Bestyrelsesmøde 15. august 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 24. august 2017

Bestyrelsesmøde den 15. og 21. august 2017
Tilstede: Birgitte Stilling 162 – referent, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182, Jette Sørensen 176 – den 15.

aug., Louise Bengtson 120 – den 21. aug.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Planlægning af afdelingsmødet den 6. sept. 2017 kl. 18.00. 3. Efterårs arbejdsdag.
4. Kommunikation, hjemmeside og facebook.
5. Nyt fra aktivitetsudvalget.
6. Styringsdialog.
7. Næste møde.

Ad. 1

Gennem et omfattende og strabadserende arbejde med kulegravning af vores regnskab og budget, er det efter forhandling med boligforeningens ledelse, foreløbig lykkedes at få skåret en procent væk af den budgetterede stigning på tre procent
Da vi er af den opfattelse, at huslejeniveauet for de fleste har nået smertegrænsen (og i øvrigt ligger i absolut top, både i Ringgården og i forhold til sammenlignelige boliger i området), vil dette være et fortsat fokuspunkt i det fremtidige arbejde. Derfor vil en enig bestyrelse da også stille forslag om, at blive kollektivt medlem af Lejernes LO, idet dette er noget vi ikke kan løfte alene. Medlemskabet vil betyde en udgift på ca. 20 kr. månedligt pr. lejemål, men vi er overbeviste om, at dette beløb vil være rigtigt godt givet ud.

Forslaget bliver sat til afstemning på vores afdelingsmøde den 6. september, hvor vi har inviteret LLO’s formand Nini Kristensen med for at orientere yderligere.

Ad. 2

  1. Der udbedes input til formandens beretning.
  2. En enig bestyrelse foreslår indmeldelse i LLO.
  3. Fællesspisning skal arrangeres – ”menuen” bestemmes når tilmeldingerne foreligger – gode forslag er

    velkomne 😊.

Ad. 3

Der planlægges en arbejdsdag den 8. oktober, hvor blandt andet vinduespudsning er på programmet. Peter kontakter Simon (vore inspektør) angående status for vinduesvaskemaskinen.

Ad. 4

Brett har lavet et flot forslag til hjemmesiden.
Peter vil gerne være redaktør på hjemmesiden. Der bliver evt. tale om også at benytte den skabelon for hjemmesiden som Ringgården har. Peter kontakter Lulu (Ringgårdens kommunikationsmedarbejder).
Der er forslag om at Peter bliver medadministrator for vores facebook gruppe. Emnet med oprydning af gruppens medlemmer skal dog undersøges nærmere. Trods alt er det jo rart med en ”fan-klub” af tidligere beboere, der stadig følger med i livet i Øko-husene.

Ad. 5

Som beskrevet på den omdelte invitation afholdes der Loppe – byttemarked og andre hyggelige tiltag den 27. august kl. 10 – 15. Bestyrelsen opfordrer alle til at bakke op om arrangementet og håber på godt vejr 😊.

Ad. 6

Afdelingsbestyrelsen har modtaget et skema vedrørende beboerdemokrati i afdelingen til brug for Aarhus Kommune – vi besvarer dette efter bedste evne.

Ad. 7

Næste afdelingsbestyrelsesmøde bliver den 30. august kl. 19.00, til forberedelse af delingsmødet den 6. september.

Side 1 af 1

Bestyrelsesmøde 12. juli 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården

15. juli 2017

Bestyrelsesmøde den 12. juli. 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182: Referent Maria Correa 108.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Budget og regnskab – hvor er vi lige nu! 3. Revision af ordensreglement for afd. 29. 4. Nyt fra aktivitetsudvalget.
5. Hjemmesiden.
6. Afdelingsmødet i september.
7. Miljøprisen.
8. Næste møde.
9. Evt.

Ad. 1

Ringgårdens oplæg til budget for 2018 blev modtaget den 4. juli 2017. Behandles under Ad. 2.

Ad. 2

Budget for 2018 samt tidligere – og løbende års regnskab, har været gennem kritisk gennemgang op til mødet. Gennemgang af brev til Ringgården med indsigelser mod budget 2018, samt vedr. uoverensstemmelser i forrige – og løbende års regnskab.
Brev afsendes snarest muligt.

