Bestyrelsesmøde 28.03.18

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 28. marts 2018

Bestyrelsesmøde d. 28/03 2018

Tilstede: Jette 176, Peter 154, Peter 162 og Birgitte 162 (ref).

1. Nyt fra Ringgården:
Der er aftalt regnskabsmøde den 12. april, hvor bestyrelsen har en række kritiske spørgsmål til regnskabet 2017, som vi forventer fyldestgørende svar på.

Sagen om afdelingens indgåelse af en sekretariatsaftale med Lejernes LO, synes nu at få
en snarlig forventet løsning. Sagen kører nu mellem LLO og Boligforeningen.

2. Arbejdsdag 29.04.18
Der vil snarest muligt bliver omdelt en officiel invitation med opfordring til at bidrage med forslag til arbejdsopgaver udover de sædvanlige.
Vi håber at rigtig mange vil bakke op om den nyttige og hyggelige dag.

3. Markvandring 17.04.18:
På trods af den lidt poetiske betegnelse, så er den årlige markvandring en benhård og bindende gennemgang af fremtidige budgetposter og vurdering af en række ønskelige tiltag i afdelingen. Derfor er det rigtig vigtigt, at I melder ind til bestyrelsen, hvis I har særlige ønsker eller problemer i lejlighederne eller på terrænet, som I gerne vil stille fokus på.
I bestyrelsen har vi bl. a. tænkt os at tematisere dørenes beskaffenhed, udsigter til en nedgravet affaldsløsning, opsætning af tørrestativer og rummeligere faciliteter til opbevaring af vores cykler.

4. Velkomstfolder:
Vi er i færd med at udarbejde en opdateret velkomstfolder til de mange nye indflyttere. Den vil rumme de væsentligste informationer om praktiske anliggender mv. og vil blive overrakt personligt af et medlem af bestyrelsen, så alle nye beboere fremover føler sig velkomne i vores fællesskab.

5. Bestyrelsen:
Vi vil atter opfordre til at få en kop the med os til vores bestyrelsesmøder, som jo er ”åbne”. Det er vigtigt for beboerdemokratiet og samtidig også for om muligt at sikre nye entusiastiske medlemmer, når vi andre efterhånden dropper ud.
Dato for kommende møde vil altid fremgå af referatet og foregår i Fælleshuset.

6. Nyt fra aktivitetsudvalget:
Punktet udgår og tages op på næste møde.

7. Evt:
Intet

8. Næste møde: D. 23.04.18 kl. 18.00

Bestyrelsesmøde 21. februar 2018

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 21. februar 2018

Bestyrelsemøde d. 21/2 2018

Til stede: Jette nr 176, Peter nr 174, Louise nr 120, Peter nr 162, Birgitte nr 162 (referent)

Nyt fra Ringgården: Der er indhentet 3 tilbud vedr. indvendig vinduespudsning i 1. sals højde. Bestyrelsen vælger det billigste (Super1rent) og som opfylder vores krav. Markvandring bliver d. 17/4 kl 15.

Orientering om løbende sager: Det ser nu ud til at vores vinduespudsermaskine til udvendig vinduesvask kan blive repareret. Peter (nr 162) er i kontakt med et firma, der kan påtage sig opgaven. Vi har længe ønsket en vurdering af hækkenes og vores frugtbuskes tilstand. Peter (nr 162) har en aftale med en gartner d. 28/2 mhp jordbundsanalyse og handleplan.

Status vedrørende LLO: Afdelingens enstemmige vedtagelse om en sekretariatsaftale med LLO er endnu ikke effektueret grundet modstand fra boligforeningen. Det er et langt og meget sejt træk.

Arbejdsdag til foråret: Den årlige arbejdsdag er fastsat til d. 29. april kl 9 – 14. Der vil komme en særskilt indbydelse senere – men reserver gerne dagen, det er altid hyggeligt og dejligt at lære hinanden bedre at kende.

Bestyrelsen: Det aftales, at bestyrelsen og bestyrelsens arbejde skal synliggøres mere. Vi vil derfor arbejde på at genindføre velkomstpjecen og være mere aktive i forhold til nye beboere i afdelingen. Desuden vil vi i opslag på facebook meddele mødedato og dagsorden for bestyrelsesmøderne, således at de, der har lyst og evt interesse for enkelte punkter kan deltage. Det vil være dejligt hvis flere har lyst til at engagere sig.

Nyt fra aktivitetsudvalget: Der er blevet afholdt et rigtig godt fastelavnsarrangement med stor tilslutning fra børn og voksne. Alle deltog med godt humør og tog del i både det søde – fastelavnsboller og kakao – og det sure – oprydning😀.

Evt: Intet under dette punkt.

Næste møde er d. 28. marts kl 18 i fælleshuset, hvor vi byder på en kop kaffe eller te til dem, der måtte dukke op.

Bestyrelsesmøde afd. 29. 17.01.18

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 17. januar 2018

Bestyrelsesmøde d, 17/1 2018 samt referat af møde d. 25/1 2018 med den midlertidige inspektør Ole Andersen og leder af teknisk afdeling Holger Lunde Jørgensen.

Tilstede: Peter 162 og Birgitte 162 (ref)

    1. Nyt fra Ringgården:

      Ole andersen er vores inspektør indtil en ny er fundet. De forventer at der er fundet en ny 1. marts.

