Referat af afdelingsbestyrelsesmøde juni 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården

8. juni 2017

Bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Markvandring – opsamling.
3. Traktor til afdelingen?
4. Evaluering af arbejdsdagen. 5. Dialog med Helle.
6. Nyt fra ”aktivitetsudvalget”. 7. Datoer for de næste to møder. 8. Evt.

Ad. 1

Birgitte 162 og Peter også 162, deltager i repræsentantskabsmødet for boligforeningen torsdag den 8. juni 2017.
Helle har kontaktet et brolæggerfirma med henblik på etablering af storskraldsplads, samt mulighederne for at rette op på kloakken ved det lange cykelskur. Vi afventer Deres tilbagemelding. Helle har endvidere kontaktet karruselleverandøren mht. det råd, der er konstateret på bærepillen.

Ad. 2

Bestyrelsen arbejder videre med regnskaberne og budgetter for de kommende år efter gennemgangen fra ”Markvandringen”.
Der fokuseres især på planlagt vedligehold, men dog så der stadig er hånd i hanke med udgifterne til løbende vedligehold og renholdelse.

I forbindelse med planlagt vedligehold, er der et spørgsmål til udskiftning af hoveddørene i 2018, da Simon Nádházi, inspektør, tidligere har talt om konstruktionsfejl. Peter 162 kontakter Simon for afklaring af om hele beløbet for udskiftningen i så fald skal konteres afdelingen, eller om dette evt. er et forsikringsspørgsmål?

Bestyrelsen har bedt Simon fremsende alle serviceaftaler for afdelingen.
(Til almindelig oplysning og for god ordens skyld omfatter disse: Årligt eftersyn af Genvex; Årlig pudsning af de høje vinduer indvendigt, samt foldevinduer mod solhuset; Serviceaftale på vaskemaskiner og tørretumbler; Årligt eftersyn af solvarmeanlæg; Eftersyn af døre og vinduer hvert 6. år).

Ad. 3

Ligeledes fra ”Markvandringen”, men en så stor investering for 2018, at den har et punkt for sig på dette møde, er anskaffelse af en traktor til deling med de øvrige afdelinger, 27 og 32, Helle er varmemester for.
Bestyrelsen har fremsendt mail til Simon, for nærmere uddybning af behovet for traktoren, samt hvilke arbejdsopgaver man fra Ringgårdens side forestiller sig, at den skal løse.

Ad. 4

Det var jo en ”vældig” dag 😊 .
Og at starte med en morgensang var en fantastisk god begyndelse på dagen. Tak til Jette 176.

Bestyrelsen er rigtig glad for det store fremmøde og den store opbakning, der er til arbejdsdagen og fællesskabet her i afdelingen.
Stor tak til alle, og dejligt at se så mange af vores nye naboer.

Desværre gik vinduespudsermaskinen i stykker midt i det hele.
Der er sendt besked til Helle, men da hun ikke tidligere har været i kontakt med det rengøringsfirma, der leverede maskinen, har Brett Patching, 170, været så venlig at tilbyde at komme med ind over kontakten.
Hvis der er noget, der skal spredes/læsses/losses ved næste arbejdsdag, må vi bede Helle gennemgå om, det rigtige værktøj er til stede inden arbejdsdagen.

Ad. 5

Peter 162 har desværre ikke længere mulighed for fysisk at have de månedlige møder med Helle.
Side 1 af 2

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 8. juni 2017

Da der ikke er andre der kan overtage, blev det aftalt at kommunikationen må fortsætte skriftligt.

Ad. 6

Afventer til næste møde.

Ad. 7

De 2 næste mødedatoer er fastsat til:

12. juli 2017 19.00 og
9. august 2017 19.00

Dog med mulighed for ændring, da begge ligger i ferieperioden.
Møderne afholdes i fælleshuset og alle interesserede er mere end velkommen.

Ad. 8

Intet at bemærke.

OG, som sidst, IKKE EN DEL AF REFERATET, men lidt som bestyrelsen gerne vil slå på tromme for 😉 :

Skraldemændene i Aarhus har en fantastisk overenskomst, bla. gælder, at hvis skraldespanden overfyldt, behøver de ikke tømme den, og det er faktisk godt, alle har jo ret til et godt

😊 ! Derfor hvis en skraldespand er fyldt til kanten, må du meget gerne gå videre til

arbejdsmiljø
næste ”ikke fyldte” skraldespand.