Ad. 3

Dette punkt må afvente grundet arbejdspres med gennemgang af regnskaber og budget 2018, da vi for dette punkt arbejder op mod deadline 6. september – afdelingsmødet. Inden da skal der være konsensus mellem Ringgårdens og bestyrelsens planer for afdelingen, samt ikke mindst: fælles fodslaw om regnskabsførelse.

Ad. 4

Afventer.

Ad. 5

Hjemmesiden er under genudvikling.
Stor tak til Brett Patching 170, der har udført et kolossalt stykke arbejde med fuldstændig oprydning og genopbygning af hjemmesiden.
Brett afventer Domain Name Registry for opdatering af indstillinger.
Folk bedes være tålmodige. Der gives besked på facebook, når hjemmesiden (www.okohuset.net), er klar igen.

Ad. 6

Afdelingsmødet afholdes i år onsdag den 6. september.
I år bliver det med fællesspisning før mødet. Fællesspisning kl. 18.00, med forventet mødestart kl. 19.00. Bestyrelsen håber/ser frem til, at rigtig mange deltager. Forhåbentlig samme store opbakning som til arbejdsdagen i maj.

Ad. 7

Vi vandt dkr. 15.000 af Ringgårdens egen miljøpris – så lad os give os selv et skulderklap 😊, og stor tak til Peter Rønn 162, for research og indstilling.
Projektet går i al sin enkelhed ud på miljøvenlig snerydning med tørret gylle. Et nyt forsøgsprojekt, hvor vi er glade for, at kunne være frontløbere.

Nu afventer arbejdet med realisering. Her forventer vi dog vejledning fra Ringgården mht. igangsættelse af den slags projekter.

Side 1 af 2

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 15. juli 2017

Ad. 8

Næste møde udskydes til onsdag den 16. august 2017. Stadig kl. 19.00 og stadig i fælleshuset. HUSK: alle i afdelingen er mere end velkomne til at møde op.

Ad. 9

Vi har modtaget mail fra grundejerforeningen Ny Skejby, vedr. rabataftale med Flügger Randersvej. 15% rabat på alle køb, ved oplysning af kontonr.
Kontonr. fås ved henvendelse til bestyrelsen.

Vi har, på bestyrelsens opfordring, modtaget tilbud fra Brolæggermester Finn Klitgaard på: Sænkning af riste og opretning af sten, samt opretning af p-plads huller. Opretning af herregårdssten ved trapper.
Etablering af storskraldsplads ved enden af p-plads.

Desværre må beslutning om igangsættelse afvente, grundet usikkerhed for budget 2018.

Med ønske om rigtig god og solrig sommer til alle.

Side 2 af 2

Bestyrelsesmøde 3. maj 2017

Bestyrelsesmøde den 3. maj 2017

Tilstede: Birgitte Stilling Pedersen 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 176, Jette Sørensen 170.

Dagsorden

  • Nyt fra Ringgården
  • Markvandring
  • Arbejdsdag
  • Evt.

Ad. 1

Eneste punkt fra Ringgården er ”Markvandring”, der finder sted mandag den 8. maj 2017 kl. 10 – 12.

Fra boligforeningen deltager: Simon Nádházi (inspektør) og vores varmemester Helle. Fra bestyrelsen deltager: Birgitte, Peter Rønn og Jette.

Ad. 2

Listen til årets markvandring er omfattende.

Punkterne 1 – 6 følger prioriteringen, punkterne 7 – 14 er skrevet i ”ikke prioriteret” rækkefølge.