2. Sekretariatsaftale med LLO:

Der har været afholdt møde med forretningsudvalget i Ringgården, hvor vi er blevet bedt

om at udspecificere de områder hvor Ringgårdens medarbejdere ikke ville kunne bistå

os med råd og vejledning i samme omfang som LLO – før de har denne vil de ikke

behandle vores ansøgning i hovedbestyrelsen. Vi arbejder på en skrivelse der imøde-

kommer dette ønske – det er godt nok et langt sejt træk.

3. Opfølgning på løbende sager:

Storskraldspladsen er nu flyttet. Der har været problemer med at få den tømt, men det

skulle være i orden nu.

Der har været arbejdet med genopretning af fliser og afløb.

Desværre ser det ud til at det ikke har været tilstrækkeligt, da der stadig ligger meget

vand mange steder efter store regnskyl.

Vi vil tage det op med inspektøren.

Peter har arbejdet meget med alternativer til saltning og videregivet dette. Desværre er

der ikke blevet fulgt ordentligt op på dette.

Vi har dog fået et alternativt tømiddel i stedet for

salt – men ikke det vi har bedt om. Vi vil tage det op med inspektøren.

Vi har fået ny ovn og kogeplader i fælleshuset. Det viser sig at de gamle gryder ikke kan

bruges, da det er induktion. Der vil snarest blive købt nyt køkkengrej.

4. Dato for afdelingsmødet i september:

Onsdag d. 12/9 2018

5. Nyt fra aktivitetsudvalget:

Punktet udgår.

6. Evt:

Hanne Kjær er udtrådt af bestyrelsen efter eget ønske og Peter Pedersen er nyt medlem. Der er nu ingen suppleanter, så vi håber at nogen i afdelingen kunne tænke sig at byde ind.

7. Næste møde:

Onsdag d. 14/2 kl 18

Det er lykkedes d. 25/1 at afholde et møde med Ole Andersen og Holger Lunde Jørgensen

fra Ringgården for at følge op de sager der endnu ikke er afklaret efter den tidligere

inspektørs fratræden. Dette refereres nedenfor:

Der mangler granulat og reservedele i vinduespudsemaskinen – det aftales at Peter sender

informationer vedrørende dette til Ole.

Indvendig vinduesvask – den nyformulerede arbejdsbeskrivelse sendes til Ole til brug

for afklarende aftale med det nuværende vinduespudserfirma eller til brug for evt ny

udbudsrunde.

Manglende genopretning af en del af flisearealet. Det aftales at der i første omgang bliver

bestilt slamsugning af alle regnvandsbrønde – derefter kan vi vurdere hvilke flisearealer det

drejer sig om. Peter formidler henvendelse og billeder til firmaet Finn Klitgård til den tid.

Vimplen til flagstangen er gået i stykker – Helle (varmemester) er blevet bedt om at tage

sig af dette.

Det har længe været ønsket at få flyttet den store kampesten, der blokerer en parkerings-

plads – det aftales at Peter sender mail vedr dette til Finn Klitgård i forbindelse med den

førnævnte henvendelse.

Det har været et stort ønske at få udskiftet de gamle el-pærer til LED pærer – det aftales at

dette tages op til markvandring i april.

Indkøb af tømiddel jvf vundet miljøpris – de resterende penge fra miljøprisen er blevet

overført til 2018 – det aftales at Peter sender materiale til Ole, så det rette produkt kan blive

indkøbt til brug vinteren 2018/2019.

Vi har tidligere ønsket en jordbundsanalyse mhp gødskning af bede og hække. Desuden

har vi haft fokus på de syge frugtbuske – Ole har formidlet kontakt til en gartner, der

kontakter Peter mhp et møde om dette.

Holger orienterede om, at afdelingen er blevet udvalg til et nyt forsøgsprojekt som hedder

iLiving. Det går i korthed ud på, at man på et display kan følge energiforbruget time for

time.

Der kommer yderligere orientering, når projektet kører af stablen.

Mødet varede ca 1/2 time og der kom respons samme eftermiddag vedr de tiltag der skulle

sættes i gang. Det var en meget positiv oplevelse og giver håb om bedre samarbejde

fremadrettet -:)

Mødereferat bestyrelsesmøde afd. 29 22.11.17

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården                                                22.november 2017

Bestyrelsesmøde d. 22/11 2017

Tilstede: Jette 176, Hanne 182 og Birgitte 162 (ref).

  1. 1. Nyt fra Ringgården:

Der er intet nyt – vi afventer fortsat svar fra Simon (inspektør) i forhold til de emner der blev drøftet på mødet d. 26/10. Peter har rykket for dette.

  1.  2. Affaldsløsning:

Der er indhentet tilbud på en nedgravet affaldsløsning. Det vil koste 262.000 kr at få dette etableret. Det er desuden undersøgt hvad tømning af denne vil koste i forhold til nu og det ser ud til at vi ville kunne spare 10.000 kr/år. Det aftales at tage dette med til markvandring næste år og evt tage punktet op på det årlige afdelingsmøde.

  1.  3. Alternativt tømiddel:

Peter har undersøgt mulighederne og videregivet materialet til Simon. Der arbejdes på sagen via varmemesteren i samarbejde med Simon.

  1.  4. Vinduespudsemaskinen:

Det er nu lykkedes at finde en manual til maskinen. Derudover har vi intet hørt.

  1.  5. Fælleshuset:

Alice har haft diverse papirer vedr. fælleshuset til gennemsyn og tilretning. De vil snarest blive videresendt til Louise mhp på nyt layout.