Og med venlig hilsen fra Helle: Alle er mere end velkomne til at sætte/bygge nye sider på flaskecontaineren/kassen, når den er ved at være fyldt.

Side 2 af 2

Referat af bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182.

Dagsorden:

  • Nyt fra Ringgården.
  • Markvandring – opsamling.
  • Traktor til afdelingen?
  • Evaluering af arbejdsdagen.
  • Dialog med Helle.
  • Nyt fra ”aktivitetsudvalget”.
  • Datoer for de næste to møder.
  • Evt.

Ad. 1

Birgitte 162 og Peter også 162, deltager i repræsentantskabsmødet for boligforeningen torsdag den 8. juni 2017.

Helle har kontaktet et brolæggerfirma med henblik på etablering af storskraldsplads, samt mulighederne for at rette op på kloakken ved det lange cykelskur. Vi afventer Deres tilbagemelding.

Helle har endvidere kontaktet karruselleverandøren mht. det råd, der er konstateret på bærepillen.

Ad. 2 

Bestyrelsen arbejder videre med regnskaberne og budgetter for de kommende år efter gennemgangen fra ”Markvandringen”.

Der fokuseres især på planlagt vedligehold, men dog så der stadig er hånd i hanke med udgifterne til løbende vedligehold og renholdelse.

I forbindelse med planlagt vedligehold, er der et spørgsmål til udskiftning af hoveddørene i 2018, da Simon Nádházi, inspektør, tidligere har talt om konstruktionsfejl. Peter 162 kontakter Simon for afklaring af om hele beløbet for udskiftningen i så fald skal konteres afdelingen, eller om dette evt. er et forsikringsspørgsmål?

Bestyrelsen har bedt Simon fremsende alle serviceaftaler for afdelingen.

(Til almindelig oplysning og for god ordens skyld omfatter disse: Årligt eftersyn af Genvex; Årlig pudsning af de høje vinduer indvendigt, samt foldevinduer mod solhuset; Serviceaftale på vaskemaskiner og tørretumbler; Årligt eftersyn af solvarmeanlæg; Eftersyn af døre og vinduer hvert 6. år).

Ad. 3 

Ligeledes fra ”Markvandringen”, men en så stor investering for 2018, at den har et punkt for sig på dette møde, er anskaffelse af en traktor til deling med de øvrige afdelinger, 27 og 32, Helle er varmemester for.

Bestyrelsen har fremsendt mail til Simon, for nærmere uddybning af behovet for traktoren, samt hvilke arbejdsopgaver man fra Ringgårdens side forestiller sig, at den skal løse.

Ad. 4 

Det var jo en ”vældig” dag 😊.

Og at starte med en morgensang var en fantastisk god begyndelse på dagen. Tak til Jette 176.

Bestyrelsen er rigtig glad for det store fremmøde og den store opbakning, der er til arbejdsdagen og fællesskabet her i afdelingen.

Stor tak til alle, og dejligt at se så mange af vores nye naboer.

Desværre gik vinduespudsermaskinen i stykker midt i det hele.

Der er sendt besked til Helle, men da hun ikke tidligere har været i kontakt med det rengøringsfirma, der leverede maskinen, har Brett Patching, 170, været så venlig at tilbyde at komme med ind over kontakten.

Hvis der er noget, der skal spredes/læsses/losses ved næste arbejdsdag, må vi bede Helle gennemgå om, det rigtige værktøj er til stede inden arbejdsdagen.

Ad. 5 

Peter 162 har desværre ikke længere mulighed for fysisk at have de månedlige møder med Helle.

Da der ikke er andre der kan overtage, blev det aftalt at kommunikationen må fortsætte skriftligt.

Ad. 6 

Afventer til næste møde.

Ad. 7 

De 2 næste mødedatoer er fastsat til:

12. juli 2017 19.00

og

9. august 2017 19.00

Dog med mulighed for ændring, da begge ligger i ferieperioden.

Møderne afholdes i fælleshuset og alle interesserede er mere end velkommen.

Ad. 8 

Intet at bemærke.

