sedlen når man låner boremaskine

9.4. Værktøj til kælderen

Der spørges om der kan indkøbes værktøj til kælderen, der tidligere havde et værksted. Erfaringen viser at værktøjet hen ad vejen forsvinder, formentlig fordi folk glemmer at aflevere det tilbage ved lån. Bestyrelsen vil diskutere og undersøge mulighederne.

 

Referat af bestyrelsesmøde den 26. august 2015-08-30

Referat af bestyrelsesmøde den 26. august 2015-08-30

Til stede: Julie, Bjarke, Peter, Birgitte, Christine

Referent: Christine

1. Generalforsamling den 7. september

-fællesspisning: Julie og Bjarke står for aftensmad

-forslag til afstemning er indsendt til Ringgården og bliver uddelt til beboerne inden den 7.

– Peter vil opfordre beboerne til fremmøde den 7. via Økohusets Facebookside, for kun sådan kan vi alle

være med til at gøre en forskel

2. Udstyr/anlæg i fælleshuset

Bestyrelsen har fået lov til at købe udstyr fra Hifiklubben, dertil er der indhentet tilbud. Julie og Bjarke står

for indkøb af dette. Bestyrelsen har også fået en printer.

3. Rengøring af fælleshus og efterfølgende tjek

På baggrund af en henvendelse har bestyrelsen diskuteret tjek af rengøring af fælleshuset, når dette harvværet udlejet. Det er blevet konstateret at fælleshuset også benyttes når det ikke er udlejet. Det er selvfølgelig dejligt, men huset skal selvfølgelig efterlades rent. Det kan være et problem at tjekke om det er lejere af fælleshuset der ikke har gjort ordentligt rent efter endt brug, hvis der ikke tjekkes kort efter lejetiden er slut. Eftersom det er en meget stor opgave at stå for dette, kan fælleshusbestyreren skrive til bestyrelsesmailen, når hun ikke har mulighed for at tjekke op på rengøring lige efter udleje af huset. Hvis der altid tjekkes kort efter udleje, kan beboere der (selvfølgelig) har gjort rent efter brug, undgå at stå til ansvar for evt. andre der ikke får gjort ordentligt rent efter brug. Der er enighed i bestyrelsen om at give et nap med her, så der kan tjekkes kort efter udleje, da der i forvejen er mange opgaver forbundet med at være fælleshusansvarlig. Bestyrelsen vil gerne give en julegave til Rikke for det store arbejde med fælleshuset.

Camilla snakker med Rikke om at skrive til bestyrelsesmailen, i de tilfælde hvor hun ikke selv kan tjekke op

på rengøring indenfor kort tid.