  1.  6. Julearrangement:

Aktivitetsgruppen arrangerer julearrangement d. 17/12 kl 14 i fælleshuset. Indbydelsen kan ses i udhængsskabet og på facebook. Bestyrelsen opfordrer selvfølgelig til at der bakkes op om dette.

  1.  7. Evt:

Der er indhentet tilbud om ny ovn og kogeplader i fælleshuset. Dette er videresendt til Simon. Derudover har Helle i dag (d. 7/12) fået udleveret tilbuddet og vil tage sig af det.

  1.  8. Næste møde: D. 17/1 2018 kl 18.

Ekstra info:

Simon har opsagt sin stilling i Ringgården pr 31/12 – 17. der arbejdes på at finde en ny

inspektør. Peter har sendt mail til Simon vedrørende opfølgning på de mange uløste

opgaver der er i afd. 29.

 

Bestyrelsesmøde afdeling 29 25.10.17

Bestyrelsesmøde d. 25/10 2017

Tilstede: Peter 162, Hanne 182, Louise 120 og Birgitte 162 (ref).

  1. Nyt fra Ringgården:

    Der afholdes møde med Simon (inspektør) d. 26/10. Peter, Maria og Birgitte deltager.

    Der refereres også fra dette møde i dette referat under de relevante punkter.

  1. Sekretariatsaftale med LLO:

    Sekretariatsaftalen er underskrevet og sendt til LLO. Ansøgning om medlemskab

    sendes til Ringgårdens hovedbestyrelse snarest. Så afventer vi hvad der videre sker

    i sagen.

  2. Affaldshåndtering:

    Den nye affaldssortering har affødt en del frustrationer og spørgsmål. Bl.a. hvad man gør med store papkasser og lignende. Stort pap skal stilles på storskraldspladsen. Containeren til glas/plastik/metal er overfyldt i det ene affaldsskur – der er to containere i det andet skur til dette formål og disse er ikke fyldte. Det er aftalt med Simon at den ene container flyttes, så må vi se om det opfylder behovet. Det er desuden aftalt at der anskaffes endnu en container til småt pap/papir, så der er to i hver ”ende”.

    Udover dette har vi bedt Simon om tilbud på en nedgravet affaldsløsning. Det har tidligere været vendt på markvandring, hvor prisen var 560.000 kr. Dette beløb er nok noget i overkanten men det er nok alligevel usandsynligt at afd. 29 har økonomi til sådan en løsning.

  3. Flytning af storskraldsplads mm:

    Flytning af storskraldspladsen, opretning af fliser de steder hvor vandet ligger i søer og af riste sættes i gang. Desuden er det aftalt at der bestilles slamsugning.

5. Hjemmesiden:

Punktet udsættes til næste møde. Til orientering er alle referater nu tilgængelige på

hjemmesiden.

6. Indkøb af ovn og kogeplader til fælleshuset:

Bestyrelsen vil snarest muligt sætte dette i værk.

7. Ordensregler for afd. 29 og fælleshuset:

På Ringgårdens hjemmeside om afd 29 findes ”Ordensregler afd 29” – disse er ikke

tidssvarende og vil blive revideret.

Ordensregler for fælleshuset findes i beboermappen. Der vil blive sat en kopi op i

fælleshuset. Bestyrelsen enes om at det skal tilføjes at der ikke må ryges indendørs.

Der findes desuden en ”Vejledning i brug og leje af fælleshuset” i beboermappen – denne er

forældet. Der er lokalt lavet en ny for nogle år siden – Louise opdaterer denne i et nyt

layout.

8. Evt:

Julearrangement – Louise undersøger om aktivitetsudvalget vil stå for det.

Info-tavlen – Alle er velkomne til at hænge noget op, dog uden kommercielt indhold.

Vinduespudsning – Maria har lavet en udførlig arbejdsbeskrivelse til brug for indhentning

af tilbud om den årlige vinduespudsning. Simon har fået denne tilsendt.

Der er stadig ikke nogen løsning på reparation af vinduespudsermaskinen.

Hjertestarter – på afdelingsmødet i december blev der talt om at afd. 29 evt skulle have en

hjertestarter. Bestyrelsen vil ikke tage initiativ til dette, men andre er velkomne til at

undersøge sagen.

Yderligere info fra mødet med Simon – han foreslår at nedlægge den ene ”beholder”til

haveaffald (hen mod Syrenstien) da det er meget dyrt at få den tømt pga vanskelige

adgangsforhold (det kostede 9000 kr). Bestyrelsen arbejder på en alternativ løsning

fremadrettet.

Snerydning – Afd 29 har jo fået penge til alternativ snerydning via Miljøprisen. Peter har

sendt links til Simon vedrørende valg af præparater og andet udstyr.

Jordbundsanalyse – Da jorden ikke længere bliver gødet har bestyrelsen har bedt om en

jordbundsanalyse, da det er tydeligt at både hække og buske ikke har optimale forhold. Simon

vil tale med sin leder, Ole Andersen, om dette. De er desuden opfordret til at gå en tur på

matriklen, så de ved hvad vi taler om.

LED-pærer – Bestyrelsen opfordrer til at pærerne i de faste installationer i boligerne og i

udebelysningen erstattes med LED-pærer når de skal skiftes.