OG, som sidst, IKKE EN DEL AF REFERATET, men lidt som bestyrelsen gerne vil slå på tromme for 😉:

Skraldemændene i Aarhus har en fantastisk overenskomst, bla. gælder, at hvis skraldespanden overfyldt, behøver de ikke tømme den, og det er faktisk godt, alle har jo ret til et godt arbejdsmiljø😊  Derfor hvis en skraldespand er fyldt til kanten, må du meget gerne gå videre til næste ”ikke fyldte” skraldespand.

Og med venlig hilsen fra Helle: Alle er mere end velkomne til at sætte/bygge nye sider på flaskecontaineren/kassen, når den er ved at være fyldt.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde 9. november 2016

1. Nyt fra Ringgården
– Gyngestativet er i process
– Birgitte har fået udlæg, beløbet bruges til julearrangement i stedet for arbejdsdag

2. Dialog med Helle
– Fungerer rigtigt godt
– Fremtidige punkter; gødsning (hvor, hvad, hvor meget. Trænger hækkene?)
– Er det muligt at få laet en jordbundsanalyse?
– Beboerhenvendelse/klage over håndværkere: Helle oplyser at der altid er tlf.nr. til håndværkere, så alle kan aftale et bestemt tidspunkt hvor de så kan være hjemme, hvis dette ønskes.
– Glas og papircontainere: Helle vil gerne hvis vi folder overskydende pap (når containerne er fulde) og binder en strik om, samt sætter det til storskrald. Det er vigtigt at alle beboere ved at de kan (o bør) sætte en eksra ramme på glascontaineren, når den er fuld. Dette skal kommunikeres ud.
– Afd.bestyrelsen vil kommunikere til beboerne, at spørgsmål/feedback til Helle også kan rettes gennem afdelingsbestyrelsen
– Referater vil også blive uddelt til Helles postkasse

3. Fælleshuset er åbent igen
– må aflåses for en kort periode hvis nødvendigt
– Indskærpes at der aldrig må være overnattende gæster i fælleshuset
– Ordensreglement for fælleshuset bør revideres ved næstkommende lejlighed
– Nye stole: Christine undersøger muligheden for at afprøve stolene i afd. 32
– Peter spørger Simon om den nuværende stolemodel stadig kan købes

4. Arbejdsdag
– Blev desværre ikke til noget
– Overveje aftensmad fremover
– Overveje framelding på sedlen

5. Julearrangement
– Datoforslag: 10. december
– Juleklip for børn, fest for voksne
– Evt. seddel i nøgleskab
– Inputs til invitationen

6. Hjemmesiden
– Kan Rasmus se hvor mange besøgende der er?
– Kan man lave en tilmelding til notifikationer ved nye uploads (referater) p hjemmesiden?
– Skal invitationer på hjemmesiden?

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde september 2016

Bestyrelsesmøde d. 28/9 2016

1: Konstituering
Formand – Birgitte ( nr 162 )
Kontaktperson til Simon (afdelingens inspektør) Peter ( nr 162 )

2: Nyt fra Ringgården
Gyngestativ – Peter går videre til Simon med det indhentede tilbud på gyngestativ med 2 gynger
og en babygynge.

3: Dialog med varmemesteren – Peter har aftalt månedlige møder med Helle resten af dette år mhp
gensidig information.

4: Energigruppen – der er kun få medlemmer tilbage i gruppen. Interesserede beboere opfordres til
at henvende sig til bestyrelsen.

5: Solfanger service – Peter beder om at servicerapporten også sendes til bestyrelsen.

6: Storskraldsplads – mht planerne om at flytte storskraldspladsen afventes en større omlægning af
affaldssortering hos “Affald Aarhus”

7: Vaskehus
Christine henvender sig til Ringgården mht udspecificering af udgifter til sæbe, salt, vand mm.
Peter har bedt Helle om at undersøge problematikken om evt brandfare pga støv under
vaskemaskinerne.

8: Hjemmesiden
Rasmus arbejder på sagen – referater fra bestyrelsesmøderne ligger nu på hjemmesiden.

9: Information fra bestyrelsen
Det aftales at referater fra bestyrelsesmøderne både lægges på hjemmesiden og i
postkasserne.