  • Den indvendige vinduespudsning af de store vinduer de seneste 2 år, har været ikke, kun mangelfuld, men direkte uacceptabel. Bestyrelsen har en detaljeret beskrivelse fra Maria Correa 108, for hvorledes arbejdet er blevet udført (eller rettere ikke udført), som medtages til markvandringen. Nedenstående punkter (a – c) skal klarlægges, og selvfølgelig skal vi i konsekvens heraf, for det første have rettet op på årets mangelfulde vinduespudsning og dernæst have boligforeningens garanti for, at den fremtidige vinduespudsning igen lever op til tidligere standard.
  • Hvem har ansvaret for kontrakten med og kontakten til rengøringsfirmaet
  • Er der en klar arbejdsbeskrivelse mht. hvilke vinduer, der skal pudses og måden hvorpå arbejdet udføres, bla. hvor tit der skiftes vand.
  • Hvem har ansvaret for opfølgning af det udførte arbejde og hvem er beboernes kontaktperson, såfremt vinduespudsningen ikke er tilfredsstillende.
  • Vintersaltning – Søgning ved Miljøfonden for mere miljøvenlige metoder er sat i værk af Peter R. Såfremt vi ikke kan komme i betragtning, ønskes oplyst andre alternativer til den nuværende saltning.
  • Etableringen af en ny storskralds-ø, var også med på sidste års markvandring. Hvad er status? Helle må stadig hver torsdag flytte tingene op til vejen, hvilket til tider kan være et ualmindeligt omfattende, tungt og tidskrævende arbejde.
  • Evaluering af den igangsatte månedlige dialog mellem en repræsentant fra bestyrelsen og varmemesteren.
  • Bestyrelsen ønsker en skriftlig status pr. lejemål af den nylige energigennemgang.
  • Bestyrelsen ønsker en skriftlig status pr. lejemål af den nylige gennemgang af døre og vinduer. Årets gennemgang viste for meget, der var for nedslidt og ødelagt og som derfor var dyrere for afdelingen, at få rettet op på og repareret. Andre afdelinger har en fast eftersynsaftale. Spørgsmål til Simon: Hvad skal der til for, at lignende etableres her.
  • Fjernelse af den store sten, som blokerer for en parkeringsplads, resterer stadig fra sidste års markvandring. Der skal fastsættes en deadline.
  • Ved udskiftning emhætte skal det klarlægges, hvad mulighederne er for den enkelte beboer. Er det muligt, at lejer selv betaler prisforskellen til emhætte med større sugeevne og i mere rengøringsvenligt design, hvor boligforeningen afholder fastsatte grundbeløb til emhætte, samt montering.
  • Ved udskiftning af kogeø skal mulighederne klarlægges. Som for udskiftning af emhætte.
  • Udbedring af rustskader på metalafdækningen af den udvendige kant ved stuevinduerne, skal tænkes ind i budgettet.
  • Muligheden for overgang til LED pærer i alle lejemålenes fast installationer, som boligforeningen står for, og i fælles- og vaskehus skal klarlægges. Der er både betydelige miljømæssige og økonomiske besparelser, ved overgang til LED, men pt. sker udskiftning med standard pærer.
  • Kloakken ved det lange cykelskur skal renses. Ad notem: Kloakristen er over niveauet for stibelægningen.
  • Hullerne på den grusbelagte del af parkeringspladsen skal udbedres. For nuværende kan man vælge mellem, at få testet (læs – ødelagt) bilens støddæmper, eller at ødelægge flisebelægningen for at undgå det værste af hullerne.
  • Aarhus Kommune har bebudet ny affaldssortering startende ultimo 2017. Er Ringgården blevet orienteret om konsekvenserne af dette for de enkelte afdelinger?

Ad. 3

Opgravning af de udgåede syrenbuske ved Syrenstien ved nr. 180 skal medtages som arbejdspunkt.

I lighed med tidligere år, sørger Birgitte og Peter R. 162 indkøb til arbejdsdagen – og tak for det😊.

Bestyrelsen møder 8.30 i fælleshuset for klargøring og kaffebrygning.

Jette står for en morgensang.

Ad. 4

Økohusenes hjemmeside (www.okohuset.net) trænger til en gennemgang og opdatering. Punktet medtages på næste bestyrelsesmøde.

Det samme gør sig gældende for punktet ”velkomstfolderen”.

Næste møde afholdes tirsdag den 6. juni 2017 kl. 19.00 i fælleshuset

Bemærk den ændrede ugedag.

OG IKKE DEL AF REFERATET, MEN NYTTIG INFO TIL NYTILFLYTTERE:

Bestyrelsens møder er offentlige, så alle har ret til at deltage.

Du kan altid skrive til bestyrelsen på bestyrelsen@okohuset.net med forslag, punkter og emner.

Økohusene har egen, lukket, facebook-gruppe. Søg på ”ØKOhuset, Skejby” og anmod om deltagelse.

Husk at skrive dit husnr. på kalenderen, når du låner boremaskinen i vaskehuset, og gerne ”vinge” det af, når du afleverer boremaskinen igen😊

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde september 2016

Bestyrelsesmøde d. 28/9 2016

1: Konstituering
Formand – Birgitte ( nr 162 )
Kontaktperson til Simon (afdelingens inspektør) Peter ( nr 162 )

2: Nyt fra Ringgården
Gyngestativ – Peter går videre til Simon med det indhentede tilbud på gyngestativ med 2 gynger
og en babygynge.