9. Næste møde: d. 22/10-17 kl 18 i fælleshuset.

Afdelingsmøde 2017

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården

12. september 2017

Afdelingsmøde den 6. sept. 2017

Dagsorden som udleveret af Boligforeningen Ringgården:

1. Valg af dirigent.
2. Beretning vedrørende afdelingens og foreningens forhold for det seneste forløbne år.
3. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab 2016 til orientering.
4. Fremlæggelse af driftsbudget til godkendelse.
5. Indkomne forslag.
6. Valg af formand for (punktet udgår, da det tidligere er besluttet at afdelingsbestyrelsen konstituerer sig

selv med afdelingsformand).
7. Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem. På valg er Peter Rønn 162.
8. Valg af suppleanter.
9. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer og -suppleanter (punktet udgår, da det tidligere er

besluttet, at afdelingsbestyrelsen udpeger repræsentantskabsmedlemmerne blandt bestyrelsen

medlemmer). 10. Eventuelt.

Birgitte, formand for afdelingsbestyrelsen, bød velkommen og præsenterede nuværende afdelingsbestyrelse for de, der evt. ikke kendte de enkelte medlemmer af udseende, samt de to deltagere fra Ringgården: vores inspektør Simon Nadházi og formand for hovedbestyrelsen Christian Mariegaard, og Nini Kristensen fra Lejernes LO i Aarhus.

Ad. 1

Peter Rønn 162 valgt som dirigent.

Ad. 2

Praktiske tiltag siden sidste afdelingsmøde, har været opsætning af nyt gyngestativ og indkøb af nye stole til fælleshuset.
De arrangementer selve afdelingsbestyrelsen står for, er fælles julehygge samt den årlige arbejdsdag i foråret, stor tak til alle de fremmødte og den store opbakning, der er til arbejdsdagen.

Der ud over har den nye aktivitetsgruppen under afdelingsbestyrelsen ”ØKO aktivisterne” afholdt loppe/byttemarked sidste weekend i august, med stor succes, se yderligere under punktet eventuelt.

I forhold til afdelingsbestyrelsens samarbejde med Ringgården har der i august då. været afholdt en række møder med Ringgården om regnskaber og budget. Dette har dels resulteret i en mindre huslejestigning end først budgetteret og dels er der fundet en række fokuspunkter, som giver mulighed for at optimerer afdelingens udgifter yderligere – se punkt 3 og 4.

Afdelingsbestyrelsen vil arbejde tæt sammen med Simon om disse punkter. Møder skal aftales.

Af andre ting i året der gik, har afdelingen vundet Ringgårdens miljøpris på 15.000,- til alternativ/miljøvenlig snerydning. Der er brug for Simons hjælp til igangsætning af projektet.
Kommende tiltag er dels flytning af storskraldspladsen, reparation af flisegange og parkeringsplads, samt sænkning af afløb til kloakker, så vi undgår oversvømmede cykelskure/gangarealer. Tilbud er modtaget og vil blive igangsat.

Hjemmesiden har været under kærlig behandling af Brett Patching 170, og afventer nu igangsætning.
Som en sidste, mindre, ting er der aftalt indkøb af ny ovn og kogeø til fælleshuset. Repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen tager ”indkøbstur” til valg af hvidevare (og nej det bliver ikke state of the art SMEG eller lignende 😉).

Vedrørende punkt 3 og 4: gennemgangen resulterede i flere gode spørgsmål og forslag, og i og med det var referenten, der stod for gennemgang af både regnskab og budget, er svar, uddybning og forslag sat ind, hvor jeg nu synes det passer.

Side 1 af 3

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården 12. september 2017

Ad. 3

Årsregnskab 2016 gennemgået med beskrivelse af de enkelte udgiftsgrupper.
Den helt klart største udgiftspost er afdrag på lån for bygning af afdelingen, dette er over halvdelen af, hvad vi betaler i husleje.
Sammen med de faste og offentlige udgifter, som vi ikke har indflydelse på, som f.eks. løn til varmemester, administrationsbidrag, betaling for fordeling af vand-, varme- og vaskeriregnskaber, ejendomsskat, renovation og betaling til grundejerforeningen Ny Skejby, er der ikke meget tilbage til almindeligt og planlagt vedligeholdelse.

2016 resulterede i underskud, som skal afbetales over de næste par år, med start i 2018.
En del af underskuddet kan forklares med serviceeftersynet af solfangere og varmtvandsbeholdere. Prisen for eftersynet er fast, men da alle reparationer betales efter forbrugte timer, blev det en væsentlig udgiftspost, i og med dette var det første serviceeftersyn siden opførelse.
Eftersyn skal herefter udføres hvert femte år.

Vedrørende regnskab for 2017, har der i foråret været serviceeftersyn af døre og vinduer. Som for eftersyn af solfangere osv. er prisen for selve eftersynet fast, hvor reparationer udføres efter regning. Afdelingsbestyrelsen arbejder sammen med Simon med gennemgang af regningerne fra udførende firma mht. antal timer.

Ad. 4

Budget 2018 gennemgået på samme måde som regnskabet for 2016 mht. typen af udgifter.

Hvert år afholdes i foråret en ”Markvandring” med deltagelse af Ringgårdens inspektør, Simon, afdelingens varmemester, Helle og repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen.
Markvandringen resulterer i en aktivitets-/vedligeholdelsesplan, som er en liste over hvad der skal udskiftes/renoveres hvornår.

For nogle ting, som f.eks. kogeøer, ovne, toiletter og lignende skal der regnes med at et vist antal udskiftninger pr. år. Andre større ting, herunder vaskemaskiner, nye tage, udskiftning af facadeplader osv. spares der sammen til over en årrække.
Alt hvad der skal udføres i en afdeling i det kommende regnskabsår af planlagt vedligehold, skal der være afsat penge til fra tidligere regnskabsårs henlæggelser. Dvs. posten med planlagt og periodisk vedligeholdelse i budgettet er summen af udgifterne beregnet ud fra, hvad der er aftalt til udskiftning/udførelse i 2018. Penge hertil overføres fra tidligere års henlæggelser og har derfor ikke indflydelse på huslejen 2018.