10: Udhængsskab
Vi vil opfordre til at udhængsskabet kommer i brug. Det er ikke alle der er på facebook, så
skabet vil være et godt sted til også at formidle f.eks køb/salg, gymnastik og hvad der ellers
kunne være interessant, sjovt og sundt? .
Jette er “tovholder”, så der ikke kommer til at hænge årgamle opslag.

11: Arbejdsdag i efteråret
Lørdag d. 5/11 kl 9 – senest 14. Der kommer særskilt invitation og tilmelding senere,
men sæt x i kalenderen.

12: Næste møde
D. 12/10 kl 19 i nr 162.
Møderne er åbne, så alle er velkomne. Vi mangler også suppleanter i bestyrelsen, så hvis
nogen har lyst vil det være rigtig godt.

Birgitte.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde august 2016

Bestyrelsesmøde d. 10/8 2016.

1. Referent: Birgitte.

2. Nyt fra Ringgården:

Mads og Christine har deltaget i regnskabsgennemgang.
Christine og Birgitte deltager i budgetgennemgang d. 17/8.
Peter laver opslag på facebook med opfordring til at stille forslag til Afdelingsmødet d. 5/9 2016.

3. Dialog med varmemesteren:
Fortsat fokuspunkt for den nye bestyrelse.

4. Næste møde: d. 1/9 kl 19 – forberedelse til afdelingsmødet.

Referat af bestyrelsesmøde den 9. september 2015

Til stede: Julie, Bjarke, Mads, Birgitte, Peter & Christine

Referent: Christine

  1. Nyt fra Ringgården
    1. Simon har foreslået Julie at holde et møde om afdelingens anlæg den 30. september. Det vil derudover være fint at diskutere den store vandregning fra den fælles hane. (jf. nedenfor spørge Simon om Bolignet-Aarhus pkt. 2.1. samt vaskemaskineindstillinger, pkt. 3)
  2. Opfølgning på generalforsamling
    1. Bestyrelsen undersøger hvor længe der skal betales af på lån til Bolignet-Aarhus.
    2. Fladvognen trænger til at blive lappet og få en ny topplade. Mads vil forsøge at lave den.
    3. Birgitte laver rengøringssedlen til vaskehuset. Sedlen omdeles i postkasser og hænges i vaskehus. Hun spørger de beboere der bruger vaskehuset om accept til at udsende sms-påmindelse om rengøring.
    4. Velkomstfolderen ordner Christine (Rasmus)
    5. Vaskehusets opslagstavle trænger til oprydning, hvilket kan gøres på den næste arbejdsdag.
    6. En ekstra arbejdsdag til hovedrengøring af fælleshus og vaskehus, eftersom der til generalforsamlingen ikke var stemning for professionel rengøring. Dette kan blive den 1. november (uge 44) kl. 10 til brunch – til ca. 14. Det foreslås at lave den fælles spisning forholdsvis let efter arbejdet, feks. Kage/kaffe. Christine skriver invitation til arbejdsdag + reminder om at skrive på sedlen hvis man låner boremaskine eller madrasser.
    7. Pt. ikke værktøj i kælderen, men det er måske en mulighed at diskutere det igen senere. Først skal der findes en kælderansvarlig. Kælderen bør måske kigges på til arbejdsdag i november.
  3. Henvendelse fra beboer
    Beboeren spørger om det er muligt at indstille vaskemaskinerne således at det fremover er muligt at vælge forvask og ’meget’ snavset på 30 graders vask. Julie spørger Simon.
  4. Evt.

Peter vil gerne stå for at ordne rosenbedet i den tidligere sandkasse mellem blokkene. Peter spørger/giver besked til Helle. Peter vil gerne se på mulighederne for at lave et nyhedsbrev igen, samt for at arrangere noget fredagsbar.

Mads vil undersøge hvad det koster at plante et frugttræ eller en busk når der kommer en nyfødt i afdelingen.
Bestyrelsen skriver email til hinanden om mobilnumre.
Bjarke indsætter billede af Mads og Christine på hjemmesiden når de har sendt billeder.

 

Referat af bestyrelsesmøde den 26. august 2015-08-30

Referat af bestyrelsesmøde den 26. august 2015-08-30

Til stede: Julie, Bjarke, Peter, Birgitte, Christine

Referent: Christine

1. Generalforsamling den 7. september

-fællesspisning: Julie og Bjarke står for aftensmad

-forslag til afstemning er indsendt til Ringgården og bliver uddelt til beboerne inden den 7.