3: Dialog med varmemesteren – Peter har aftalt månedlige møder med Helle resten af dette år mhp
gensidig information.

4: Energigruppen – der er kun få medlemmer tilbage i gruppen. Interesserede beboere opfordres til
at henvende sig til bestyrelsen.

5: Solfanger service – Peter beder om at servicerapporten også sendes til bestyrelsen.

6: Storskraldsplads – mht planerne om at flytte storskraldspladsen afventes en større omlægning af
affaldssortering hos “Affald Aarhus”

7: Vaskehus
Christine henvender sig til Ringgården mht udspecificering af udgifter til sæbe, salt, vand mm.
Peter har bedt Helle om at undersøge problematikken om evt brandfare pga støv under
vaskemaskinerne.

8: Hjemmesiden
Rasmus arbejder på sagen – referater fra bestyrelsesmøderne ligger nu på hjemmesiden.

9: Information fra bestyrelsen
Det aftales at referater fra bestyrelsesmøderne både lægges på hjemmesiden og i
postkasserne.

10: Udhængsskab
Vi vil opfordre til at udhængsskabet kommer i brug. Det er ikke alle der er på facebook, så
skabet vil være et godt sted til også at formidle f.eks køb/salg, gymnastik og hvad der ellers
kunne være interessant, sjovt og sundt? .
Jette er “tovholder”, så der ikke kommer til at hænge årgamle opslag.

11: Arbejdsdag i efteråret
Lørdag d. 5/11 kl 9 – senest 14. Der kommer særskilt invitation og tilmelding senere,
men sæt x i kalenderen.

12: Næste møde
D. 12/10 kl 19 i nr 162.
Møderne er åbne, så alle er velkomne. Vi mangler også suppleanter i bestyrelsen, så hvis
nogen har lyst vil det være rigtig godt.

Birgitte.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde august 2016

Bestyrelsesmøde d. 10/8 2016.

1. Referent: Birgitte.

2. Nyt fra Ringgården:

Mads og Christine har deltaget i regnskabsgennemgang.
Christine og Birgitte deltager i budgetgennemgang d. 17/8.
Peter laver opslag på facebook med opfordring til at stille forslag til Afdelingsmødet d. 5/9 2016.

3. Dialog med varmemesteren:
Fortsat fokuspunkt for den nye bestyrelse.

4. Næste møde: d. 1/9 kl 19 – forberedelse til afdelingsmødet.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde juni 2016

Referat fra bestyrelsesmøde d. 8/6 2016

1. Referent: Birgitte

2. Mads og Christine deltager i fremlæggelse af hovedforeningens regnskab d. 9/6.
Gyngestativ: Mads undersøger hvor mange penge der er til gyngestativer – skal der være 1 eller 2?

3. “Klagesagen” vedrørende katte er håndteret og afsluttet.

4. Arbejdsdagen d. 21/5 havde meget flot tilslutning og blev fint afviklet.

5. Fælleshus: Rikke laver forslag til afdelingsmødet til september angående brug af fælleshuset.

6. Havelodder: Alle der ønsker det har nu fået tildelt havelod.

7. Varmemester: Mads efterspørger jobbeskrivelse hos Simon. Det aftales at der det næste halve år er fokus på dialogen med varmemesteren.

8. Hjemmeside: Punktet flyttes til næste møde.

9. Dato for næste møde: d. 6/7-16 kl 19.

10. Evt: Sommerfest – Peter taler med Bo angående evt arrangement i august.

Brug af sprøjtemidler – Birgitte har talt med Helle om dette. Der anvendes Ultima Pro, som er det eneste ukrudtsmiddel der må anvendes, da det ikke strider mod de økologiske principper. Hækkene bliver ikke sprøjtet – det hvide klæbrige “stof” på bladene er pga bladlus.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde maj 2016

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde 11. maj 2016

Referent: Christine

Til stede: Mads, Peter, Birgitte, Camilla, Christine

1. Nyt fra Ringgården

Indkaldelse til generalforsamling. Bestyrelsen retter denne, Christine sender tilbage til L. E.