Det der har indflydelse på huslejen for det kommende regnskabsår, er derimod posten henlæggelser.
Udgiften hertil er ligeledes beregnet ud fra aktivitetsplanen for årets markvandring, som hvad skal der lægges til side pr. år, for at afdelingen har penge til de forskellige planlagte aktiviteter over den næste årrække. Typisk regner man med, at aktivitetsplanen skal dække en tiårig periode.
Når afdelingen i disse år oplever huslejestigninger hvert år, er det pga. en planlagte udskiftning af facadeplader, vinduer og espalier i 2022, samlet udgift anslået ca. 4,5 million, hvilket er en af grundene til afdelingsbestyrelsens forslag om indgåelse af sekretariatsaftale med LLO, for råd og vejledning med henblik på støttemuligheder.

Jf. Ad. 2 har Simon og afdelingsbestyrelsen fokus på yderligere optimering af afdelingens udgifter. Som en del heraf vil aktivitetsplanen blive gennemgået for, hvad der stadig er relevant, og herunder især, en revision af eksisterende serviceaftaler, som der jo henlægges til hvert år.
Specielt serviceaftalen for vores Genvex-anlæg er i fokus. Med en pris på 45.000,- for et årligt servicecheck og udskiftning af filtre, virker det som om vi betaler en uforholdsmæssig høj timepris.

Det samme gælder aftalen for vinduespudsning (betales under renholdelse). Vi vil have fuld valuta for de 24.000,- der årligt betales for vinduespudsning, og efter de to seneste års mangelfulde vinduespudsning, er der i højeste grad behov for, at Simon og afdelingsbestyrelsen tager en snak med rengøringsfirmaet.

Budget 2018 vedtaget.

Side 2 af 3

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården 12. september 2017

Huskepunkt til næste års afdelingsmøde:

Køkkenernes tilstand blev diskuteret. Skæve og hængende låger og lak der er slidt af låger og flader, så fedtet er trængt ind i træet er ikke ligefrem hygiejnisk. I midlertidigt er der med den allerede meget høje husleje og de planlagte aktiviteter ikke luft til yderligere huslejestigninger til udskiftning af køkkener.
Men der er mulighed for, at bruge af det enkelte lejemåls indvendige vedligeholdelseskonto til lakering af låger ved professionel lakør og maling af resten af køkkenet, såfremt der til næste år afdelingsmøde stilles forslag om – og vedtages, at beboerhåndbogen revideres med hensyn til lejernes ret til at male lakerede overflader.

Ad. 5
Forslag 1: Sekretariatsaftale med Lejernes LO.
Peter Rønn forklarede bevæggrundene for at afdelingsbestyrelsen stillede forslaget, og de økonomiske konsekvenser: en huslejestigning på ca. 20 kr/md pr. lejemål.
Christian Mariegaard redegjorde for, at der på et afdelingsmøde ikke kan vedtages kollektiv indmeldelse i en lejerforening, og om de juridiske betingelser om indgåelse af aftaler for afdelinger i en boligforening: at det udelukkende er boligforeningens hovedbestyrelse, og dermed den daglige ledelse der kan godkende økonomiske aftaler, og at for rådgivende firmaer skal disse opfylde de normale betingelser for rådgivningsaftaler for boligforeningen, dvs. de skal have en rådgiveransvarsforsikring.
Nini Kristensen forklarede forskellen mellem et kollektivt medlemskab (som LLO ikke længere tilbyder) og indgåelse af en sekretariatsaftale, hvor en boligforeningsafdeling får tilknytning til LLO. Landsforening har tiltrådt, at der kan indgås sekretariatsaftaler, netop fordi disse er mindre omfattende end et kollektivt medlemskab.

Enstemmigt vedtaget at afdelingsbestyrelsen skal stille forslag til hovedbestyrelsen om indgåelse af sekretariatsaftale med Lejernes LO.

Forslag 2: Hækkene ud mod gangstierne skal klippes allerede sidst i juni måned. Forslag 2 diskuteret og vedtaget.

Ad. 6

Udgår jf. dagsorden.

Ad. 7

Peter Rønn 162 på valg og modtager genvalg. Peter valgt enstemmigt.

Ad. 8

Peter Pedersen 174 er fortsat afdelingsbestyrelsens eneste suppleant.

Ad. 9

Udgår jf. dagsorden.

Ad. 10

  1. a)  Louise Bengtson, 120, fortalte om de nyligt dannede ØKO-aktivister. Der er basis for et arrangement i kvartalet. Efter det vellykkede loppe/bytte marked med leg, er næste plan en fællesspisning i løbet af efteråret. Julearrangementet står afdelingsbestyrelsen for og derefter håber ØKO-aktivisterne at stå for en fastelavnsfest.
  2. b)  Bærbuskenes tilstand. Der kan desværre ikke bare plantes nye, da det ville kræve bortfjernelse af 11⁄2 meter jord, men døde grene skal selvfølgelig fjernes. Redningsplan søges. Afdelingsbestyrelsen har dette, som endnu et af mange, punkter til opfølgning.
  3. c)  Besluttet af afdelingsbestyrelsen skal kontakte Lene Therkelsen Ringgården, vedr. gave til Helle – vores varmemester.
  4. d)  Forslaget om indkøb af hjertestarter behandles på kommende afdelingsmøde.

Efter mødet:

Afdelingsbestyrelsen vil gerne takke for den meget massive opbakning til deres arbejde med revision og optimering af afdelingens udgifter.

Side 3 af 3

Bestyrelsesmøde 15. august 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 24. august 2017

Bestyrelsesmøde den 15. og 21. august 2017
Tilstede: Birgitte Stilling 162 – referent, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182, Jette Sørensen 176 – den 15.

aug., Louise Bengtson 120 – den 21. aug.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Planlægning af afdelingsmødet den 6. sept. 2017 kl. 18.00. 3. Efterårs arbejdsdag.
4. Kommunikation, hjemmeside og facebook.
5. Nyt fra aktivitetsudvalget.
6. Styringsdialog.
7. Næste møde.

Ad. 1

Gennem et omfattende og strabadserende arbejde med kulegravning af vores regnskab og budget, er det efter forhandling med boligforeningens ledelse, foreløbig lykkedes at få skåret en procent væk af den budgetterede stigning på tre procent
Da vi er af den opfattelse, at huslejeniveauet for de fleste har nået smertegrænsen (og i øvrigt ligger i absolut top, både i Ringgården og i forhold til sammenlignelige boliger i området), vil dette være et fortsat fokuspunkt i det fremtidige arbejde. Derfor vil en enig bestyrelse da også stille forslag om, at blive kollektivt medlem af Lejernes LO, idet dette er noget vi ikke kan løfte alene. Medlemskabet vil betyde en udgift på ca. 20 kr. månedligt pr. lejemål, men vi er overbeviste om, at dette beløb vil være rigtigt godt givet ud.

Forslaget bliver sat til afstemning på vores afdelingsmøde den 6. september, hvor vi har inviteret LLO’s formand Nini Kristensen med for at orientere yderligere.

Ad. 2

  1. Der udbedes input til formandens beretning.
  2. En enig bestyrelse foreslår indmeldelse i LLO.
  3. Fællesspisning skal arrangeres – ”menuen” bestemmes når tilmeldingerne foreligger – gode forslag er

    velkomne 😊.

Ad. 3

Der planlægges en arbejdsdag den 8. oktober, hvor blandt andet vinduespudsning er på programmet. Peter kontakter Simon (vore inspektør) angående status for vinduesvaskemaskinen.

Ad. 4

Brett har lavet et flot forslag til hjemmesiden.
Peter vil gerne være redaktør på hjemmesiden. Der bliver evt. tale om også at benytte den skabelon for hjemmesiden som Ringgården har. Peter kontakter Lulu (Ringgårdens kommunikationsmedarbejder).
Der er forslag om at Peter bliver medadministrator for vores facebook gruppe. Emnet med oprydning af gruppens medlemmer skal dog undersøges nærmere. Trods alt er det jo rart med en ”fan-klub” af tidligere beboere, der stadig følger med i livet i Øko-husene.

Ad. 5

Som beskrevet på den omdelte invitation afholdes der Loppe – byttemarked og andre hyggelige tiltag den 27. august kl. 10 – 15. Bestyrelsen opfordrer alle til at bakke op om arrangementet og håber på godt vejr 😊.

Ad. 6

Afdelingsbestyrelsen har modtaget et skema vedrørende beboerdemokrati i afdelingen til brug for Aarhus Kommune – vi besvarer dette efter bedste evne.

Ad. 7

Næste afdelingsbestyrelsesmøde bliver den 30. august kl. 19.00, til forberedelse af delingsmødet den 6. september.

Side 1 af 1

Bestyrelsesmøde 12. juli 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården

15. juli 2017

Bestyrelsesmøde den 12. juli. 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182: Referent Maria Correa 108.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Budget og regnskab – hvor er vi lige nu! 3. Revision af ordensreglement for afd. 29. 4. Nyt fra aktivitetsudvalget.
5. Hjemmesiden.
6. Afdelingsmødet i september.
7. Miljøprisen.
8. Næste møde.
9. Evt.

Ad. 1

Ringgårdens oplæg til budget for 2018 blev modtaget den 4. juli 2017. Behandles under Ad. 2.

Ad. 2

Budget for 2018 samt tidligere – og løbende års regnskab, har været gennem kritisk gennemgang op til mødet. Gennemgang af brev til Ringgården med indsigelser mod budget 2018, samt vedr. uoverensstemmelser i forrige – og løbende års regnskab.
Brev afsendes snarest muligt.

Ad. 3

Dette punkt må afvente grundet arbejdspres med gennemgang af regnskaber og budget 2018, da vi for dette punkt arbejder op mod deadline 6. september – afdelingsmødet. Inden da skal der være konsensus mellem Ringgårdens og bestyrelsens planer for afdelingen, samt ikke mindst: fælles fodslaw om regnskabsførelse.

Ad. 4

Afventer.

Ad. 5

Hjemmesiden er under genudvikling.
Stor tak til Brett Patching 170, der har udført et kolossalt stykke arbejde med fuldstændig oprydning og genopbygning af hjemmesiden.
Brett afventer Domain Name Registry for opdatering af indstillinger.
Folk bedes være tålmodige. Der gives besked på facebook, når hjemmesiden (www.okohuset.net), er klar igen.

Ad. 6

Afdelingsmødet afholdes i år onsdag den 6. september.
I år bliver det med fællesspisning før mødet. Fællesspisning kl. 18.00, med forventet mødestart kl. 19.00. Bestyrelsen håber/ser frem til, at rigtig mange deltager. Forhåbentlig samme store opbakning som til arbejdsdagen i maj.

