Afdelingsmøde 2017

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården

12. september 2017

Afdelingsmøde den 6. sept. 2017

Dagsorden som udleveret af Boligforeningen Ringgården:

1. Valg af dirigent.
2. Beretning vedrørende afdelingens og foreningens forhold for det seneste forløbne år.
3. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab 2016 til orientering.
4. Fremlæggelse af driftsbudget til godkendelse.
5. Indkomne forslag.
6. Valg af formand for (punktet udgår, da det tidligere er besluttet at afdelingsbestyrelsen konstituerer sig

selv med afdelingsformand).
7. Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem. På valg er Peter Rønn 162.
8. Valg af suppleanter.
9. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer og -suppleanter (punktet udgår, da det tidligere er

besluttet, at afdelingsbestyrelsen udpeger repræsentantskabsmedlemmerne blandt bestyrelsen

medlemmer). 10. Eventuelt.

Birgitte, formand for afdelingsbestyrelsen, bød velkommen og præsenterede nuværende afdelingsbestyrelse for de, der evt. ikke kendte de enkelte medlemmer af udseende, samt de to deltagere fra Ringgården: vores inspektør Simon Nadházi og formand for hovedbestyrelsen Christian Mariegaard, og Nini Kristensen fra Lejernes LO i Aarhus.

Ad. 1

Peter Rønn 162 valgt som dirigent.

Ad. 2

Praktiske tiltag siden sidste afdelingsmøde, har været opsætning af nyt gyngestativ og indkøb af nye stole til fælleshuset.
De arrangementer selve afdelingsbestyrelsen står for, er fælles julehygge samt den årlige arbejdsdag i foråret, stor tak til alle de fremmødte og den store opbakning, der er til arbejdsdagen.

Der ud over har den nye aktivitetsgruppen under afdelingsbestyrelsen ”ØKO aktivisterne” afholdt loppe/byttemarked sidste weekend i august, med stor succes, se yderligere under punktet eventuelt.

I forhold til afdelingsbestyrelsens samarbejde med Ringgården har der i august då. været afholdt en række møder med Ringgården om regnskaber og budget. Dette har dels resulteret i en mindre huslejestigning end først budgetteret og dels er der fundet en række fokuspunkter, som giver mulighed for at optimerer afdelingens udgifter yderligere – se punkt 3 og 4.

Afdelingsbestyrelsen vil arbejde tæt sammen med Simon om disse punkter. Møder skal aftales.

Af andre ting i året der gik, har afdelingen vundet Ringgårdens miljøpris på 15.000,- til alternativ/miljøvenlig snerydning. Der er brug for Simons hjælp til igangsætning af projektet.
Kommende tiltag er dels flytning af storskraldspladsen, reparation af flisegange og parkeringsplads, samt sænkning af afløb til kloakker, så vi undgår oversvømmede cykelskure/gangarealer. Tilbud er modtaget og vil blive igangsat.

Hjemmesiden har været under kærlig behandling af Brett Patching 170, og afventer nu igangsætning.
Som en sidste, mindre, ting er der aftalt indkøb af ny ovn og kogeø til fælleshuset. Repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen tager ”indkøbstur” til valg af hvidevare (og nej det bliver ikke state of the art SMEG eller lignende 😉).

Vedrørende punkt 3 og 4: gennemgangen resulterede i flere gode spørgsmål og forslag, og i og med det var referenten, der stod for gennemgang af både regnskab og budget, er svar, uddybning og forslag sat ind, hvor jeg nu synes det passer.

Side 1 af 3

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården 12. september 2017

Ad. 3

Årsregnskab 2016 gennemgået med beskrivelse af de enkelte udgiftsgrupper.
Den helt klart største udgiftspost er afdrag på lån for bygning af afdelingen, dette er over halvdelen af, hvad vi betaler i husleje.
Sammen med de faste og offentlige udgifter, som vi ikke har indflydelse på, som f.eks. løn til varmemester, administrationsbidrag, betaling for fordeling af vand-, varme- og vaskeriregnskaber, ejendomsskat, renovation og betaling til grundejerforeningen Ny Skejby, er der ikke meget tilbage til almindeligt og planlagt vedligeholdelse.