2. Klage vedrørende ikke-steriliserede katte

Peter vil tale med pågældende beboer

3. Arbejdsdag

Bestyrelsens opgaver: morgenmad, frokost, øl sodavand (Peter, Birgitte og Mille?? køber ind) Christine uddeler mærker og hænger flere i vaskehuset

Opgaver på dagen: fælleshus, vaskerum, kælder, cykelskure, vinduesvask, samle skrald

Punkt til generalforsamling: kælderansvarlig

4. Fælleshuset

Efter aftale med Rikke er det besluttet at stille forslag til generalforsamling om at bestyrelsen og Rikke er de eneste der kan låse beboere ind i fælleshuset (udlåne nøgle)

Købe nye stole? Mads spørger Simon

5. Gyngestativ

Mads spørger Simon

6. Havelod

Bestyrelsen forsøger at finde en løsning på dette, så haveloddet kan overdrages den tidligere indehaver næste år

7. Frugttræer

Tages med som forslag til generalforsamling

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde april 2016

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde onsdag den 6. april 2016

Til stede: Mille, Bjarke, Mads, Peter, Birgitte & Christine
Referent: Christine
1. Fælleshuset.
Der bliver ikke gjort rent når det bliver brugt spontant og folk bruger og udsmider gulvoppe, støvsuger mm.
Fælleshusansvarlig inviteres til næste møde så vi kan diskutere det, bestyrelsen forestiller sig en ordning hvor man skriver sig på seddel efter brug, ligesom der er med boremaskinen.
2. Vaskehus rengøring fremover
 
Christine ordner sms-system og har fået seddel fra Bjarke
3. Arbejdsdag.
Flyttes til lørdag den 21. maj
Opgaver: rengøring af fælleshus (herunder ordentlig rengøring af stole), vaskeri, oprydning i kælderen.
Skifte sand i sandkasse.
Der vaskes vinduer.
Evt. træer
Rene inviteres til næste møde, til input fsva. kælderen (Peter)
Christine printer og uddeler sedler, Mads har manillamærker
4. Uheldig oplevelse med en beboer i naboboligforening
Peter vil nævne det ved lejlighed
5. Katte og husreglement
 
Det fremgår af husreglementet at katte skal være steriliseret
6. Hjemmesideansvarlig
Rasmus nr. 106 overtager tjansen fra Bjarke
7. Markvandring.
Cykelskur, tørrestativ, betongulve, stort vandforbrug, vinduer, havedøre, skur til storskrald, handicapparkeringsplads, evt. vaskemaskine, frugttræer.
8. Vaskemasking/uldvask
Birgitte snakker med Helle
9. Frugttræer
Peter snakker med Helle
10. Printer
Bestyrelsesprinteren får nyt hjem i nr. 106
11. Valg af ny formand
Mads overtager posten som formand i bestyrelsen

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde marts 2016


Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 9. marts 2016

Til stede: Julie, Bjarke, Mads, Birgitte & Christine

Referent: Christine

  • Nyt fra Ringgården

Regnskab er udarbejdet hos Ringgården

Markvandring skal foregå senest den 23. april

  • Opfølgning på sidste møde

Mads vil lave en lille forklaring til anlæggene som kan komme på afdelingens Facebookside, hjemmeside og i velkomstfolderen.

Gennemtjek af anlæg skal med på markvandring

Storskrald-problemet skal med på markvandring

  • Henvendelse om vaskemaskinernes uldprogram

Det skal sandsynligvis vendes med Electrolux, om maskinerne kan indstilles så uldvask er 30 grader og ikke 40. Vi skal derfor have spurgt om muligheder og pris. Peter snakker med Helle om det først. Christine kontakter beboeren og fortæller om bestyrelsens beslutning

  • Henvendelse vedrørende udleje til ikke-beboere, når det er en parcelhusforening (kontra privatpersoner)

Rikke må selv stå for det, så der er en ansvarlig fra denne afdeling. I så fald er det ok, da det er noget andet end udleje til privatpersoner udenfor afdelingen

  • Invitation til arbejdsdag

Rasmus og Christine laver den, Julie og Bjarke printer og uddeler (ellers gør Rasmus og Christine)

  • Ny formand

Punktet tages med på næste møde. Info om refusion af udgifter mv. ved indkøb til afdelingen kan evt. fås hos Lulu Grønlund (hvis ikke bestyrelsesmedlemmer har papirer om dette allere, evt. næste møde)

  • Ny hjemmesideansvarlig

Kan måske være Rasmus nr. 106. Punktet tages med på næste møde

  • Sms-scheduler app

Rasmus og Christine får den op at køre (får numre af Bjarke)