Ad. 7

Vi vandt dkr. 15.000 af Ringgårdens egen miljøpris – så lad os give os selv et skulderklap 😊, og stor tak til Peter Rønn 162, for research og indstilling.
Projektet går i al sin enkelhed ud på miljøvenlig snerydning med tørret gylle. Et nyt forsøgsprojekt, hvor vi er glade for, at kunne være frontløbere.

Nu afventer arbejdet med realisering. Her forventer vi dog vejledning fra Ringgården mht. igangsættelse af den slags projekter.

Side 1 af 2

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 15. juli 2017

Ad. 8

Næste møde udskydes til onsdag den 16. august 2017. Stadig kl. 19.00 og stadig i fælleshuset. HUSK: alle i afdelingen er mere end velkomne til at møde op.

Ad. 9

Vi har modtaget mail fra grundejerforeningen Ny Skejby, vedr. rabataftale med Flügger Randersvej. 15% rabat på alle køb, ved oplysning af kontonr.
Kontonr. fås ved henvendelse til bestyrelsen.

Vi har, på bestyrelsens opfordring, modtaget tilbud fra Brolæggermester Finn Klitgaard på: Sænkning af riste og opretning af sten, samt opretning af p-plads huller. Opretning af herregårdssten ved trapper.
Etablering af storskraldsplads ved enden af p-plads.

Desværre må beslutning om igangsættelse afvente, grundet usikkerhed for budget 2018.

Med ønske om rigtig god og solrig sommer til alle.

Side 2 af 2

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde juni 2017

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården

8. juni 2017

Bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182.

Dagsorden:

1. Nyt fra Ringgården.
2. Markvandring – opsamling.
3. Traktor til afdelingen?
4. Evaluering af arbejdsdagen. 5. Dialog med Helle.
6. Nyt fra ”aktivitetsudvalget”. 7. Datoer for de næste to møder. 8. Evt.

Ad. 1

Birgitte 162 og Peter også 162, deltager i repræsentantskabsmødet for boligforeningen torsdag den 8. juni 2017.
Helle har kontaktet et brolæggerfirma med henblik på etablering af storskraldsplads, samt mulighederne for at rette op på kloakken ved det lange cykelskur. Vi afventer Deres tilbagemelding. Helle har endvidere kontaktet karruselleverandøren mht. det råd, der er konstateret på bærepillen.

Ad. 2

Bestyrelsen arbejder videre med regnskaberne og budgetter for de kommende år efter gennemgangen fra ”Markvandringen”.
Der fokuseres især på planlagt vedligehold, men dog så der stadig er hånd i hanke med udgifterne til løbende vedligehold og renholdelse.

I forbindelse med planlagt vedligehold, er der et spørgsmål til udskiftning af hoveddørene i 2018, da Simon Nádházi, inspektør, tidligere har talt om konstruktionsfejl. Peter 162 kontakter Simon for afklaring af om hele beløbet for udskiftningen i så fald skal konteres afdelingen, eller om dette evt. er et forsikringsspørgsmål?

Bestyrelsen har bedt Simon fremsende alle serviceaftaler for afdelingen.
(Til almindelig oplysning og for god ordens skyld omfatter disse: Årligt eftersyn af Genvex; Årlig pudsning af de høje vinduer indvendigt, samt foldevinduer mod solhuset; Serviceaftale på vaskemaskiner og tørretumbler; Årligt eftersyn af solvarmeanlæg; Eftersyn af døre og vinduer hvert 6. år).

Ad. 3

Ligeledes fra ”Markvandringen”, men en så stor investering for 2018, at den har et punkt for sig på dette møde, er anskaffelse af en traktor til deling med de øvrige afdelinger, 27 og 32, Helle er varmemester for.
Bestyrelsen har fremsendt mail til Simon, for nærmere uddybning af behovet for traktoren, samt hvilke arbejdsopgaver man fra Ringgårdens side forestiller sig, at den skal løse.

Ad. 4

Det var jo en ”vældig” dag 😊 .
Og at starte med en morgensang var en fantastisk god begyndelse på dagen. Tak til Jette 176.

Bestyrelsen er rigtig glad for det store fremmøde og den store opbakning, der er til arbejdsdagen og fællesskabet her i afdelingen.
Stor tak til alle, og dejligt at se så mange af vores nye naboer.

Desværre gik vinduespudsermaskinen i stykker midt i det hele.
Der er sendt besked til Helle, men da hun ikke tidligere har været i kontakt med det rengøringsfirma, der leverede maskinen, har Brett Patching, 170, været så venlig at tilbyde at komme med ind over kontakten.
Hvis der er noget, der skal spredes/læsses/losses ved næste arbejdsdag, må vi bede Helle gennemgå om, det rigtige værktøj er til stede inden arbejdsdagen.

Ad. 5

Peter 162 har desværre ikke længere mulighed for fysisk at have de månedlige møder med Helle.
Side 1 af 2

Mødereferat bestyrelse afdeling 29 Ringgården 8. juni 2017

Da der ikke er andre der kan overtage, blev det aftalt at kommunikationen må fortsætte skriftligt.

Ad. 6

Afventer til næste møde.

Ad. 7

De 2 næste mødedatoer er fastsat til:

12. juli 2017 19.00 og
9. august 2017 19.00

Dog med mulighed for ændring, da begge ligger i ferieperioden.
Møderne afholdes i fælleshuset og alle interesserede er mere end velkommen.