2016 resulterede i underskud, som skal afbetales over de næste par år, med start i 2018.
En del af underskuddet kan forklares med serviceeftersynet af solfangere og varmtvandsbeholdere. Prisen for eftersynet er fast, men da alle reparationer betales efter forbrugte timer, blev det en væsentlig udgiftspost, i og med dette var det første serviceeftersyn siden opførelse.
Eftersyn skal herefter udføres hvert femte år.

Vedrørende regnskab for 2017, har der i foråret været serviceeftersyn af døre og vinduer. Som for eftersyn af solfangere osv. er prisen for selve eftersynet fast, hvor reparationer udføres efter regning. Afdelingsbestyrelsen arbejder sammen med Simon med gennemgang af regningerne fra udførende firma mht. antal timer.

Ad. 4

Budget 2018 gennemgået på samme måde som regnskabet for 2016 mht. typen af udgifter.

Hvert år afholdes i foråret en ”Markvandring” med deltagelse af Ringgårdens inspektør, Simon, afdelingens varmemester, Helle og repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen.
Markvandringen resulterer i en aktivitets-/vedligeholdelsesplan, som er en liste over hvad der skal udskiftes/renoveres hvornår.

For nogle ting, som f.eks. kogeøer, ovne, toiletter og lignende skal der regnes med at et vist antal udskiftninger pr. år. Andre større ting, herunder vaskemaskiner, nye tage, udskiftning af facadeplader osv. spares der sammen til over en årrække.
Alt hvad der skal udføres i en afdeling i det kommende regnskabsår af planlagt vedligehold, skal der være afsat penge til fra tidligere regnskabsårs henlæggelser. Dvs. posten med planlagt og periodisk vedligeholdelse i budgettet er summen af udgifterne beregnet ud fra, hvad der er aftalt til udskiftning/udførelse i 2018. Penge hertil overføres fra tidligere års henlæggelser og har derfor ikke indflydelse på huslejen 2018.

Det der har indflydelse på huslejen for det kommende regnskabsår, er derimod posten henlæggelser.
Udgiften hertil er ligeledes beregnet ud fra aktivitetsplanen for årets markvandring, som hvad skal der lægges til side pr. år, for at afdelingen har penge til de forskellige planlagte aktiviteter over den næste årrække. Typisk regner man med, at aktivitetsplanen skal dække en tiårig periode.
Når afdelingen i disse år oplever huslejestigninger hvert år, er det pga. en planlagte udskiftning af facadeplader, vinduer og espalier i 2022, samlet udgift anslået ca. 4,5 million, hvilket er en af grundene til afdelingsbestyrelsens forslag om indgåelse af sekretariatsaftale med LLO, for råd og vejledning med henblik på støttemuligheder.

Jf. Ad. 2 har Simon og afdelingsbestyrelsen fokus på yderligere optimering af afdelingens udgifter. Som en del heraf vil aktivitetsplanen blive gennemgået for, hvad der stadig er relevant, og herunder især, en revision af eksisterende serviceaftaler, som der jo henlægges til hvert år.
Specielt serviceaftalen for vores Genvex-anlæg er i fokus. Med en pris på 45.000,- for et årligt servicecheck og udskiftning af filtre, virker det som om vi betaler en uforholdsmæssig høj timepris.

Det samme gælder aftalen for vinduespudsning (betales under renholdelse). Vi vil have fuld valuta for de 24.000,- der årligt betales for vinduespudsning, og efter de to seneste års mangelfulde vinduespudsning, er der i højeste grad behov for, at Simon og afdelingsbestyrelsen tager en snak med rengøringsfirmaet.