– Peter vil opfordre beboerne til fremmøde den 7. via Økohusets Facebookside, for kun sådan kan vi alle

være med til at gøre en forskel

2. Udstyr/anlæg i fælleshuset

Bestyrelsen har fået lov til at købe udstyr fra Hifiklubben, dertil er der indhentet tilbud. Julie og Bjarke står

for indkøb af dette. Bestyrelsen har også fået en printer.

3. Rengøring af fælleshus og efterfølgende tjek

På baggrund af en henvendelse har bestyrelsen diskuteret tjek af rengøring af fælleshuset, når dette harvværet udlejet. Det er blevet konstateret at fælleshuset også benyttes når det ikke er udlejet. Det er selvfølgelig dejligt, men huset skal selvfølgelig efterlades rent. Det kan være et problem at tjekke om det er lejere af fælleshuset der ikke har gjort ordentligt rent efter endt brug, hvis der ikke tjekkes kort efter lejetiden er slut. Eftersom det er en meget stor opgave at stå for dette, kan fælleshusbestyreren skrive til bestyrelsesmailen, når hun ikke har mulighed for at tjekke op på rengøring lige efter udleje af huset. Hvis der altid tjekkes kort efter udleje, kan beboere der (selvfølgelig) har gjort rent efter brug, undgå at stå til ansvar for evt. andre der ikke får gjort ordentligt rent efter brug. Der er enighed i bestyrelsen om at give et nap med her, så der kan tjekkes kort efter udleje, da der i forvejen er mange opgaver forbundet med at være fælleshusansvarlig. Bestyrelsen vil gerne give en julegave til Rikke for det store arbejde med fælleshuset.

Camilla snakker med Rikke om at skrive til bestyrelsesmailen, i de tilfælde hvor hun ikke selv kan tjekke op

på rengøring indenfor kort tid.

Referat af bestyrelsesmøde d. 14 Januar 2015

Referat af bestyrelsesmøde 14. januar 2015

Til stede: Julie, Bjarke, Birgitte og Christine

Referant: Christine

1. Nyt fra Ringgården

Der bliver sandsynligvis afholdt afdelingsmøde den 7. septemper i år

2. Opfølgning på ting fra sidste møde

Vi venter fortsat på at der sker mere med følgende punkter:

  • Afholdelse af møde om korrekt brug af energi installationer
  • Besked til bestyrelsen ved indflytnng
  • Etablering af handikap p-plads ved siden af skraldeskuret
  • Undersøgelse af udendørs fælles vandforbrug

Der er dog ikke sket noget i forhold til nogen af tingene endnu.

Peter retter (endnu engang)  henvendelse til Ringgaarden i forhold til energimøde.

Velkomstfolderen: den er rettet og Christine retter/tilføjer småting, herunder info om pris for leje af fælleslokale. Christine spørger Rikke efter billeder af afdeling, Rasmus fra nr. 154 bruger disse til at lave en fin folder.

3. Fælleshuset

Som tidligere aftalt er det fortsat planen at udarbejde en inventarliste i forbindelse med arbejdsdagen. Øvrige ting der skal være til dispostion for lejere af fælleshuset; medfører betalingen at der skal være f.eks. opvasketabs, skraldeposer, bagepapir til disposition. Julie snakker med fælleshusansvarlig Rikke om hvilke ting der bør være i huset.

4. Uret i vaskerummet

Uret passer desværre ikke og Birgitte beder Helle om at flytte det, så uret kan indstilles.

5. Fælles kælderrum

Det er ikke meningen at kælderen skal benyttes som pulterrum af beboere, da alle lejligheder har et skur til formålet. Pt. Er kælderen meget rodet af bl.a. tøj der ligger mere eller mindre i bunker på gulvet, samt bildæk der heller ikke hører hjemme i kælderen. Det foreslås at bestyrelsen til næste møde forsøger at finde en kælderansvarlig/”tovholder” så rodet fremover kan undgås.

6. Evt

Vi mangler fortsat en haveansvarlig! Så evt. interesserede må meget gerne melde sig. Christine foreslår at dette kan gentages til arbejdsdag hvis der stadig ikke er fundet en haveansvarlig.