Ad. 8

Intet at bemærke.

OG, som sidst, IKKE EN DEL AF REFERATET, men lidt som bestyrelsen gerne vil slå på tromme for 😉 :

Skraldemændene i Aarhus har en fantastisk overenskomst, bla. gælder, at hvis skraldespanden overfyldt, behøver de ikke tømme den, og det er faktisk godt, alle har jo ret til et godt

😊 ! Derfor hvis en skraldespand er fyldt til kanten, må du meget gerne gå videre til

arbejdsmiljø
næste ”ikke fyldte” skraldespand.

Og med venlig hilsen fra Helle: Alle er mere end velkomne til at sætte/bygge nye sider på flaskecontaineren/kassen, når den er ved at være fyldt.

Side 2 af 2

Referat af bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Bestyrelsesmøde den 6. juni 2017

Tilstede: Birgitte Stilling 162, Peter Rønn Jensen 162, Hanne Kjær 182.

Dagsorden:

  • Nyt fra Ringgården.
  • Markvandring – opsamling.
  • Traktor til afdelingen?
  • Evaluering af arbejdsdagen.
  • Dialog med Helle.
  • Nyt fra ”aktivitetsudvalget”.
  • Datoer for de næste to møder.
  • Evt.

Ad. 1

Birgitte 162 og Peter også 162, deltager i repræsentantskabsmødet for boligforeningen torsdag den 8. juni 2017.

Helle har kontaktet et brolæggerfirma med henblik på etablering af storskraldsplads, samt mulighederne for at rette op på kloakken ved det lange cykelskur. Vi afventer Deres tilbagemelding.

Helle har endvidere kontaktet karruselleverandøren mht. det råd, der er konstateret på bærepillen.

Ad. 2 

Bestyrelsen arbejder videre med regnskaberne og budgetter for de kommende år efter gennemgangen fra ”Markvandringen”.

Der fokuseres især på planlagt vedligehold, men dog så der stadig er hånd i hanke med udgifterne til løbende vedligehold og renholdelse.

I forbindelse med planlagt vedligehold, er der et spørgsmål til udskiftning af hoveddørene i 2018, da Simon Nádházi, inspektør, tidligere har talt om konstruktionsfejl. Peter 162 kontakter Simon for afklaring af om hele beløbet for udskiftningen i så fald skal konteres afdelingen, eller om dette evt. er et forsikringsspørgsmål?

Bestyrelsen har bedt Simon fremsende alle serviceaftaler for afdelingen.

(Til almindelig oplysning og for god ordens skyld omfatter disse: Årligt eftersyn af Genvex; Årlig pudsning af de høje vinduer indvendigt, samt foldevinduer mod solhuset; Serviceaftale på vaskemaskiner og tørretumbler; Årligt eftersyn af solvarmeanlæg; Eftersyn af døre og vinduer hvert 6. år).

Ad. 3 

Ligeledes fra ”Markvandringen”, men en så stor investering for 2018, at den har et punkt for sig på dette møde, er anskaffelse af en traktor til deling med de øvrige afdelinger, 27 og 32, Helle er varmemester for.

Bestyrelsen har fremsendt mail til Simon, for nærmere uddybning af behovet for traktoren, samt hvilke arbejdsopgaver man fra Ringgårdens side forestiller sig, at den skal løse.

Ad. 4 

Det var jo en ”vældig” dag 😊.

Og at starte med en morgensang var en fantastisk god begyndelse på dagen. Tak til Jette 176.

Bestyrelsen er rigtig glad for det store fremmøde og den store opbakning, der er til arbejdsdagen og fællesskabet her i afdelingen.

Stor tak til alle, og dejligt at se så mange af vores nye naboer.

Desværre gik vinduespudsermaskinen i stykker midt i det hele.

Der er sendt besked til Helle, men da hun ikke tidligere har været i kontakt med det rengøringsfirma, der leverede maskinen, har Brett Patching, 170, været så venlig at tilbyde at komme med ind over kontakten.

Hvis der er noget, der skal spredes/læsses/losses ved næste arbejdsdag, må vi bede Helle gennemgå om, det rigtige værktøj er til stede inden arbejdsdagen.

Ad. 5 

Peter 162 har desværre ikke længere mulighed for fysisk at have de månedlige møder med Helle.

Da der ikke er andre der kan overtage, blev det aftalt at kommunikationen må fortsætte skriftligt.

Ad. 6 

Afventer til næste møde.

Ad. 7 

De 2 næste mødedatoer er fastsat til:

12. juli 2017 19.00

og

9. august 2017 19.00

Dog med mulighed for ændring, da begge ligger i ferieperioden.

Møderne afholdes i fælleshuset og alle interesserede er mere end velkommen.

Ad. 8 

Intet at bemærke.

OG, som sidst, IKKE EN DEL AF REFERATET, men lidt som bestyrelsen gerne vil slå på tromme for 😉:

Skraldemændene i Aarhus har en fantastisk overenskomst, bla. gælder, at hvis skraldespanden overfyldt, behøver de ikke tømme den, og det er faktisk godt, alle har jo ret til et godt arbejdsmiljø😊  Derfor hvis en skraldespand er fyldt til kanten, må du meget gerne gå videre til næste ”ikke fyldte” skraldespand.

Og med venlig hilsen fra Helle: Alle er mere end velkomne til at sætte/bygge nye sider på flaskecontaineren/kassen, når den er ved at være fyldt.