Budget 2018 vedtaget.

Side 2 af 3

Mødereferat afdelingsmøde 29 Ringgården 12. september 2017

Huskepunkt til næste års afdelingsmøde:

Køkkenernes tilstand blev diskuteret. Skæve og hængende låger og lak der er slidt af låger og flader, så fedtet er trængt ind i træet er ikke ligefrem hygiejnisk. I midlertidigt er der med den allerede meget høje husleje og de planlagte aktiviteter ikke luft til yderligere huslejestigninger til udskiftning af køkkener.
Men der er mulighed for, at bruge af det enkelte lejemåls indvendige vedligeholdelseskonto til lakering af låger ved professionel lakør og maling af resten af køkkenet, såfremt der til næste år afdelingsmøde stilles forslag om – og vedtages, at beboerhåndbogen revideres med hensyn til lejernes ret til at male lakerede overflader.

Ad. 5
Forslag 1: Sekretariatsaftale med Lejernes LO.
Peter Rønn forklarede bevæggrundene for at afdelingsbestyrelsen stillede forslaget, og de økonomiske konsekvenser: en huslejestigning på ca. 20 kr/md pr. lejemål.
Christian Mariegaard redegjorde for, at der på et afdelingsmøde ikke kan vedtages kollektiv indmeldelse i en lejerforening, og om de juridiske betingelser om indgåelse af aftaler for afdelinger i en boligforening: at det udelukkende er boligforeningens hovedbestyrelse, og dermed den daglige ledelse der kan godkende økonomiske aftaler, og at for rådgivende firmaer skal disse opfylde de normale betingelser for rådgivningsaftaler for boligforeningen, dvs. de skal have en rådgiveransvarsforsikring.
Nini Kristensen forklarede forskellen mellem et kollektivt medlemskab (som LLO ikke længere tilbyder) og indgåelse af en sekretariatsaftale, hvor en boligforeningsafdeling får tilknytning til LLO. Landsforening har tiltrådt, at der kan indgås sekretariatsaftaler, netop fordi disse er mindre omfattende end et kollektivt medlemskab.

Enstemmigt vedtaget at afdelingsbestyrelsen skal stille forslag til hovedbestyrelsen om indgåelse af sekretariatsaftale med Lejernes LO.

Forslag 2: Hækkene ud mod gangstierne skal klippes allerede sidst i juni måned. Forslag 2 diskuteret og vedtaget.

Ad. 6

Udgår jf. dagsorden.

Ad. 7

Peter Rønn 162 på valg og modtager genvalg. Peter valgt enstemmigt.

Ad. 8

Peter Pedersen 174 er fortsat afdelingsbestyrelsens eneste suppleant.

Ad. 9

Udgår jf. dagsorden.

Ad. 10

  1. a)  Louise Bengtson, 120, fortalte om de nyligt dannede ØKO-aktivister. Der er basis for et arrangement i kvartalet. Efter det vellykkede loppe/bytte marked med leg, er næste plan en fællesspisning i løbet af efteråret. Julearrangementet står afdelingsbestyrelsen for og derefter håber ØKO-aktivisterne at stå for en fastelavnsfest.
  2. b)  Bærbuskenes tilstand. Der kan desværre ikke bare plantes nye, da det ville kræve bortfjernelse af 11⁄2 meter jord, men døde grene skal selvfølgelig fjernes. Redningsplan søges. Afdelingsbestyrelsen har dette, som endnu et af mange, punkter til opfølgning.
  3. c)  Besluttet af afdelingsbestyrelsen skal kontakte Lene Therkelsen Ringgården, vedr. gave til Helle – vores varmemester.
  4. d)  Forslaget om indkøb af hjertestarter behandles på kommende afdelingsmøde.

Efter mødet:

Afdelingsbestyrelsen vil gerne takke for den meget massive opbakning til deres arbejde med revision og optimering af afdelingens udgifter.

Side 3 af 3

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *